Datenschutzhinweise für die App „Etra Atlas“

Die App Etra Atlas für iPhone und iPad ist der mobile Zugang zu Atlas, der digitalen Ablage, die Ihre Firma nutzt. Hier steht, welche Daten die App verarbeitet, wohin sie gehen und welche Rechte Sie haben. Für unsere Website gilt die Datenschutzerklärung der Website.

1. Wer verantwortlich ist

Atlas nutzen Firmen für ihre eigenen Mitarbeiter. Welche Daten in ihrem Atlas liegen und wofür, entscheidet Ihre Firma (der Arbeitgeber, der Ihnen Konto und Firmencode gegeben hat). Sie ist für diese Daten verantwortlich im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Wir betreiben Atlas in ihrem Auftrag (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO) oder Ihre Firma betreibt Atlas selbst.

Für die App selbst, das Firmenverzeichnis (Abschnitt 3) und die Zahlungserinnerungen (Abschnitt 5) sind wir verantwortlich:

Fragen zu Ihren Daten in Atlas (Dokumente, Zeiten, Ihr Konto) beantwortet zuerst Ihre Firma. Sie können sich aber auch jederzeit an uns wenden.

2. Keine Werbung, kein Tracking

Die App enthält keine Werbung, keine Analyse- oder Werbedienste von Drittanbietern und verfolgt Sie nicht über andere Apps oder Websites. Wir verkaufen keine Daten.

3. Firmencode

Beim ersten Start geben Sie den Firmencode Ihrer Firma ein. Die App fragt dann unser Firmenverzeichnis (leitstand.etrabase.com), zu welchem Atlas der Code gehört, und erhält Name und Adresse dieses Atlas. Übertragen werden dabei nur der Code und die technisch nötigen Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt). Wir speichern die Abfrage nicht; die IP-Adresse halten wir höchstens 15 Minuten im Arbeitsspeicher, um wiederholte Fehlversuche zu begrenzen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Hat Ihre IT die App vorkonfiguriert, wird das Verzeichnis nicht gefragt.

4. Was die App mit dem Atlas Ihrer Firma austauscht

• Anmeldung: E-Mail-Adresse, Passwort und der Code aus der E-Mail oder einer Authenticator-App gehen an den Atlas Ihrer Firma. Das Passwort speichert die App nicht (auf Wunsch der iCloud-Schlüsselbund). Die Sitzung liegt verschlüsselt im Schlüsselbund dieses Geräts.
• Inhalte: Dokumente, Fotos und Scans, die Sie hochladen, Notizen, Freigaben, Workflow-Karten und Fragen an Atlas AI. Atlas AI läuft auf dem Atlas-Server selbst; Dokumente und Fragen gehen an keinen externen KI-Anbieter. Den Gesprächsverlauf von Atlas AI hält die App auf dem Gerät.
• Workon: Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende. Den Standort erfasst die App nur beim Beginnen und Beenden des Arbeitstags und nur, wenn Sie den Standortzugriff erlauben. Urlaubsanträge und Krankmeldungen, auf Wunsch mit gescannter Bescheinigung. Die Bescheinigung ist eine Gesundheitsangabe (Art. 9 DSGVO); Ihre Firma verarbeitet sie für das Arbeitsverhältnis (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO, § 26 BDSG).
• Mein Einsatz: Fahrzeug, Ziel und Zeiten aus der Einsatzplanung Ihrer Firma, nur zum Anzeigen.
• Mitteilungen: Die App fragt den Atlas Ihrer Firma nach neuen Mitteilungen. Sind Push-Mitteilungen eingerichtet, stellt sie der Apple Push Notification Service zu; Apple erhält dafür eine Gerätekennung und den Text der Mitteilung.
• Dieses iPhone als zweiter Faktor: Verbinden Sie das Gerät, erzeugt die App zwei Schlüssel im Secure Enclave. Nur die öffentlichen Schlüssel, der Gerätename und gegebenenfalls die Push-Kennung gehen an Atlas.
• Bereiche aus der Atlas-Webseite (zum Beispiel Inventar oder Finanzen) öffnet die App mit derselben Anmeldung; dort gelten dieselben Angaben.

Rechtsgrundlage ist das Arbeits- oder Vertragsverhältnis mit Ihrer Firma (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG) sowie deren berechtigtes Interesse an einer sicheren Anmeldung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Vertragsstand und Zahlungserinnerungen

Der Atlas Ihrer Firma fragt jede Minute bei unserem Dienst unter leitstand.etrabase.com den Vertragsstand ab: ob der Zugang frei, nur lesbar oder gesperrt ist, welche Pakete gebucht sind und ob eine Zahlung offen ist. Übermittelt werden dabei nur die Zahl der aktiven Benutzerkonten und die Version des Atlas, keine Namen und keine Inhalte.

Ist eine Zahlung Ihrer Firma überfällig, schickt der Atlas Ihrer Firma deren Administratoren alle 24 Stunden eine Zahlungserinnerung per E-Mail. Dafür nutzt er Name und E-Mail-Adresse der Administratorkonten, die dort ohnehin gespeichert sind; wir speichern sie dafür nicht zusätzlich. Für diese Erinnerungen sind wir verantwortlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unser berechtigtes Interesse, den Vertrag mit Ihrer Firma abzuwickeln, offene Forderungen durchzusetzen und Ihre Firma rechtzeitig vor einer Einschränkung des Zugangs zu warnen.

Benutzer ohne Administratorrechte erfahren nichts über Zahlungen. Sie sehen in Atlas und in der App nur, dass der Zugang nur lesbar oder gesperrt ist. Die Daten bleiben dabei vollständig erhalten.

6. Was nur auf dem Gerät bleibt

• Codes für andere Dienste (Authenticator): Die Geheimnisse liegen im Schlüsselbund dieses Geräts, auf Wunsch im iCloud-Schlüsselbund (von Apple Ende-zu-Ende verschlüsselt). Sie gehen nie an uns oder an Atlas.
• Face ID: Die Prüfung übernimmt iOS. Die App erfährt nur, ob sie gelungen ist.
• Widgets und „Teilen“: Die Zahl offener Einträge und Dateien, die auf das Hochladen warten, liegen im gemeinsamen Speicher von App und Widgets auf dem Gerät.

7. Berechtigungen

Die App fragt nur, wenn Sie eine Funktion benutzen: Kamera (Dokumente und QR-Codes scannen), Fotos (Bilder hochladen), Standort (Workon, Beginn und Ende), Mikrofon (Spracheingabe), Face ID und Mitteilungen. Jede Berechtigung können Sie in den iOS-Einstellungen wieder entziehen.

8. Empfänger

Daten gehen an den Atlas Ihrer Firma, betrieben von uns im Auftrag Ihrer Firma oder von Ihrer Firma selbst. Apple erhält Daten nur, soweit Sie Apple-Dienste nutzen (Push-Mitteilungen, iCloud-Schlüsselbund); dafür gilt die Datenschutzrichtlinie von Apple. Dienste, die Ihre Firma selbst an Atlas anbindet (etwa Microsoft 365), richtet Ihre Firma ein und verantwortet sie.

9. Speicherdauer und Löschen

Auf dem Gerät bleiben Sitzung und zwischengespeicherte Daten, bis Sie sich abmelden oder die App löschen; „Websitedaten löschen“ in den Einstellungen der App entfernt sie sofort. Wie lange Daten im Atlas Ihrer Firma bleiben, legt Ihre Firma fest (zum Beispiel gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Belege). Ihr Konto legt Ihre Firma an und löscht es auch; wenden Sie sich dafür an Ihre Atlas-Verwaltung.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Für Daten im Atlas Ihrer Firma richten Sie Ihr Anliegen an Ihre Firma; wir unterstützen sie dabei. Für das Firmenverzeichnis und die Zahlungserinnerungen genügt eine E-Mail an info@etrabase.com. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden.

11. Änderungen

Ändert sich die App, passen wir diese Hinweise an. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 20. Oktober 2026