Atlas
Giriş yap
Etra Atlas · Destek

Size nasıl yardımcı olabiliriz?

Kılavuzda ve sık sorulan sorularda arama yapın. Yanıt bulamazsanız aşağıdaki formla bize yazın.

Kılavuz

Adım adım Etra Atlas.

Bölümler, menüdeki adlarıyla listelenmiştir. Açmak için bir bölüme tıklayın.

İlk adımlar

GirişŞirket kodu, parola veya geçiş anahtarı ve ikinci bir faktörle nasıl giriş yapacağınız.

Etra Atlas'ta her şirketin kendi portalı vardır. Portala giden yolu şirket kodu açar: şirketinizin Atlas yönetiminden aldığınız altı harf ve rakam. Büyük ve küçük harf fark etmez.

Nasıl yapılır

  1. etrabase.com'u açın ve “Giriş yap” seçeneğini seçin. Uygulamalarda Atlas ilk açılışta şirket kodunu sorar.
  2. Şirket kodunu girin. “Bu cihazda hatırla” ile bir sonraki sefer bu adım atlanır.
  3. E-posta adresiniz ve parolanızla giriş yapın veya “Geçiş anahtarıyla giriş yap” seçeneğini seçin.
  4. İkinci faktörle onaylayın: e-postadaki 6 haneli kod, kimlik doğrulama uygulamanızdaki kod veya iPhone'unuzdaki uygulamada onay.
  5. İlk seferde kullanım bilgilerini ve veri koruma bilgilendirmesini okuyup onaylarsınız.

Ardından Atlas başlangıç sayfanızı açar. Hesabı her zaman şirketiniz oluşturur; kendiniz kayıt olamazsınız. Yöneticiler yönetim için geçiş anahtarıyla giriş yapar, çünkü yönetim yetkileri yalnızca geçiş anahtarıyla yapılan bir girişten sonra geçerlidir.

Atlas kurulumuYöneticiler için adım adım kurulum: şirketler, fatura bilgileri, tanıma ve ekip.

Siparişten sonra Atlas ilk yöneticiye kurulumda adım adım rehberlik eder. Sağ üstteki küçük bir düğme “Atlas kurulumu” penceresini ilk açık adımda açar ve her şey tamamlanana kadar ilerlemeyi gösterir.

Nasıl yapılır

  1. Geçiş anahtarıyla giriş yapın. Parolayla girişte Atlas yalnızca “Geçiş anahtarıyla giriş yap” adımını gösterir, çünkü yönetim yalnızca geçiş anahtarıyla yapılan bir girişten sonra açılır.
  2. “Şirketleriniz” altında Atlas'ın belge kabul edeceği tüm şirketleri oluşturun.
  3. Her şirket için adres, vergi ve banka bilgilerini ve faturalara ilişkin ayarları girin. Bu bilgiler daha sonra her faturada yer alır.
  4. Belge tanımayı ve uygulama ek paketiyle Finans, Envanter ile çalışma süresi ve resmi tatillere ilişkin adımları kontrol edin.
  5. “İş arkadaşları” altında ekibinizi davet edin.

Her şey kendiliğinden kaydedilir. Kurulumu istediğiniz zaman kapatabilir ve daha sonra aynı yerden devam edebilirsiniz. Alanların sayfalarına doğrudan girdiğiniz bilgiler de tamamlanmış sayılır.

Belgeler ve posta

Evrak GirişiTüm belgeler buraya gelir, okunur ve incelenmeyi bekler.

Evrak Girişi, Atlas'ın giriş kapısıdır. PDF, Word, JPG veya PNG olarak fotoğraflar ve XML olarak e-faturalar kabul edilir; aynı anda en fazla sekiz dosya ve dosya başına en fazla 30 MB. Atlas, metin katmanı olmayan taramalar dahil her belgeyi okur, alanları önceden doldurur ve şirket, klasör ve projeyi gerekçesiyle önerir.

Nasıl yapılır

  1. Menüden “Evrak Girişi” sayfasını açın.
  2. Dosyaları “Belgeleri buraya sürükleyin veya tıklayın” alanına sürükleyin ya da alana tıklayıp dosyaları seçin.
  3. İşlem bitene kadar bekleyin. Belge ardından “İncelenecekler” altında görünür.
  4. Belgeyi incelemek ve arşivlemek için üzerine tıklayın.

Gizli belgeler için “Korumalı klasöre yükle” seçeneği vardır: Şirket ve klasör sabittir ve belgeleri yalnızca bu klasör için yetkisi olanlar görür. Yazma yetkisi olan kişi yükleyebilir ve inceleyebilir. Atlas aynı dosyayı tanır ve iki kez arşivlemez.

Belge incelemeOkunan bilgileri kontrol edin, düzeltin ve belgeyi arşivleyin, iletin veya atın.

İnceleme görünümü solda belgeyi, sağda “İncelenen bilgiler” bölümünü gösterir: şirket, klasör, proje, gönderen, başlık ve klasörün alanları, örneğin belge tarihi, vade, tutarlar, fatura numarası ve IBAN. Tüm inceleyenler aynı yığın üzerinde çalışır; Atlas kimin hangi belge üzerinde çalıştığını gösterir.

Nasıl yapılır

  1. Şirket ve klasör önerisini kontrol edin ve gerekirse değiştirin.
  2. Bir alana tıklayın ve belgedeki ilgili yeri işaretleyin. Metin alana aktarılır; tarih ve tutar doğrudan doğru biçimde girilir.
  3. Atlas'ın eşleştirmenizi hatırlamasını istiyorsanız “Düzeltmemden öğren” kutusunu işaretleyin.
  4. “Arşivle” seçeneğini seçin. Belge Arşiv'e gider.

Arşivlemek yerine belgeyi “Gelen Kutusuna yönlendir” ile kişilere veya departmanlara gönderebilir ya da “Workflow'a ekle” ile bir panoya kart olarak koyabilirsiniz. “At” işlemi faturalarda bir gerekçe ister. Atlas yalnızca öneri olarak öğrenir: Hiçbir şey sessizce değiştirilmez, arşivlenmiş belgelerde de.

E-faturalarXRechnung ve ZUGFeRD alın: Atlas bunları yapay zeka olmadan XML'den okur ve orijinali silinmeye karşı kilitler.

E-faturaları her belge gibi Evrak Girişi'ne yüklersiniz: XML dosyası (XRechnung) veya gömülü XML içeren PDF (ZUGFeRD, Factur-X) olarak. Atlas biçimi ve profili kendisi tanır, tüm bilgileri doğrudan XML'den okur ve kolay okunur bir PDF sürümü oluşturur. Bunun için yapay zekaya gerek yoktur.

Nasıl yapılır

  1. Dosyayı Evrak Girişi'ne yükleyin.
  2. İncelemeyi açın. “E-fatura” kutusu biçimi, sınıflandırmayı, sağlama toplamını ve XRechnung ile EN 16931 kurallarına göre yapılan kontrolün sonucunu gösterir.
  3. Şirket ve klasör önerisini kontrol edin ve faturayı arşivleyin.

Atlas orijinali değiştirmeden, sağlama toplamıyla saklar ve sekiz yıl boyunca silinmeye karşı kilitler. Arşivde bir kilit simgesi bu kilidi gösterir. Esas olan XML dosyasıdır, okunabilir sürüm yanında durur. Kendi faturalarınızı ZUGFeRD veya XRechnung olarak uygulama ek paketiyle “Faturalar” alanında düzenlersiniz.

Gelen KutusuKişisel listeniz: iletilen belgeler, onaylar, izin talepleri ve hatırlatmalar.

Sizi bekleyen her şey Gelen Kutusu'na düşer: iletilen belgeler, Workflow'dan onay talepleri, Finans'tan ödeme onayları ve ödeme hatırlatmaları, izin talepleri, hastalık bildirimleri ve onay bekleyen bordro hesaplamaları. Menü öğesindeki sayı ne kadar açık iş olduğunu gösterir. Herkes yalnızca kendisine ve departmanına gönderilen kayıtları ve kendi gönderdiklerini görür.

Nasıl yapılır

  1. Menüden “Gelen Kutusu” sayfasını açın.
  2. Bir kayda tıklayın. Belgeli kayıtlarda solda belgeyi, sağda geçmişi, bilgileri ve notları görürsünüz.
  3. Başkalarının sizin ilgilendiğinizi görmesi için “Uygula” seçeneğini seçin.
  4. “Onayla ✓” veya “Reddet ✗” ile karar verin. Reddeden kişi bir gerekçe belirtir.
  5. Tamamlanan işleri “Tamamlandı” ile kapatın veya kaydı “Geri bırak” ile yeniden serbest bırakın.

Aynı düğmeler satırda ve açılan kayıtta bulunur. “Yüksek” aciliyet sarı, “Acil” kırmızı görünür. Yalnızca şirket için “Onay yetkisi” işareti olan kişi onaylayabilir. “Tamamlananları göster” ile kapatılmış kayıtları da görürsünüz.

ArşivArşivlenen tüm belgeleri arayın, görüntüleyin, indirin ve iletin.

Arşiv, arşivlenen tüm belgeleri şirkete, klasöre ve aya göre düzenlenmiş olarak içerir. Yalnızca okuma yetkiniz olan şirket ve klasörlerdeki belgeleri bulursunuz. Korumalı klasörler ayrı bir yetki gerektirir.

Nasıl yapılır

  1. Menüden “Arşiv” sayfasını açın ve “Arama ve filtre” veya “Yapay zeka araması” sekmesinde arayın.
  2. Bir sonuca tıklayın. Önizleme listenin yanında görünür.
  3. Tüm bilgileri, notları ve işlem kaydını içeren tam görünüm için “Aç” seçeneğini seçin veya çift tıklayın.
  4. Orada “Düzenle”, “İlet”, “Workflow'a ekle” veya “İndir” seçeneklerini kullanın.

“İndir” işaretlemelerinizi içeren PDF'yi, “Orijinali indir” değiştirilmemiş dosyayı verir. Klasörün düzenleme yetkisiyle değişiklik yapabilir, yalnızca silme yetkisiyle silebilirsiniz. Silinen belgeler çöp kutusuna gider. Atlas indirmeleri ve dışa aktarmaları ayrı bir erişim kaydında tutar.

Belge görünümüMetni işaretleyip kopyalayın, belgenin üzerine çizin ve belgeye not bırakın.

İnceleme, Arşiv, Gelen Kutusu ve Workflow kartları belgeler için aynı görünümü kullanır. Taramalarda da metni işaretleyip kopyalayabilir, arama sonuçlarına atlayabilir ve belgenin üzerine işaretleme ekleyebilirsiniz.

Nasıl yapılır

  1. Metni fareyle işaretleyin ve “Kopyala” veya incelemede “Etkin alana aktar” seçeneğini seçin.
  2. “Önceki eşleşme” ve “Sonraki eşleşme” ile aramanızın sonuçları arasında geçiş yapın.
  3. Belgenin üzerine çizmek için kalemi seçin veya üzerine metin yazın. Rengi ve çizgi kalınlığını yanında ayarlarsınız.
  4. “Belge notları” altına bir not yazın ve “Notu kaydet” seçeneğini seçin.

İşaretlemeler orijinali değiştirmez: İndirirken PDF'ye eklenir, orijinal yanında korunur. Notlar ve işlem kaydı Evrak Girişi'nden Arşiv'e kadar belgede kalır. İşlem kaydı belgeyi kimin yüklediğini, incelediğini, ilettiğini ve arşivlediğini gösterir. İşaretleme çalışmazsa “Metin katmanını yeniden oluştur” yardımcı olur.

Çöp kutusuSilinen belgeleri geri yükleyin; kalıcı silme yalnızca saklama süresi dolduktan sonra mümkündür.

Silinen belgeler hemen kaybolmaz. Dosyalarıyla birlikte, klasörü, silinme tarihi ve silen kişinin adıyla Arşiv'in çöp kutusunda dururlar.

Nasıl yapılır

  1. Arşivi açın ve “Çöp kutusu” seçeneğini seçin.
  2. Belgeyi “Silinen belgeler” listesinde bulun.
  3. “Geri yükle” seçeneğini seçin. Belge Arşiv'deki yerine geri döner.

Klasörde silme yetkisi olan kişi geri yükleyebilir. Kalıcı olarak yalnızca yöneticiler, geçiş anahtarlarıyla onaylayarak silebilir. Bir saklama süresi devam ettiği sürece, örneğin e-faturalar için sekiz yıllık silme kilidi, bu da kilitlidir. Her silme işlemi Denetim Kaydı'nda yer alır.

Arama ve Atlas AI

Arşiv: Arama ve filtreBelgeleri kelime, numara, şirket, klasör ve tarih aralığına göre bulun.

Arşivdeki anahtar kelime araması başlıkta, gönderende, fatura ve müşteri numarasında, IBAN'da, alanlarda ve taramalar dahil belgelerin tüm metninde arar. Yaygın yazımları ve biçimleri bulur: Müller, Mueller ve Muller; Rechnung ve Rechnungen; 1500 ve 1.500,00.

Nasıl yapılır

  1. Arşivi ve “Arama ve filtre” sekmesini açın.
  2. Kelime veya numara girin. Tüm kelimeler geçmelidir; tırnak içinde Atlas tam kelime dizisini arar.
  3. “Şirket”, “Klasör”, “Başlangıç” ve “Bitiş” ile daraltın. “Başlangıç” ve “Bitiş” belge tarihini esas alır.
  4. Gerekirse “Liste” ve “Kutucuklar” arasında geçiş yapın.

Tarihler her yaygın biçimde girilebilir, örneğin 15.01.2026, 15. Januar 2026 veya November 2025. Arama bir şey bulamazsa benzer yazımlar önerir; “Yapay zeka aramasıyla dene” terimi yapay zeka aramasına aktarır. “Filtreleri sıfırla” tüm girişleri temizler.

Arşiv: Yapay zeka aramasıSorularınızı kendi cümlelerinizle sorun ve yanıtı belgedeki yerleriyle birlikte alın.

Yapay zeka araması kendi cümlelerinizle yazdığınız soruları ve açıklamaları anlar, örneğin “Isıtma sisteminin son bakımı ne zaman yapıldı?”. Tam bir cümleyle yanıt verir ve sonuçları, her birinde belgedeki yerle birlikte yanına koyar. Bu sırada eş anlamlı kelimeleri ve tarih aralıklarını da arar. Yapay zeka Etra'nın kendi sunucularında veya kendi sunucunuzda çalışır.

Nasıl yapılır

  1. Arşivi ve “Yapay zeka araması” sekmesini açın.
  2. Aradığınızı en az üç karakterle tarif edin ve Enter'a basın veya “Ara” seçeneğini seçin.
  3. Bir sonucu açın. Bulunan yer belgede işaretlenmiştir.

“İlgi düzeyi” bir sonucun ne kadar uygun olduğunu yüzde olarak gösterir. Bir klasöre uygulanan filtre yapay zeka araması için de geçerlidir. Arama bir şey bulamazsa “Bu terimlerle filtreli aramaya geç” sorunuzu anahtar kelime aramasına aktarır. Yapay zeka araması yalnızca okumaya yetkili olduğunuz belgeleri bulur ve temel pakete dahildir.

Atlas AISistemdeki asistan: Arşivde arar, soruları yanıtlar, görev oluşturur ve belge hazırlar.

Atlas AI, Atlas içinde sizinle birlikte çalışan bir sohbettir. Arşivde arama yapar, açık ödemeler ve Workflow görevleri hakkındaki soruları yanıtlar, görev oluşturur ve Paragraf şablonlarından da PDF ve Word belgeleri hazırlar. Atlas'ta olmayan bilgileri internette arar, en iyi sonuçları kendisi okur ve kaynakları belirtir. Her çalışma adımını gösterir.

Nasıl yapılır

  1. Menüden “Atlas AI” sayfasını açın.
  2. Sorunuzu veya görevinizi alana yazın ve “Gönder” seçeneğini seçin. “Dosya ekle” ile bir dosya eklersiniz.
  3. Atlas AI'ın yanıt vermeden önce daha uzun düşünmesini istiyorsanız “Kapsamlı” seçeneğini açın.
  4. Soru sormaya devam etmek için yanıtın altındaki önerilen düğmelerden birine tıklayın.

“Sesli mod” ile yazmak yerine konuşursunuz, “Sesli oku” yanıtları sesli okur. Dikte için Atlas tarayıcınızın konuşma tanıma özelliğini kullanır; en iyi Chrome veya Edge'de çalışır. Atlas AI yalnızca sizin yetkilerinizle çalışır. Yapay zeka yanıtları hata içerebilir; önemli sonuçları kontrol edin. Atlas AI uygulama ek paketine dahildir ve yöneticilerin ve “Atlas AI” yetkisi olan hesapların kullanımına açıktır.

Atlas AI: Konuşmalar ve hafızaÖnceki konuşmalara devam edin ve Atlas AI'ın kalıcı isteklerinizi hatırlamasını sağlayın.

Atlas AI, daha sonra devam edebilmeniz için konuşmalarınızı saklar. Ayrıca kalıcı isteklerinizi hatırlar, örneğin yanıtların nasıl görünmesi gerektiğini veya bir müşteride irtibat kişisinin kim olduğunu. Bu notları yalnızca siz görürsünüz. Atlas AI parolaları, hesap numaralarını ve kart numaralarını asla hatırlamaz.

Nasıl yapılır

  1. Atlas AI'ı açın. Önceki konuşmalarınız listede yer alır.
  2. Yazmaya devam etmek için bir konuşmaya tıklayın veya “Yeni konuşma” seçeneğini seçin.
  3. Atlas AI'a neyi hatırlaması gerektiğini söyleyin, örneğin “Bana her zaman üç cümleyle yanıt verin”. Atlas ardından “Hatırlandı” gösterir.
  4. Hatırlanan notları görmek, değiştirmek veya silmek için “Hafıza” bölümünü açın.

Hatırlanan bir nottaki “Geri al”, bu yanıttaki eklemeyi geri alır. Konuşmaları ✎ ile yeniden adlandırır, tek tek veya hepsini birden silersiniz. Atlas'ın bir konuşmadan hatırladıkları, siz Hafıza'dan silene kadar orada kalır.

Atlas AI (sağ alttaki düğme)Sağ alttaki küçük düğme sayfaları ve düğmeleri açıklar ve izin verilen görevleri yerine getirir.

Sağ alttaki sohbet düğmesinin yanındaki küçük bir düğme her sayfada Atlas AI'ı açar. Bir sayfanın veya düğmenin ne yaptığını açıklar, ekranda ilgili yeri gösterir ve özellikle Workflow'da izin verilen görevleri yerine getirir.

Nasıl yapılır

  1. Sağ altta Atlas AI düğmesine tıklayın.
  2. Kendi cümlelerinizle sorun, örneğin “Yeni bir kullanıcıyı nerede oluştururum?” veya “Bu düğme ne yapar?”.
  3. Atlas AI bir şey yapacaksa planı önce sayfada mavi olarak işaretlenmiş şekilde gösterir.
  4. Planı kontrol edin ve “Kabul et” seçeneğini seçin. Ancak bundan sonra kaydedilir.

Düğme yalnızca sizin yetkilerinizle çalışır. Uygulama ek paketi alınmışsa yöneticilerin ve “Atlas AI” yetkisi olan hesapların kullanımına açıktır. Arızalarda veya sözleşmeyle ilgili sorularda bize iletişim formu üzerinden ulaşabilirsiniz.

Finans ve faturalar

FinansŞirketlerinizin kime ne ödediği: arşivlenen faturalardan, haftalık, aylık veya yıllık.

Arşivlenen faturalar Finans'ta kendiliğinden ödemelere dönüşür, alacak dekontları mahsup edilir. Bunlara tek seferlik veya tekrarlanan kendi kayıtlarınız eklenir. Her ödemenin bir durumu vardır: açık, vadesi geçmiş, ödendi veya beklenen.

Nasıl yapılır

  1. Menüden “Finans” sayfasını açın; hafta, ay veya yılı ve şirketi seçin.
  2. “Alıcıya göre” ile gruplayın veya bir alıcı arayın.
  3. Faturasız ödemeleri “Kayıt ekle” veya “Tekrarlanan ödeme” ile kaydedin.
  4. Tamamlanan ödemeleri “Ödendi” olarak işaretleyin veya onay isteyin.
  5. Listeyi “CSV (Excel) olarak indir” ile indirin.

Tekrarlanan ödemelerde Atlas her vadeyi bekler ve bir belge eksikse bunu gösterir. Kendi kayıtlarınız iki kez sayılmak yerine ilgili faturayla eşleştirilir, olası mükerrer faturalar işaretlenir. Yabancı para birimleri Euro bakiyesinden ayrı gösterilir. Finans'ı, bir şirket için Finans yetkisi olan kişi ve yalnızca bu şirketler için görür. Finans uygulama ek paketine dahildir.

Ödemeleri onaylamaÖdemeleri, biri gerçekleştirmeden önce Gelen Kutusu'nda geçiş anahtarıyla onaylayın.

Bir ödemeyi hazırlayan kişi Finans'ta onay ister. Yalnızca şirket için “Onay yetkisi” işareti olan kişi onaylayabilir; şirketinizin belirlediği bir tutardan itibaren ikinci bir onay gerekir. Onayın kendisi henüz para hareketi yapmaz.

Nasıl yapılır

  1. Finans'ta ödemenin yanında “Onay iste” seçeneğini seçin.
  2. Onaylayıcılar Gelen Kutularına alıcı, tutar, IBAN, vade ve faturayı içeren bir “Ödeme onayı” alır.
  3. Onaylayıcı kontrol eder ve geçiş anahtarıyla “Onayla” veya gerekçeyle “Reddet” seçeneğini seçer.
  4. Ödeme ardından Finans'ta “Onaylandı, ödemeye hazır” olarak görünür ve gerçekleştirilir veya ödendi olarak kaydedilir.

Bir ödemenin vadesi yaklaşıyorsa Gelen Kutusu'ndaki bir kayıt hatırlatır. Süre bugün doluyorsa “Süre 24 saatten az” sarı, süre geçmişse kırmızı görünür. Talep eden kişi, bankaya bir şey gönderilmediği sürece talebi “Geri çek” ile geri alabilir. Onaylayıcının henüz geçiş anahtarı yoksa onu doğrudan iletişim kutusunda oluşturur.

Banka bağlantılarıOnaylanan ödemeleri EBICS ile bankaya gönderin ve hesap dökümlerini alın.

Yöneticiler, Yönetim altındaki “Banka bağlantıları” sayfasında Atlas'ı EBICS üzerinden şirketinizin bankasına bağlar. Ardından onaylanan ödemeler doğrudan Atlas'tan bankaya gönderilebilir ve hesap dökümleri alınabilir. Banka EBICS sunmuyorsa Atlas bunun yerine internet bankacılığı için bir SEPA havale dosyası oluşturur.

Nasıl yapılır

  1. Her hesap için bankanızın EBICS erişim bilgileriyle bir banka bağlantısı oluşturun.
  2. Ödeme yetkisi olan her kişi için ayrı bir EBICS katılımcısı tanımlayın.
  3. Anahtarları kurun ve erişimi bankanıza etkinleştirtin.
  4. Onaylanan ödemeleri “Ödemeyi gerçekleştir” ile gerçekleştirin ve geçiş anahtarınızla onaylayın.

EBICS için bankanızla uygun bir sözleşmeye ihtiyacınız vardır. Her ödeme önceden onay gerektirir; SEPA dosyası yalnızca onay yetkisiyle ve şirketin günlük limiti dahilinde alınabilir. Sayfayı yalnızca yöneticiler görür.

FaturalarKendi faturalarınızı, e-fatura olarak da, düzenleyin, kesin ve gönderin.

“Faturalar” alanında giden faturaları PDF, ZUGFeRD veya CII ya da UBL biçiminde XRechnung olarak düzenlersiniz. Atlas faturayı kesmeden önce, gelen faturalarda kullandığı kurallarla kontrol eder. Fatura numaraları her şirket için sıralı ilerler.

Nasıl yapılır

  1. “Faturalar” alanını, “Giden” sekmesini ve “Yeni fatura” seçeneğini açın.
  2. Faturayı kesen şirketi ve müşteriyi seçin veya “Yeni müşteri” ile bir müşteri oluşturun.
  3. Fatura tarihini, hizmeti, ödeme vadesini ve “Kalem ekle” ile kalemleri girin.
  4. Sağda toplamları, “Kesmeden önce kontrol” bölümünü ve önizlemeyi kontrol edin.
  5. “Fatura kes” seçeneğini seçin. Ardından faturayı Atlas'tan e-postayla gönderir veya indirirsiniz.

Kamu kurumlarına kesilen faturalarda Atlas Leitweg-ID'yi kontrol eder. Kesilmiş faturalar artık değiştirilmez, iptal edilir veya düzeltilir. “Teklifler” altında teklifler ve sipariş onayları, “Siparişler” altında ara ve nihai faturalar, “Seriler” altında örneğin kira veya bakım için tekrarlanan faturalar oluşur. Müşterileri ve ürünleri “Temel bilgiler” altında yönetirsiniz. Faturaları, şirket için “Fatura düzenleme” yetkisi olan kişi düzenler.

Faturalar: Açık kalemler ve ihtar takibiÖdenmemiş giden faturaları takip edin, ödemeleri kaydedin ve ihtar gönderin.

“Açık kalemler”, belirli bir tarihteki tüm ödenmemiş giden faturaları vadeye göre kademelendirilmiş olarak, vadeyi aşan gün sayısı ve son ihtarla birlikte gösterir. “İhtar takibi” bunlardan bir sonraki kademeyi önerir: ödeme hatırlatması, 1. ihtar veya 2. ihtar; gecikme faizi ve götürü tutarla birlikte.

Nasıl yapılır

  1. “Faturalar” alanını ve “Açık kalemler” sekmesini açın.
  2. Gelen ödemeleri doğrudan faturada kaydedin.
  3. “İhtar takibi” sekmesine geçin ve ihtar önerilerini kontrol edin.
  4. İhtarı oluşturun ve gönderin.

Her ihtar kendi numarasını alır ve faturada görünür. Faturaya havale için GiroCode eklenip eklenmeyeceğini ve ihtar takibinin nasıl hesaplayacağını yöneticiler her şirket için Yönetim, Şirketler altında “Faturalar” sekmesinde belirler.

KapanışlarBWA, yıllık mali tablolar veya gelir-gider farkı hesabı, Atlas'ta zaten bulunan verilerden.

“Kapanışlar” altında Atlas bir ayın işletme değerlendirmesini (BWA) kısa vadeli sonuç hesabı, önceki yıl karşılaştırması ve hesap dökümüyle oluşturur. Buna HGB'ye göre yıllık mali tablolar veya, kârın EStG § 4 fıkra 3'e göre belirlendiği durumlarda, gelir-gider farkı hesabı (EÜR) eklenir. Temel, Atlas'taki belgeleriniz, faturalarınız ve ödemelerinizdir.

Nasıl yapılır

  1. Menüden “Kapanışlar” sayfasını açın; şirketi ve dönemi seçin.
  2. Soldaki soruları yanıtlayın, örneğin hesap bakiyeleri, stoklar veya krediler hakkında. Birçoğunda kaynağıyla birlikte bir öneri vardır.
  3. Rakamın hangi kayıtlardan oluştuğunu görmek için önizlemede bir satıra tıklayın. Giderlerde hesabı değiştirebilirsiniz.
  4. PDF'yi oluşturun. PDF ardından “Arşiv” sekmesinde yer alır.

Sağdaki Atlas AI rakamlarla ilgili soruları yanıtlar, hesap ve değer önerir; yalnızca işaretleyip onayladıklarınız aktarılır. Duran varlık listesini “Duran varlıklar” sekmesinde yönetirsiniz. Mali müşaviriniz için Atlas, belgeleri ZIP olarak içeren DATEV formatında bir kayıt paketi oluşturur. Kapanışları yöneticiler ve Finans yetkisi olanlar kullanır.

Birlikte çalışma

WorkflowGörevler panolarda kartlar olarak, kişisel ve ekip halinde.

Workflow görevleri sütunlarda kartlar olarak düzenler. Herkesin kişisel bir panosu vardır; buna ek olarak ekip panosu ve örneğin her proje için kendi üyeleri olan başka panolar bulunur. Kartlarda başlık, açıklama, vade ve sorumlular yer alır; kartlar belgeler, notlar ve dosyalarla bağlanabilir.

Nasıl yapılır

  1. Menüden “Workflow” sayfasını açın ve üstten panoyu seçin.
  2. Bir sütunda yeni bir kart oluşturun.
  3. Karta tıklayın, açıklamayı, “Vade tarihi” ve “Atanan” alanlarını doldurun ve “Kaydet” seçeneğini seçin.
  4. Durum değiştiğinde kartı bir sonraki sütuna sürükleyin.

Evrak Girişi ve Arşiv'deki belgeleri “Workflow'a ekle” ile bir panoya kart olarak koyarsınız. Bir karta çift tıklamak hızlı işlemleri açar. Üstte panoda şu anda kimin çalıştığını görürsünüz. Yeni panoları yöneticiler oluşturur; başlık ve sütunları pano yöneticileri de düzenler. Her hareket Pano Denetimi'nde yer alır.

Workflow: Onay istemeBir kartı veya belgeyi onaya gönderin; kart kendiliğinden ilerler.

Bir görev başka bir kişinin onayını gerektiriyorsa kartta onay istersiniz. Sorumlular talebi Gelen Kutularında bulur. Kart bu sırada panonun onay akışı için ayarlanmış sütunlara kendiliğinden geçer.

Nasıl yapılır

  1. Kartı Workflow'da açın.
  2. Gerekirse “Onay için şirket…” altında şirketi seçin.
  3. Bir “Onay talebi için not” yazın ve “Onay iste” seçeneğini seçin.
  4. Onaylayıcı Gelen Kutusu'nda “Onayla ✓” veya “Reddet ✗” ile karar verir ve reddederken bir gerekçe belirtir.

Karar verenin adı ve karar tarihi kartta yer alır. Reddedilirse Gelen Kutunuza bir bildirim gelir ve “Onayı yeniden iste” ile yeniden deneyebilirsiniz. Yalnızca şirket için onay yetkisi olan kişi onaylayabilir.

YapılacaklarBugün ve yarın için kişisel listeniz, her sayfada elinizin altında.

Yapılacaklar listesi her sayfada sağdan bir çubuk olarak açılır. Bugün, yarın ve tamamlananlar için listeleriniz aynı zamanda Workflow'daki kişisel panonuzun sütunlarıdır. “Bana atanmış ve vadesi gelmiş” altında başkalarının size atadığı kartları görürsünüz.

Nasıl yapılır

  1. Kenar çubuğunun altındaki “Yapılacaklar” düğmesine tıklayın veya giriş alanlarının dışında N tuşuna basın.
  2. Bir görev veya not yazın ve Enter'a basın. “Yarın için” ile yarının listesine eklenir.
  3. Tamamlananları işaretleyin veya “Yarına” ile erteleyin.
  4. “Tüm panoyu aç” ile kişisel panonuzu açın.

Önceki günden kalanlar “Süresi geçen” altında görünür. Listelerin adlarını ve gün değişimini “Ayarlar” altında ayarlarsınız. Listeyi kullanmayanlar onu “Hesabınız”, “Menüyü özelleştir” altında gizler.

SohbetKendi ekibinizde birebir ve grup sohbetleri, kanallar, dosyalar ve bahsetmeler.

Sohbet, ekibinizi Atlas içinde birbirine bağlar: birebir ve grup sohbetleri, alt kanallı kanallar, gönderi içinde yanıtlar, dosyalar, tepkiler ve bahsetmeler. Sağ alttaki yuvarlak düğme sohbetlerinizi her sayfada açar; sayfa değiştirseniz bile en fazla üç tanesi küçük pencereler halinde açık kalır.

Nasıl yapılır

  1. Menüden “Sohbet” sayfasını açın ve “Yeni sohbet veya kanal” seçeneğini seçin.
  2. Kişileri seçin veya kanala bir ad verin.
  3. Mesajınızı yazın ve gönderin. “Dosya ekle” ile dosya paylaşırsınız.
  4. Bir mesajdaki “Diğer işlemler” ile yanıtlar, düzenler veya sabitlersiniz ya da “Workflow'a ekle” seçeneğini seçersiniz.

“Rahatsız etmeyin” ve “Sessize al” ile Atlas'ın sizi yeni mesajlardan ne zaman haberdar edeceğini belirlersiniz. Kanalları sahipleri ve yöneticiler yönetir. Sohbet uygulama ek paketine dahildir ve tüm ofis hesaplarına açıktır.

Sohbet: Aramalar ve toplantılarEkran paylaşımlı sesli ve görüntülü aramalar, harici konuklarla da toplantılar.

Her sohbetten, isterseniz ekran paylaşımıyla, sesli veya görüntülü arama başlatırsınız. Gelen aramalar Atlas'ın her sayfasında görünür. Arama penceresi küçültülebilir, taşınabilir ve bir çubuğa daraltılabilir; böylece yan tarafta çalışmaya devam edersiniz.

Nasıl yapılır

  1. Sohbeti açın ve “Ara” veya “Görüntülü arama” seçeneğini seçin.
  2. Belirli bir randevu için sohbet listesinin üstündeki “Toplantılar” bölümünü açın ve “Yeni toplantı” seçeneğini seçin.
  3. Başlık ve süreyi girin, “Şirket içi” veya “Harici” seçeneğini seçin ve konukları ekleyin.
  4. “Planla” seçeneğini seçin. İsterseniz bağlantı ve takvim dosyası içeren bir davet e-postayla gönderilir.

Harici konukların hesaba ihtiyacı yoktur: Bağlantıyı açar, adlarını yazar, mikrofon ve kamerayı kontrol eder ve biri onları içeri alana kadar bekler. Arama sırasında arka planı bulanıklaştırabilir, kişileri sabitleyebilir, tepki verebilir ve söz isteyebilirsiniz. “Geçmiş” altında önceki toplantılar transkriptleriyle birlikte yer alır; bir tıklama özeti, soruları ve transkripti açar.

ParagrafŞablonlardan sözleşme ve yazılar: metni değiştirmek yerine soruları yanıtlayın.

Paragraf, Word dosyalarından şablonlar oluşturur. Belge hazırlayan kişi yalnızca soruları yanıtlar ve belge yanında kendiliğinden yazılır. Şablonlar evet/hayır maddelerini, cinsiyete göre biçimleri, sıralı numaralandırmayı, hesaplanan alanları ve süreleri, ekleri ve her şirket için bir anteti destekler.

Nasıl yapılır

  1. Menüden “Paragraf” sayfasını açın.
  2. Üstte “Ne oluşturmak istiyorsunuz?” altında belgenizi tarif edin ve “Oluştur” seçeneğini seçin. Atlas AI taslağı hazırlar.
  3. Ya da bir şablonda “Doldur” seçeneğini seçin.
  4. Soldaki “Bilgileriniz” bölümünü doldurun. Belge sağda oluşur.
  5. Belgeyi kaydedin ve Word veya PDF olarak alın.

Kendi şablonlarınızı “Word dosyası içe aktar” ile oluşturur ve değişken yerleri düzenleyicide işaretlersiniz. Bir kişinin şablonları yalnızca kullanabileceğini, düzenleyebileceğini veya silebileceğini yöneticiler her kullanıcı için ayarlar. Kaydettiğiniz belgeleri “Kaydedilmiş belgeler” altında bulursunuz. Paragraf uygulama ek paketine dahildir.

ProjelerAtlas'ın belgeleri doğru projeye atayabilmesi için her şirketin mülkleri ve inşaat projeleri.

Projeler, bir şirketin adresi ve kısaltmaları olan mülkleri, şantiyeleri veya inşaat projeleridir. Bunlardan biri bir belgede geçtiğinde Atlas, Evrak Girişi'ndeki incelemede projeyi önerir. Projeler Workflow panoları değildir; TrackLiv'de görevlerin hedefleri olarak kullanılır.

Nasıl yapılır

  1. “Projeler” sayfasını açın; yönetici olarak Yönetim altında bulursunuz.
  2. “Proje oluştur” seçeneğini seçin; şirketi ve proje adını belirleyin.
  3. “Takma adlar / tanıma ölçütleri” altına Atlas'ın projeyi metinde neyle tanıyacağını girin, örneğin sokak ve bina numarası veya bir iç kısaltma.
  4. “Oluştur” seçeneğini seçin.

Projeleri yöneticiler ve “Proje yönetimi” yetkisi olan kullanıcılar yönetir. İncelemede önerilen proje her zaman değiştirilebilir veya boş bırakılabilir. Proje sayısı sınırsızdır.

Personel ve zaman

WorkonKendi iş gününüzü başlatın, molaları kaydedin ve günü bitirin.

Workon ile çalışma sürenizi tarayıcıda veya uygulamada kaydedersiniz. Süre, cihazınızın saatiyle değil sunucunun saatiyle sayılır. Workon konumu yalnızca iş gününü başlatırken ve bitirirken ve yalnızca izin verirseniz kaydeder; hareket profili oluşmaz.

Nasıl yapılır

  1. Menüde “Workon” bölümünü açın.
  2. “İş gününü başlat” düğmesine tıklayın.
  3. Mola için “Mola başlat”, ardından “Molayı bitir” düğmesine tıklayın.
  4. Gün sonunda “İş gününü bitir” düğmesine tıklayın.

“Zaman kayıtlarım” altında haftanızı görürsünüz. Workon'un kaydettikleri ham veridir: Unutulan veya hatalı süreleri yalnızca yönetim “Zaman Takibi” bölümünde, her zaman gerekçeyle düzeltir. Workon çok kısa molalara ve on saati aşan günlere dikkat çeker, ancak molaları asla otomatik olarak düşmez. Konum izni olmadan da süre sayılır. Workon uygulama ek paketine dahildir.

Workon: İzin ve hastalık bildirimiİzin talep edin ve hastalık bildirin; kararı amirleriniz Gelen Kutusunda verir.

İzin talepleri ve hastalık bildirimleri Workon üzerinden yürür. Bunlar sayfanın sonunda, “Diğer seçenekler” altında kapalı olarak durur. İzin hesabı, eyaletinizin resmî tatilleri hariç pazartesiden cumaya kadar olan günleri sayar.

Nasıl yapılır

  1. Workon'u açın ve “Diğer seçenekler” bölümünü genişletin.
  2. İzin için “Başlangıç” ve “Bitiş” tarihlerini seçin, gerekirse bir not yazın ve “İzin talep et” düğmesine tıklayın.
  3. Hastalık bildirimi için “Hastalık başlangıcı” ve “Tahmini bitiş” tarihlerini girin ve “Hastalık bildir” düğmesine tıklayın.
  4. Doktor raporunu PDF veya resim olarak ekleyin ya da “Telefonla tara” seçeneğini kullanın. Teşhis bilgisi buna dahil değildir.

Talep, amirinizin Gelen Kutusuna düşer. Orada onaylanır, reddedilir veya değişiklik istenir; kimse kendi talebi hakkında karar veremez. Karar verilmediği sürece talebinizi “Talebi düzenle” ile değiştirebilir veya “Geri çek” ile geri alabilirsiniz. Eksik bir raporu “Raporu sonradan ekle” ile sonradan iletirsiniz.

Zaman TakibiTüm çalışanların çalışma süreleri ve devamsızlıkları; hedef, gerçekleşen ve fazla mesai.

“Zaman Takibi” çalışma sürelerini ve devamsızlıkları hafta, ay veya yıl bazında gösterir: hedef, gerçekleşen, fazla mesai ve yetkiniz varsa ücret. Süreler yalnızca burada, her zaman gerekçeyle düzeltilir, sonradan eklenir veya iptal edilir; orijinal değerler izlenebilir kalır.

Nasıl yapılır

  1. “Zaman Takibi” bölümünü açın; yönetici olarak Yönetim altında bulursunuz.
  2. Dönemi ve “Tüm çalışanlar” seçeneğini ya da bir kişiyi seçin.
  3. Bir kayıtta “Düzelt” veya eksik bir gün için “Sonradan ekle” düğmesine tıklayın, gerekçeyi girin ve kaydedin.
  4. Bordro için “Özet rapor (CSV)” veya “Tekil kayıtlar (CSV)” dosyasını indirin. Dosyalar Excel'de açılır.

Açık izin taleplerine “Gelen kutusunda karar ver” ile karar verirsiniz. Resmî tatilleri yöneticiler eyalet üzerinden ayarlar. Tüm süreleri yöneticiler ve “Zaman takibini yönet” yetkisine sahip kişiler görür; amirler kendi ekiplerini görür ve onların izinlerine karar verir.

PersonelHer çalışan için personel dosyası: istihdam, ücret, izin, hastalık ve belgeler.

Personel dosyası her çalışan için temel bilgileri, istihdamı, amirleri, ücreti, izin ve hastalığı ve notları tutar. “Zaman Takibi” özeti hedef saatleri, fazla mesaiyi ve ücreti, Workon ise izin hakkını bu değerlerle hesaplar.

Nasıl yapılır

  1. “Personel” bölümünü açın ve çalışanı seçin.
  2. “İstihdam” altında haftalık saati, haftalık iş gününü, yıllık izin gününü, şirketi ve amiri girin.
  3. “Ücret” altında saatlik ücreti veya aylık maaşı ve fazla mesai kurallarını girin.
  4. “Belgeler” altında sözleşmeleri ve resmî belgeleri Arşivden bağlayın.
  5. “Personel dosyasını kaydet” düğmesine tıklayın ve geçiş anahtarınızla onaylayın.

Personel dosyalarını yalnızca yöneticiler ve “Personel dosyaları” yetkisine sahip kişiler görür. Kimse kendi dosyasını değiştiremez. Değiştirilen bir maaş hesabını, bordro hesaplaması o hesaba ödeme yapmadan önce ikinci bir kişi Gelen Kutusunda onaylar.

Bordro hesaplamasıBir ayın bordrosunu Workon ve personel dosyalarından hesaplayın ve dört göz ilkesiyle onaylayın.

Bordro hesaplaması her çalışan için saatleri, brüt ücreti, resmî program akış planına göre ücret vergisini, dayanışma vergisini, kilise vergisini, sosyal sigortayı ve net ücreti hesaplar. Onaylı izin ve bildirilen hastalık kendiliğinden hesaba katılır. Ayrıca vergi dairesi ve sağlık sigortası kurumu bazında toplamları gösterir.

Nasıl yapılır

  1. “Personel” bölümünü, orada da bordro hesaplamasını açın. Ayı seçin ve “Hesapla” düğmesine tıklayın.
  2. Eksik bilgiler, açık süreler veya karara bağlanmamış izin talepleri gibi boşluklara dair uyarıları kontrol edin.
  3. Kişi bazındaki tabloyu ve toplamları kontrol edin.
  4. “Onay iste” düğmesine tıklayın. İkinci bir kişi hesaplamayı Gelen Kutusunda kendi geçiş anahtarıyla onaylar.

Atlas hesaplar, mali müşaviriniz bildirir: Resmî bordroyu, sosyal sigorta bildirimlerini ve ücret vergisi beyannamesini mali müşaviriniz hazırlamaya devam eder. Bordro hesaplamasını yöneticiler ve “Personel dosyaları” yetkisine sahip kişiler kullanır; uygulama ek paketine dahildir.

Müşteriler ve hukuk

MüşterilerBir şirketin tüm müşterileri, potansiyel müşterileri, tedarikçileri ve ortakları, her biri kendi dosyasıyla.

“Müşteriler” bölümünde her şirket için müşterileri, potansiyel müşterileri, tedarikçileri ve ortakları yönetirsiniz. Faturalardaki müşteriler kendiliğinden görünür. Sağda önümüzdeki yedi günün takipleri ve Arşivden öneriler yer alır. Bir tıklama müşteri dosyasını açar.

Nasıl yapılır

  1. Menüde “Müşteriler” bölümünü açın ve müşteriyi arayın ya da yeni oluşturun.
  2. Dosyayı açın. En üstte Atlas AI'nin özeti yer alır: neyin önemli olduğu, neyin açık olduğu ve sırada ne yapılması gerektiği.
  3. “Not ekle” ile bir aramayı, randevuyu, notu, e-postayı, mektubu veya takibi kaydedin.
  4. “Bilinmesi önemli” altında tüm ekibin müşteri hakkında bilmesi gerekenleri girin.

“Geçmiş”, Arşivdeki belgeleri, Paragraf'taki mektupları, ödeme durumlarıyla faturaları ve kendi kayıtlarınızı toplar; türe göre filtrelenebilir. Ayrıca son on iki ayın cirosunu, açık faturaları ve son teması görürsünüz. Herkes yalnızca yetkili olduğu bilgileri görür; örneğin faturaları ve ciroyu yalnızca “Fatura düzenleme” yetkisi olanlar. Müşteriler uygulama ek paketine dahildir.

Lojistik ve saha planlaması

TrackLivEkipler ve araçlar için canlı haritalı saha planlaması, doğrudan Atlas içinde.

TrackLiv, bugün kimin hangi araçla nereye gideceğini planlar. Harita tüm şantiyeleri, yoldaki ve sahadaki araçları ve planlanan rotaları gösterir. TrackLiv Atlas penceresinde açılır; Atlas hesabınızla kendiliğinden giriş yapılır.

Nasıl yapılır

  1. Menüde “TrackLiv” bölümünü açın ve “Yerel” bölümüne geçin.
  2. Sevk panosunda kişileri araçlara sürükleyin ve proje listesinden bir hedef veya serbest bir adres seçin.
  3. İsterseniz bir günlük plan önerisi alın. TrackLiv her değişikliği önceden gösterir; sabitledikleriniz korunur.
  4. Çizelgede planlanan ve gerçekleşen çıkış, varış ve dönüş saatlerini takip edin.

TrackLiv, araçta kimsenin uygun ehliyet sınıfı yoksa veya bir ekip planlanan çıkıştan on beş dakika sonra hâlâ yola çıkmadıysa uyarır. Envanterdeki ekipman ve malzemeyi araca yüklersiniz. Konumlar araçtaki bir GPS takip cihazından gelir; telefonların konumu izlenmez. TrackLiv'i kimin kullanabileceğini yöneticiler kullanıcı bazında belirler. TrackLiv uygulama ek paketine dahildir, kurulumunu sizin için biz yaparız.

TrackLiv: Uzun yolBir veya birkaç gün süren; yükleme, teslimat ve ara duraklı kamyon turları.

“Uzun yol” bölümünde kamyon turlarını planlarsınız: yüklemeler, teslimatlar ve ara duraklar, kamyon, en fazla iki sürücü, müşteri, sipariş numarası ve yük. TrackLiv saatleri önerir, kamyon her durağa varıp oradan ayrıldığı anda durağı tamamlandı olarak işaretler ve hangi durağın geciktiğini hemen gösterir.

Nasıl yapılır

  1. TrackLiv'i açın ve “Uzun yol” bölümüne geçin.
  2. Bir tur oluşturun ve durakları doğru sırayla girin.
  3. Kamyonu ve sürücüleri seçin ve kaydedin.
  4. Sevk panosunda haftalık veya aylık planlama yapın, turları sürükleyerek taşıyın ya da her hafta veya her iş günü tekrarlayın.
  5. Sonunda turu “Turu tamamla” ile kapatın.

Varış saati, kalan kilometre ve sonraki durağa kadar sürüş süresi sürekli güncellenir. İsterseniz her teslimat Workflow'da bir kart olarak görünür ve kamyon hedefe ulaşır ulaşmaz “Teslim ediliyor” sütunundan “Teslim edildi” sütununa geçer. “Yerel” bölümünde planlanmış bir sürücü aynı gün uzun yol için kullanılamaz.

EnvanterStokları kiralayın, satın ve bunlardan fatura oluşturun.

Envanterde stokları ürünler, etiketler ve konumla yönetirsiniz. Stokun türüne göre saatlik ücret, kullanım saatleri ve seferlerle kiralamaları ya da alıcı ve fiyatla satışları kaydedersiniz. TrackLiv'in bir araca veya şantiyeye götürdükleri yer, zaman ve isimle ürünün üzerinde görünür.

Nasıl yapılır

  1. Menüde “Envanter” bölümünü açın ve stoku seçin.
  2. “Ürün ekle” ile yeni ürünler oluşturun.
  3. Üründe “Kiralamayı başlat” seçeneğini seçip saatleri ve seferleri kaydedin ya da “Satışı kaydet” seçeneğini seçin.
  4. Ürünleri “Fatura için seç” ile işaretleyin ve “Seçimden fatura” düğmesine tıklayın.
  5. Taslağı “Faturalar” bölümünde kontrol edin ve faturayı kesin.

Atlas faturalanan saatleri ve seferleri ardından faturalandı olarak işaretler. Stokları, üyelerini ve bunlardan kimin fatura oluşturabileceğini yöneticiler sağ üstteki dişli simgesinden belirler. Envanter uygulama ek paketine dahildir.

Usta hesap türüŞantiyedeki çalışanlar için: Workon ve kendi görevleriyle uygulamada Atlas.

Çoğunlukla şantiyelerde ve müşteride çalışan çalışanlar “Usta” hesap türünde bir hesap alır. Atlas'ı telefondaki uygulamada kullanırlar: çalışma süresi, izin ve hastalık bildirimi için Workon, iPhone'da ayrıca TrackLiv'deki görevleriyle “Görevim”. Arşivi, Finans'ı ve diğer ofis işlerini görmezler.

Nasıl yapılır

  1. Yönetici olarak Yönetim, “Kullanıcılar” bölümünü açın ve “Kullanıcı oluştur” düğmesine tıklayın.
  2. “Hesap türü” altında “Usta: yalnızca Workon ve Görevim” seçeneğini seçin. Bu hesabın klasör yetkilerine ihtiyacı yoktur.
  3. Çalışana şirket kodunu, e-posta adresini ve başlangıç parolasını verin.
  4. Çalışan Etra Atlas uygulamasını yükler ve onunla giriş yapar.

Tarayıcıda usta hesapları için erişim yoktur; girişten sonra orada yalnızca uygulamaya yönlendiren bir not görünür. Yöneticiler hiçbir zaman usta olamaz. Hesap türü daha sonra kullanıcının ayrıntı sayfasında değiştirilebilir.

Yönetim

ŞirketlerŞirket oluşturun ve her şirket için şirket bilgilerini ve fatura ayarlarını yönetin.

Atlas'ta istediğiniz kadar şirketi tek bir portalda ayrı ayrı yönetirsiniz; örneğin bağlı şirketleri veya yönetimini üstlendiğiniz toplulukları. Her şirketin bir adı ve Atlas'ın gelen belgeleri o şirkete atamak için kullandığı takma adları vardır. Yetkileri şirket ve klasör bazında verirsiniz.

Nasıl yapılır

  1. Yönetim, “Şirketler” bölümünü açın. Bunun için geçiş anahtarınızla giriş yapmış olmanız gerekir.
  2. Ad ve takma adlarla, örneğin eski adlar veya kısaltmalarla, bir şirket oluşturun ve geçiş anahtarıyla onaylayın.
  3. Şirketin adına tıklayın. “Şirket bilgileri” sekmesinde hukuki şekli, adresi, KDV numarasını, vergi numarasını, sicil kaydını ve bankayı girin.
  4. “Faturalar” sekmesinde numara aralığını, gönderimi, ara hakedişleri, GiroCode'u ve ihtar takibini belirleyin.

Bu bilgiler şirketin her faturasında ve e-faturasında yer alır. Atlas'ın hiçbir şirkete kesin olarak atayamadığı belgeler yedek şirket “Unbekannt” (Bilinmeyen) altında durur ve şirketi açıkça belirttikleri anda yerlerine taşınır.

KullanıcılarHesap oluşturun, yetki verin, kilitleyin ve devre dışı bırakın.

Yönetim, “Kullanıcılar” altında yöneticiler tüm hesapları rol, özellikler ve durumla görür. Yeni bir kullanıcı için boş bir kullanıcı lisansı gerekir. Her değişikliği geçiş anahtarınızla onaylarsınız.

Nasıl yapılır

  1. “Kullanıcı oluştur” düğmesine tıklayın.
  2. Adı ve e-posta adresini girin. Atlas en az on karakterli bir başlangıç parolası önerir. Rolü ve hesap türünü seçin.
  3. “Yetkilere geç” düğmesine tıklayın ve şirket ve klasör bazında işaretleri koyun ya da rolün şablonunu tüm şirketler için uygulayın.
  4. Hesabı oluşturun ve geçiş anahtarınızla onaylayın.
  5. Kullanıcıya şirket kodunu, e-posta adresini ve başlangıç parolasını güvenli bir yoldan iletin.

Ayrıntı sayfasında Atlas AI, proje yönetimi, zaman takibini yönetme ve personel dosyaları gibi ek yetkileri ve TrackLiv ile Paragraf seviyelerini verirsiniz. “Erişim” kartında bir hesabı süreli olarak kilitler, her yerden çıkışını yapar veya telefonla girişi sıfırlarsınız. Tüm lisanslar doluysa bir süper yönetici “Sistem” altında ek lisans satın alır. Yöneticileri yalnızca bir süper yönetici oluşturabilir.

Kullanıcılar: Roller ve klasör yetkileriŞirket bazında kimin hangi klasörlerde okuma, yazma, düzenleme ve silme yetkisi olduğunu belirleyin.

Atlas yetkileri kullanıcı, şirket ve klasör bazında verir: okuma, yazma, düzenleme ve silme. Bunlara onaylar, Finans ve “Fatura düzenleme” için şirket genelindeki yetkiler eklenir. Sunucu, Atlas AI birisi adına çalışırken de dahil olmak üzere her erişimde yetkileri kontrol eder.

Nasıl yapılır

  1. Yönetim, “Kullanıcılar” bölümünü ve ilgili kullanıcıyı açın.
  2. “Klasör yetkileri” kartında her şirket için klasörlerin işaretlerini koyun.
  3. Gerekirse şirket genelindeki yetkileri belirleyin ve kaydedin. Ödeme yetkilerini geçiş anahtarınızla yeniden onaylarsınız.
  4. Tekrarlanan yetki grupları için “Roller” sekmesini açın ve örneğin “Muhasebe” gibi bir şablon oluşturun.

Bir rol, kullanıcı oluşturulurken veya “Rol şablonunu uygula” ile yetkileri önceden doldurur, o kadar; rolün sonradan değiştirilmesi mevcut yetkileri değiştirmez. Korumalı klasörleri yalnızca bunlar için açık yetkisi olan kişiler görür.

Veri ÇıkarmaAtlas'ın belgelerden hangi bilgileri okuyacağını belirleyin ve arşiv klasörlerini yönetin.

Yönetim, “Veri Çıkarma” altında yöneticiler Atlas'ın belgelerden hangi bilgileri otomatik olarak okuyacağını ve bunların hangi klasörler için geçerli olacağını belirler. Etkin alanlar Evrak Girişi inceleme görünümünde yer alır. “Klasör” sekmesinde tüm şirketler için arşiv klasörlerini, yani belge türlerini yönetirsiniz.

Nasıl yapılır

  1. Yönetim, “Veri Çıkarma” bölümünü açın.
  2. Bir alanı “Etkin” ile açın ve “Kapsam” altında klasörleri seçin.
  3. “Klasör” sekmesinde yeni klasörler oluşturun, yeniden adlandırın veya koruma altına alın.
  4. Her değişikliği geçiş anahtarınızla onaylayın.

Üstte “Sistem durumu”, Atlas'ta şu anda bir aksaklık olup olmadığını, tespit ve önlemle birlikte açık bir dille gösterir. Altta yapay zeka kuyruğu yer alır. Atlas, yedek şirket “Unbekannt” (Bilinmeyen) altındaki belgeleri kendiliğinden tekrar tekrar bir şirkete atar; zayıf eşleşmeler kabul etmeniz için öneri olarak bekler.

Denetim KaydıKim neyi ne zaman değiştirdi: girişler, kilitlemeler ve yönetim işlemleri, değiştirilemez.

Denetim Kaydı her girişi, her başarısız denemeyi, her kilitlemeyi ve her yönetim işlemini kaydeder. Kayıtlar bir hash zinciriyle mühürlenir: Hiçbir şey fark edilmeden sonradan değiştirilemez. Pano Denetimi ayrıca Workflow'daki her işlemi en yenisi önce olmak üzere gösterir.

Nasıl yapılır

  1. Menüde “Denetim” altında “Denetim Kaydı” bölümünü açın.
  2. İşleme, kişiye ve döneme göre filtreleyin.
  3. “Zinciri kontrol et” düğmesine tıklayın. Atlas hiçbir kaydın değiştirilmediğini kanıtlar.
  4. Workflow için “Pano Denetimi” bölümünü açın: Orada kimin ne zaman hangi panoda ve hangi kartta ne yaptığı yer alır.

Her iki kaydı da yalnızca yöneticiler görür. Atlas indirmeleri ve dışa aktarmaları ayrıca ayrı bir erişim kaydında tutar. Bu, süreç dokümantasyonunuzu destekler.

SistemEtra ile sözleşmeniz: paket, kullanıcı lisansları, depolama, ödeme şekli, faturalar ve fesih.

“Sistem” sayfası Yönetim altındaki son kayıttır ve yalnızca süper yöneticilere görünür. Paketinizi, kullanıcı lisanslarını, depolamayı, uygulama ek paketinin alınıp alınmadığını, bir sonraki faturalamayı ve faturalarınızı gösterir. Her değişikliği geçiş anahtarınızla onaylarsınız.

Nasıl yapılır

  1. Yönetim, “Sistem” bölümünü açın.
  2. “Paketi ve lisansları değiştir” altında paketi, ek kullanıcıları, uygulama ek paketini ve depolamayı ayarlayın. Altında maliyeti ve ne zamandan itibaren geçerli olduğu yazar.
  3. “Değişikliği satın al” düğmesine tıklayın. Daha uygun bir seçimi “Değişikliği planla” ile ödenmiş ayın sonuna planlarsınız.
  4. Ödeme şeklini, fatura adresini ve KDV numarasını “Ödeme bilgilerini değiştir” ile ödeme hizmeti Stripe'ta değiştirin.

Sözleşmeyi de burada feshedersiniz veya bir feshi geri alırsınız. “Etra'ya talep” ile çevrim içi yapılamayan her şey için, örneğin yıllık paket, kendi sunucunuz veya veri dışa aktarımı için bize yazarsınız. “Sistem kilidi”, bir olay durumunda veya bakım için yönetici yetkisi olmayan tüm kullanıcıları, isterseniz tüm yöneticileri de dışarıda bırakır.

Güvenlik ve hesap

HesabınızParola, giriş, cihazlar, dil, bildirimler ve menü tek yerde.

“Hesabınız” sayfasına menünün sol altındaki adınızdan ulaşırsınız. Orada parolanızı değiştirir, girişinizi geçiş anahtarı, iPhone veya kimlik doğrulama uygulamasıyla güvenceye alır, oturum açık cihazlarınızı görür, dili seçer, bildirimleri ayarlar, iş telefonu numaranızı kaydeder ve menüyü özelleştirirsiniz.

Nasıl yapılır

  1. “Hesabınız” sayfasını ve “Parolayı değiştir” kartını açın.
  2. Mevcut parolanızı ve en az on karakterli yeni parolayı iki kez girin. “Rastgele oluştur” güvenli bir parola üretir.
  3. “Kod iste ve değiştir” düğmesine tıklayın ve e-postadaki veya kimlik doğrulama uygulamanızdaki kodu girin.

Kendi hesabınızdaki değişiklikleri her zaman parolanız ve bir kodla onaylarsınız. Böylece kilidi açık bilgisayarınızın başına kısa süreliğine oturan hiç kimse hesabınızı ele geçiremez. Hesabınızı şirketiniz oluşturur ve yine şirketiniz siler; bunun için Atlas yönetiminize başvurun.

Geçiş anahtarlarıParola yerine parmak izi, yüz veya cihaz PIN'i ile giriş yapın.

Geçiş anahtarı parolanın yerini alır. Face ID, parmak izi veya cihaz kilidiyle giriş yaparsınız; ardından gelen kod yine istenir. Bir geçiş anahtarını kimse tahmin edemez veya sahte bir sayfada ele geçiremez. Yönetim için zorunludur: Yönetim yetkileri yalnızca geçiş anahtarıyla giriş yapıldıktan sonra geçerlidir ve yönetici her değişikliği tek tek onunla onaylar.

Nasıl yapılır

  1. “Hesabınız” sayfasını ve “Geçiş anahtarları” kartını açın.
  2. Bir geçiş anahtarı ekleyin ve parolanız ile bir kodla onaylayın.
  3. Cihazınızın veya tarayıcınızın yönergelerini izleyin.
  4. Geçiş anahtarına örneğin “Ofis bilgisayarı” gibi bir ad verin.

Bir dahaki sefere “Geçiş anahtarıyla giriş yap” seçeneğini seçin. Atlas girişten sonra yeni bir cihaz için geçiş anahtarı oluşturmayı da önerebilir. Tarayıcı geçiş anahtarı oluşturamadığını bildirirse lütfen güncel bir tarayıcı kullanın. Kaybolan cihazların geçiş anahtarlarını aynı karttan kaldırırsınız.

Kimlik doğrulama uygulaması ve iPhoneİkinci faktörü bir kimlik doğrulama uygulamasından alın veya girişleri iPhone'da onaylayın.

Parola veya geçiş anahtarından sonra Atlas her zaman ikinci bir faktör ister. Ayar yapılmamışsa e-postayla 6 haneli bir kod gelir. Daha hızlısı bir kimlik doğrulama uygulamasıdır, örneğin Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Apple Parolalar veya 1Password, ya da iPhone'daki Etra Atlas uygulamasında onay vermektir.

Nasıl yapılır

  1. “Hesabınız” sayfasını açın.
  2. Kimlik doğrulama uygulaması için “Kimlik doğrulama uygulaması” kartını seçin ve QR kodunu uygulamayla tarayın.
  3. iPhone için “Mobil uygulama” kartında “iPhone bağla” düğmesine tıklayın, parola ve kodla onaylayın ve QR kodunu uygulamada Daha fazla, “Kodlar ve onaylar” altında tarayın. Face ID ile onaylayın.
  4. Bilgisayarda bir sonraki girişte Atlas bir sayı gösterir. Bu sayıyı uygulamaya girin veya QR kodunu tarayın ve Face ID ya da Touch ID ile onaylayın.

Yalnızca o anda kendiniz başlattığınız girişleri onaylayın. Bağlantı yoksa uygulama 6 haneli bir kod gösterir. Telefon kaybolursa bir yönetici telefonla girişi sıfırlar; ardından kod yeniden e-postayla gelir.

Oturum açık cihazlarHesabınızın nerede açık olduğunu görün ve diğer cihazlardan çıkış yapın.

“Hesabınız” sayfasındaki “Oturum açık cihazlar” kartı her etkin oturumu gösterir: cihaz, parola veya geçiş anahtarıyla giriş yolu, IP adresi, son etkinlik ve oturumun kullanılmadığında ne zaman sona ereceği. Mevcut oturum “bu cihaz” olarak işaretlidir.

Nasıl yapılır

  1. “Hesabınız” sayfasını ve “Oturum açık cihazlar” kartını açın.
  2. Her cihazı tanıyıp tanımadığınızı kontrol edin.
  3. Yabancı veya eski bir cihazda “Çıkış yap” düğmesine tıklayın ve onaylayın.
  4. “Diğer tüm cihazlardan çıkış yap” ile mevcut oturum dışındaki tüm oturumları sonlandırırsınız.

Bir cihazı tanımıyorsanız ardından parolanızı değiştirin ve Atlas yönetiminizi bilgilendirin. Yeni bir cihazda her zamanki gibi giriş yaparsınız: şirket kodu, e-posta adresi, parola veya geçiş anahtarı ve kod. Mevcut oturumu menünün sol altındaki “Çıkış yap” ile sonlandırırsınız.

BildirimlerSol altta hangi bildirimlerin görüneceğini ve ses çalıp çalmayacağını belirleyin.

Atlas yenilikleri, sayfayı yeniden yüklemenize gerek kalmadan her sayfanın sol altında bildirir. Bunlardan hangilerini görmek istediğinizi kendiniz ayarlarsınız.

Nasıl yapılır

  1. “Hesabınız” sayfasını ve “Bildirimler” kartını açın.
  2. Bildirimleri tamamen, bölüm bazında veya genişleterek tek tek kapatın.
  3. Ödemeler, yeni belgeler ve seri faturalar için ayrıca şirketleri seçin.
  4. Sesi açın veya kapatın.

Talepler ve onaylar, bildirimi kapatsanız bile sayaçla birlikte her zaman Gelen Kutusunda kalır. Örneğin değişen bir banka hesabıyla ilgili güvenlik uyarıları her zaman gelir. İsterseniz sohbet yeni mesajları masaüstü bildirimi olarak da gösterir.

DilAtlas'ı Almanca, İngilizce, Türkçe veya Lehçe kullanın.

Almanca yerleşiktir. İngilizce, Türkçe ve Lehçe gibi diğer dilleri dil paketi olarak indirirsiniz. Etkin dil arayüz, Atlas'tan gelen e-postalar ve Atlas AI'nin yanıtları için geçerlidir.

Nasıl yapılır

  1. “Hesabınız” sayfasını ve “Dil” kartını açın.
  2. İstediğiniz dil paketini indirin.
  3. Dili etkinleştirin.

Giriş sayfasında ve parola belirleme sayfasında dili kartın sağ üstünden seçersiniz; eksik bir paketi Atlas bu sırada kendiliğinden yükler. Girişten sonra Atlas dili hesabınızla eşitler. Ayar yalnızca sizin için geçerlidir, iş arkadaşlarınız için değil. iPhone, iPad ve Android uygulamaları Almancadır.

Hesap durdurulduAtlas şüpheli bir işlemi durdurduğunda ne olur ve çalışmaya nasıl devam edersiniz.

Atlas, parola değişikliğinden kısa süre sonra yapılan birden fazla silme gibi dikkat çekici bir şey fark ederse işlemi yürütmez ve hesabı önlem olarak durdurur. Hesap sahibi kod içeren bir uyarı e-postası alır. Böylece başkası tarafından ele geçirilen bir hesap, gerçek sahibi onaylayana kadar etkisiz kalır.

Nasıl yapılır

  1. Atlas “Lütfen bunu sizin yaptığınızı onaylayın” mesajını gösterir.
  2. İşlemi siz yaptıysanız uyarı e-postasındaki veya kimlik doğrulama uygulamanızdaki kodu girin.
  3. Ardından her zamanki gibi çalışmaya devam edin ve gerekirse işlemi tekrarlayın.

İşlemi siz yapmadıysanız kod girmeyin ve hemen Atlas yönetiminizi bilgilendirin. Yöneticiler hesabı Yönetim, “Kullanıcılar” altında “Erişim” kartında kontrol eder: Hesabı kilitleyebilir, her yerden çıkışını yapabilir veya “Kodsuz serbest bırak” ile yeniden serbest bırakabilirler.

Uygulamalar

iPhone ve iPad uygulamasıGelen Kutusu, tarayıcılı Evrak Girişi, Arşiv, Workflow, Workon ve Atlas AI yanınızda.

Etra Atlas uygulaması App Store'da, iOS 18 ve üzeri için bulunur. En önemli bölümleri kendi ekranlarıyla sunar: Gelen Kutusu, belge tarayıcılı Evrak Girişi, Arşiv ve Workflow, uygulama ek paketiyle ayrıca Workon ve Atlas AI. Paragraf, Envanter ve Finans'ı aynı girişle açarsınız.

Nasıl yapılır

  1. Etra Atlas'ı App Store'dan indirin.
  2. Şirketinizin şirket kodunu girin.
  3. E-posta adresi ve parola veya geçiş anahtarıyla giriş yapın ve kodu girin.
  4. Belgeleri kamerayla tarayın ya da Mail, Dosyalar ve Fotoğraflar'daki dosyaları “Paylaş” ile Evrak Girişine gönderin. Tek dokunuş onları yükler.

Uygulamada onay verir veya reddeder, izin taleplerini onaylar ve iş gününü tek dokunuşla başlatırsınız. Widget'lar, Siri ve Kestirmeler de vardır; açık kayıtların sayısı uygulama simgesinde görünür. İsterseniz uygulamayı Face ID veya Touch ID ile kilitlersiniz. Başka bir şirket için giriş ekranında şirket adına dokunun ve “Başka şirket seç” seçeneğini seçin. Yönetim için ve yönetici hesaplarıyla Atlas'ı tarayıcıda veya Mac ve Windows uygulamasında kullanın.

Android uygulamasıAndroid telefonlar için Etra Atlas, iPhone'daki gibi şirket koduyla.

Android için Etra Atlas uygulaması Google Play'de, Android 9 ve üzeri için bulunur. Gelen Kutusu, belge tarayıcılı Evrak Girişi, Arşiv ve Workflow'u, uygulama ek paketiyle ayrıca Workon ve Atlas AI'yi sunar. iPhone'daki gibi şirket koduyla giriş yapılır.

Nasıl yapılır

  1. Etra Atlas'ı Google Play'den indirin.
  2. Şirketinizin şirket kodunu girin.
  3. E-posta adresi ve parola veya geçiş anahtarıyla giriş yapın ve kodu girin.
  4. Belgeleri kamerayla tarayın ya da dosyaları “Paylaş” ile uygulamanın Evrak Girişine gönderin. Tek dokunuş onları yükler.

Onay vermek veya reddetmek ve izin taleplerini onaylamak doğrudan uygulamada yapılır. Yönetim için ve yönetici hesaplarıyla Atlas'ı tarayıcıda veya Mac ve Windows uygulamasında kullanın. Usta hesap türündeki hesaplar Atlas'ı yalnızca uygulamada kullanır.

Mac ve Windows uygulamalarıAtlas'ın tamamı kendi penceresinde, bildirimlerle ve TrackLiv aynı pencerede.

Mac ve Windows'ta Atlas'ın tamamı kendi penceresinde çalışır. Mac uygulaması Apple tarafından notarize edilmiştir ve kendini günceller; Apple çipli veya Intel işlemcili Mac'lerde macOS 13 ve üzerinde çalışır. Windows uygulaması Windows 10 ve 11'de çalışır.

Nasıl yapılır

  1. Uygulamayı Etra Atlas sayfasındaki “Uygulamalar” bölümünden indirin.
  2. Uygulamayı kurun. Windows'ta bu tek tek kullanıcılar için yapılabilir ya da BT ekibiniz uygulamayı örneğin Intune üzerinden dağıtır.
  3. Uygulamayı açın ve şirket kodunu girin.
  4. E-posta adresi ve parola veya geçiş anahtarı ve kodla giriş yapın.

TrackLiv aynı pencerede açılır. Uygulama yenilikleri bildirim olarak gösterir; Mac'te açık kayıtların sayısı Dock'ta görünür. iPhone ve Android uygulamalarından farklı olarak Mac ve Windows uygulamaları yönetim ve yönetici hesapları için de uygundur.

Sık sorulan sorular

Hızlı yanıtlar.

Şirket koduyla nasıl giriş yaparım?

etrabase.com'u açın, “Giriş yap” seçeneğini seçin ve şirketinizin şirket kodunu girin: altı harf ve rakam, büyük ve küçük harf fark etmez. Ardından e-posta adresi ve parola veya geçiş anahtarıyla giriş yapar ve bir kodla onaylarsınız. Uygulamalarda şirket kodunu ilk açılışta girersiniz.

Şirket kodunu şirketinizin Atlas yönetiminden alırsınız. Atlas “Bu şirket kodunu tanımıyoruz” uyarısı verirse yazımı kontrol edin ve emin değilseniz orada sorun. Hesabı her zaman şirketiniz oluşturur; kendiniz kayıt olamazsınız.

Parolamı unuttum. Ne yapmalıyım?

Giriş sayfasında “Parolanızı mı unuttunuz?” seçeneğini seçin, e-posta adresinizi girin ve “Bağlantı iste” seçeneğini seçin. Bu adrese ait bir hesap varsa Atlas size, tarayıcıda en az on karakterli yeni bir parola belirleyebileceğiniz bir bağlantı gönderir. E-posta gelmezse lütfen spam klasörüne bakın.

Alternatif olarak şirketinizin bir yöneticisi Yönetim, Kullanıcılar altında sizin için yeni bir parola belirler. Bir geçiş anahtarı kurduysanız parola olmadan da giriş yaparsınız.

Atlas neden her girişte bir kod istiyor?

Atlas her zaman ikinci bir faktör ister, geçiş anahtarıyla girişten sonra da. Böylece çalınan bir parola tek başına yetmez. 6 haneli kodu e-postayla veya bir kimlik doğrulama uygulamasından alırsınız ya da girişi iPhone'unuzdaki uygulamada onaylarsınız.

Bir kimlik doğrulama uygulamasını “Hesabınız” altında, “Kimlik doğrulama uygulaması” kartında bir QR koduyla kurarsınız. Ardından artık e-postayı beklemeniz gerekmez. Bir kod gelmezse “Yeni kod gönder” seçeneğini seçin; önceki kod artık geçerli olmaz.

Geçiş anahtarı nedir ve buna ihtiyacım var mı?

Geçiş anahtarıyla parola yerine Face ID, parmak izi veya cihaz PIN'iyle giriş yaparsınız. Bir geçiş anahtarını kimse tahmin edemez veya sahte bir sayfada ele geçiremez. Onu “Hesabınız” altında, “Geçiş anahtarları” kartında oluşturursunuz.

Yöneticiler için geçiş anahtarı zorunludur: Yönetim yalnızca geçiş anahtarıyla yapılan bir girişten sonra açılır ve kullanıcılarda, yetkilerde ve ayarlarda yapılan her değişikliği tek tek bununla onaylarlar. Diğer herkes için isteğe bağlıdır, ancak önerilir. Tarayıcınız geçiş anahtarı oluşturamadığını bildirirse lütfen güncel bir tarayıcı kullanın.

Girişleri iPhone ile nasıl onaylarım?

Tarayıcıda “Hesabınız” sayfasını açın ve “Mobil uygulama” kartında “iPhone bağla” seçeneğini seçin. Parola ve kodla onayladıktan sonra bir QR kodu görünür. Bu kodu Etra Atlas uygulamasında Daha fazla, “Kodlar ve onaylar” altında tarayın ve Face ID ile onaylayın.

Ardından bilgisayarda giriş yaptığınızda Atlas büyük bir sayı ve bir QR kodu gösterir. Sayıyı uygulamaya girin veya kodu tarayın ve Face ID ya da Touch ID ile onaylayın. Yalnızca şu anda kendiniz başlattığınız girişleri onaylayın. İnternet bağlantısı yoksa uygulama 6 haneli bir kod gösterir.

Yeni bir telefonum var veya telefonumu kaybettim. Nasıl yeniden giriş yaparım?

Eski telefonunuz hâlâ elinizdeyse yenisini “Hesabınız” altında bağlayın (iPhone'da “Başka bir iPhone bağla” ile, aksi halde kimlik doğrulama uygulamasını yeniden kurun) ve ardından eskisini kaldırın. Telefon kaybolduysa şirketinizin bir yöneticisinden Yönetim, Kullanıcılar altında, “Erişim” kartında telefonla girişi sıfırlamasını isteyin. Ardından kod yeniden e-postayla gelir ve yeni telefonu kurarsınız.

Kaybolan cihazın oturumunu ayrıca “Hesabınız”, “Oturum açık cihazlar” altında kapatın ve geçiş anahtarını kaldırın. Yeni bir bilgisayarda her zamanki gibi şirket kodu, parola veya geçiş anahtarı ve kodla giriş yaparsınız.

Başka kullanıcıları nasıl oluştururum?

Yöneticiler Yönetim, Kullanıcılar sayfasını açar ve “Kullanıcı oluştur” seçeneğini seçer. İlk adımda ad, e-posta adresi, rol ve hesap türünü girersiniz; Atlas bir başlangıç parolası önerir. İkinci adımda her şirket için klasör yetkilerini belirlersiniz. Onay geçiş anahtarıyla verilir. Yeni kullanıcıya şirket kodunu, e-posta adresini ve başlangıç parolasını güvenli bir yolla iletin.

Her kullanıcının ücretli bir lisansa ihtiyacı vardır. Tümü kullanımdaysa “Kullanılabilir lisansınız yok” görünür. Bu durumda bir süper yönetici “Sistem” altında ek lisans satın alır veya artık gerekmeyen bir hesabı devre dışı bırakırsınız. Yöneticileri yalnızca bir süper yönetici oluşturur.

Bir iş arkadaşım bir klasörü veya alanı göremiyor. Bunun nedeni nedir?

Atlas herkese yalnızca yetkisi olanları gösterir. Belgeler yalnızca okuma yetkisi olan şirket ve klasörlerde, korumalı klasörler yalnızca açıkça verilmiş bir yetkiyle görünür. Finans, Müşteriler, Legal, Atlas AI, Paragraf, Zaman Takibi, Personel veya TrackLiv gibi alanlar ayrı bir yetki gerektirir. Bir yönetici bunu Yönetim, Kullanıcılar altında, ayrıntı sayfasında ve “Klasör yetkileri” kartında kontrol eder.

Uygulama ek paketinin alanları yalnızca şirketiniz bu paketi aldıysa görünür. “Usta” hesap türündeki hesaplar yalnızca Workon'u ve kendi görevlerini görür. Bir kişi bir öğeyi yalnızca gizlediyse onu “Hesabınız”, “Menüyü özelleştir” altında geri getirir.

Hangi tarayıcıya ihtiyacım var?

Etra Atlas kurulum gerektirmeden tarayıcıda, bilgisayarda ve telefonda çalışır. Chrome, Edge, Firefox veya Safari gibi yaygın bir tarayıcının güncel sürümünü kullanın. Geçiş anahtarları için güncel bir tarayıcı gerekir; eski tarayıcılar geçiş anahtarı oluşturamadıklarını bildirir.

Atlas AI'a dikte etmek isteyenler tarayıcının konuşma tanıma özelliğini kullanır; bu en iyi Chrome veya Edge'de çalışır. Ayrı bir pencere mi tercih edersiniz? O zaman Mac ve Windows uygulamalarını kullanın.

iPhone, Android, Mac ve Windows için uygulamalar var mı?

Evet. Etra Atlas, iPhone ve iPad için App Store'da, Android için Google Play'de, Mac ve Windows için ise Etra Atlas sayfasında indirilebilir. Her yerde şirketinizin şirket koduyla giriş yaparsınız.

iPhone, iPad ve Android uygulamaları Gelen Kutusu'nu, belge tarayıcılı Evrak Girişi'ni, Arşiv'i ve Workflow'u, uygulama ek paketiyle Workon ve Atlas AI'ı da içerir. Yönetim için ve yönetici hesaplarıyla Atlas'ı tarayıcıda veya Mac ve Windows uygulamasında kullanın; orada Atlas'ın tamamı ayrı bir pencerede çalışır.

Belgeler Atlas'a nasıl girer?

Üç yolla:

  • Yükleme: Dosyaları Evrak Girişi'ne sürükleyin veya seçin: PDF, Word, JPG, PNG ve XML olarak e-faturalar, aynı anda en fazla sekiz dosya ve dosya başına en fazla 30 MB.
  • Uygulama: Fişleri uygulamanın kamerasıyla tarayın veya Mail, Dosyalar ve Fotoğraflar'daki dosyaları “Paylaş” ile Evrak Girişi'ne gönderin.
  • Belge tarayıcı: Kağıt postayı herhangi bir belge tarayıcısıyla PDF olarak tarayın ve dosyaları yükleyin. Atlas metin katmanı olmayan taramaları da okur.

Müşteri portallarında şu anda otomatik bir e-posta girişi yoktur. Ekleri kaydedip yüklersiniz ya da uygulamayla doğrudan e-posta programınızdan paylaşırsınız.

Atlas e-fatura alabilir ve düzenleyebilir mi?

Evet. XRechnung ve ZUGFeRD dosyalarını Evrak Girişi'ne yüklersiniz. Atlas bilgileri yapay zeka olmadan doğrudan XML'den okur, XRechnung ve EN 16931 kurallarına göre kontrol eder, okunabilir bir sürüm gösterir ve değiştirilmemiş orijinali sağlama toplamı ve sekiz yıllık silme kilidiyle arşivler. Bu temel pakete dahildir.

Kendi faturalarınızı ZUGFeRD veya XRechnung olarak uygulama ek paketiyle “Faturalar” alanında düzenler ve Atlas'tan e-postayla gönderir ya da indirirsiniz. Atlas şu anda Peppol üzerinden gönderim sunmamaktadır.

Arama bir belgeyi bulamıyor. Ne yapabilirim?
  • Filtreleri kontrol edin: “Şirket”, “Klasör”, “Başlangıç” ve “Bitiş” aramayı daraltır. “Filtreleri sıfırla” hepsini temizler.
  • Tüm arama kelimeleri geçmelidir. Bazı kelimeleri çıkarın veya bir numara arayın, örneğin fatura numarası.
  • Yapay zeka aramasını deneyin ve belgeyi kendi cümlelerinizle tarif edin.
  • Belge hâlâ Evrak Girişi'nde mi? Belgeler ancak arşivlendikten sonra Arşiv'de yer alır.
  • Yalnızca okumaya yetkili olduğunuz belgeleri bulursunuz. Bir yetkiniz eksikse yöneticiniz yardımcı olur.

Belirli bir belgede metin işaretlenemiyor veya bulunamıyorsa belgeyi açın ve belge görünümünde “Metin katmanını yeniden oluştur” seçeneğini seçin. Bu işe yaramazsa bize iletişim formu üzerinden yazın.

Atlas AI'ı kullandığımda verilerim nerede kalır?

Atlas AI, yapay zeka araması ve belgelerin okunması yalnızca Etra'nın Almanya'daki kendi sunucularında veya kendi sunucunuzda çalışır, bir bulut yapay zeka sağlayıcısında değil. Belgeler, sorular ve yanıtlar hiçbir yapay zeka sağlayıcısına gitmez ve belgelerinizle hiçbir yapay zeka eğitilmez. Atlas AI yalnızca soran kişinin yetkileriyle çalışır.

Atlas AI internette arama yaptığında dışarıya yalnızca arama sorgusu, kendi arama hizmetimiz üzerinden çıkar. Dikte eden kişi tarayıcısının konuşma tanıma özelliğini kullanır; bu, tarayıcıya bağlı olarak cihazda veya tarayıcı üreticisinin bir hizmeti üzerinden çalışır. Konuşmaları ve hatırlanan notları yalnızca siz görürsünüz. Ayrıntılar gizlilik politikasında.

Depolama alanı dolu. Ne yapmalıyım?

Portalınız paketinizin depolama sınırına ulaştığında Atlas yeni dosya kabul etmez ve “Paketinizin depolama alanı dolu” uyarısı verir. Okuma, arama ve diğer her şey çalışmaya devam eder. Sayılan, dosyalar (örneğin belgeler ile Sohbet ve Workflow'daki dosyalar) ve veritabanıdır.

Daha fazla depolama alanını şirketinizin bir süper yöneticisi “Sistem”, “Paketi ve lisansları değiştir” altında satın alır; artırım hemen geçerli olur. Paketinizin ne kadar depolama alanı olduğu da orada yazar. Bununla ilgili soruları iletişim formu üzerinden yanıtlıyoruz.

Etra'dan gelen faturalarımı nerede bulurum ve paketimi nasıl değiştiririm?

Yönetim altındaki “Sistem” sayfasında. Bu sayfa yalnızca süper yöneticilere görünür ve paketi, kullanıcı lisanslarını, depolama alanını, uygulama ek paketini, bir sonraki faturalandırmayı ve faturalarınızı gösterir. “Paketi ve lisansları değiştir” altında ek kullanıcı, depolama alanı veya uygulama ek paketi satın alırsınız. Daha pahalı bir seçim hemen geçerli olur ve orantılı olarak faturalandırılır; daha ucuz bir seçimi ödenmiş ayın sonu için planlarsınız.

Ödeme yöntemini, fatura adresini ve KDV kimlik numarasını “Ödeme bilgilerini değiştir” ile ödeme hizmeti Stripe'ta değiştirirsiniz. Sözleşmeniz çevrim içi faturalandırılmıyorsa faturaları ve ödeme bilgilerini doğrudan sizinle netleştiririz. Bir faturayla ilgili sorularınızı “Etra'ya talep gönder” ile veya iletişim formu üzerinden iletin.

Etra Atlas'ı nasıl feshederim?

Bir süper yönetici “Sistem” altında “Sözleşmeyi feshet” ile fesheder. Atlas fesih tarihini belirtir: temel pakette ödenmiş ayın sonu, asgari süreli paketlerde en erken bu sürenin sonu, yıllık pakette ödenmiş yılın sonu. O zamana kadar her zamanki gibi çalışırsınız ve feshi geri alabilirsiniz. Fesih info@etrabase.com adresine e-postayla da yapılabilir.

Sözleşme bittikten sonra Atlas tüm kullanıcılar için kilitlenir. Belgelerinizin ve verilerinizin dışa aktarımını sözleşmenin bitişinden sonraki 30 gün içinde talep edebilirsiniz; ardından yasal saklama yükümlülüğü bulunmadığı sürece verileri sileriz. Deneme süresinde erişim fesihle birlikte hemen sona erer ve hiçbir ücret alınmaz.

Verilerimi Atlas'tan nasıl alırım?

Normal kullanım sırasında Arşiv'deki her belgeyi, işaretlemelerinizi içeren PDF olarak veya değiştirilmemiş orijinal olarak indirirsiniz. Finans ve Zaman Takibi verilerini Excel'de açılan bir CSV dosyası olarak dışa aktarırsınız. “Kapanışlar” altında belgeleri ZIP olarak içeren DATEV formatında bir kayıt paketi oluşturursunuz.

Tüm belgelerin ve verilerin dışa aktarımını bir süper yönetici “Sistem” altında “Etra'ya talep gönder” ile ister veya bize iletişim formu üzerinden yazarsınız. Fesihten sonra bu, sözleşmenin bitişinden sonraki 30 gün içinde mümkündür.

Atlas DATEV ile birlikte çalışıyor mu?

Evet. “Kapanışlar” altında DATEV formatında bir kayıt paketi oluşturursunuz: vergi anahtarıyla giden faturalar ve gelen belgeler, ayrıca ZIP olarak belgeler. Atlas neyin zaten dışa aktarıldığını hatırlar; mali müşaviriniz dosyayı DATEV'e aktarır.

Belgelerin ve kayıt verilerinin kendiliğinden mali müşavirinize gittiği DATEV Unternehmen online ile doğrudan bağlantı hazırdır ve şu anda DATEV'in onay sürecindedir. Ardından bunu tüm müşteriler için etkinleştireceğiz; aynısı ELSTER için de geçerlidir. Resmi bordro hesaplamasını, sosyal sigorta bildirimlerini ve ücret vergisi beyannamesini mali müşaviriniz DATEV'de yapmaya devam eder.

Bir belgeyi neden silemiyorum?

Bunun üç olası nedeni vardır:

  • Yetki: Yalnızca klasörde silme yetkisi olan kişi silebilir.
  • Silme kilidi: Atlas e-faturaları sekiz yıl boyunca, ilgili yılın 31 Aralık tarihine kadar silinmeye karşı kilitler (UStG § 14b, AO § 147). Arşivdeki bir kilit simgesi bu kilidi gösterir. Kilidi yalnızca bir yönetici geçiş anahtarıyla kaldırabilir.
  • Çöp kutusu: Silinen belgeler önce çöp kutusuna gider ve geri yüklenebilir. Kalıcı olarak yalnızca yöneticiler geçiş anahtarıyla siler; bir saklama süresi devam ettiği sürece asla.

Her silme işlemi Denetim Kaydı'nda yer alır. Atlas GoBD gerekliliklerinde size destek olur; sürecinizin bir bütün olarak GoBD'ye uygun olup olmadığı iş akışlarınıza da bağlıdır. Sertifika vermiyoruz.

Etra'nın bir faturası ödenmeden kalırsa ne olur?

Bir ödemenin vadesi geçtiğinde size hatırlatırız. İlk hatırlatmadan yedi gün sonra ödeme gelmemişse portalınız yalnızca okunabilir olur: Evrak Girişi, Arşiv ve “Hesabınız” görüntülenebilir; yükleme, arşivleme ve değiştirme kilitlenir. Üstte bir şerit bunu gösterir. 14 gün sonra portala ve uygulamalara erişimi tüm kullanıcılar için kilitleriz.

Verileriniz her durumda korunur. Kilit kaldırılır kaldırılmaz başka bir işlem yapmanıza gerek kalmadan devam edersiniz. Ödeme yöntemini ve faturaları bir süper yönetici “Sistem” altında kontrol eder; sorularınız için bize iletişim formu üzerinden yazın.

Atlas hesabımı durdurdu. Bu ne anlama geliyor?

Atlas olağandışı bir işlem fark ederse, örneğin bir parola değişikliğinden kısa süre sonra birden fazla silme işlemi, bu işlemi gerçekleştirmez ve hesabı önlem olarak durdurur. Size kod içeren bir uyarı e-postası gönderilir. İşlemi siz yaptıysanız e-postadaki veya kimlik doğrulama uygulamanızdaki kodu girin ve çalışmaya devam edin.

İşlemi siz yapmadıysanız hiçbir kod girmeyin ve hemen Atlas yönetiminizi bilgilendirin. Bir yönetici hesabı kilitleyebilir, her yerde oturumunu kapatabilir veya bir incelemeden sonra yeniden açabilir.

Doğrudan Atlas içinde yardım var mı?

Evet. Uygulama ek paketiyle sağ alttaki küçük bir düğme her sayfada Atlas AI'ı açar. Ona örneğin “Yeni bir kullanıcıyı nerede oluştururum?” diye sorun: Sayfaları ve düğmeleri açıklar, ekranda ilgili yeri gösterir ve izin verilen görevleri ancak siz planı “Kabul et” ile onayladıktan sonra yerine getirir.

Ayrıca bu kılavuz her alanı adım adım açıklar. Hesabınız ve yetkilerinizle ilgili soruları şirketinizin Atlas yönetimi yanıtlar.

Destek ekibine nasıl ulaşırım?

Bize bu sayfadaki iletişim formu üzerinden veya info@etrabase.com adresine e-postayla yazın. Ne yapmak istediğinizi, ne olduğunu ve hangi sayfada olduğunu kısaca açıklayın. Şirket kodunuzu belirtin, ancak asla bir parola veya giriş kodu paylaşmayın.

Hesabınız, yetkileriniz veya şirket kodu ile ilgili soruları en hızlı şirketinizin Atlas yönetimi yanıtlar. Süper yöneticiler bize ayrıca Atlas'ta “Sistem” altında “Etra'ya talep gönder” ile ulaşır.

Destek

Bize yazın.

E-postayla yanıt veriyoruz. Şirket kodunuzu yazarsanız Atlas'ınızı daha hızlı buluruz.

Ayrıntılar gizlilik bildirimimizin 8. bölümünde.