Die digitale Poststelle, die Belege selbst ausliest.
Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und Briefe kommen an einer Stelle an. Etra Atlas liest jeden Beleg aus, füllt die Angaben vor und schlägt vor, wohin er gehört. Ihr Team prüft, statt abzutippen, und jeder Schritt bleibt nachvollziehbar.
Nur lokale KI
Ankommen: PDF, Word, Foto oder Scan
Dokumente ziehen Sie in die Poststelle oder wählen sie aus, bis zu acht auf einmal: PDF, Word, Fotos als JPG oder PNG und E-Rechnungen als XML. Unterwegs scannen Sie Belege mit der Kamera der iPhone-App oder teilen sie aus Mail, Dateien und Fotos an die Poststelle.
Atlas liest jeden Beleg als Bild, samt Layout und Tabellen. So erfasst Atlas auch schiefe Scans und Fotos, auf denen eine reine Texterkennung nichts findet.
- Dieselbe Datei erkennt Atlas wieder und legt sie nicht zweimal ab
- Hochgeladene Dateien werden an ihrer echten Dateisignatur erkannt, nicht am Namen
- Der Verarbeitungsstand ist für jedes Dokument sichtbar
Auslesen: die Angaben stehen schon im Formular
Bevor jemand tippt, hat Atlas die Felder ausgefüllt: Dokumenttyp, Absender und Empfänger, Belegdatum, Fälligkeit, Rechnungs- und Kundennummer, Netto- und Bruttobetrag, IBAN und Währung. Weitere Felder legen Ihre Administratoren selbst an.
Wer prüft, wählt ein Feld und markiert die Stelle im Dokument: Der Text landet im Feld, Datum und Betrag gleich richtig formatiert.
- Belegdatum und Fälligkeit werden mit dem Text abgeglichen; aus „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ wird ein Datum
- Der Zahlbetrag nach Skonto wird vorgerechnet
- Gutschriften werden als solche erkannt
Ablegen: Firma und Ordner mit Begründung
Für jeden Beleg schlägt Atlas Firma, Ordner und Projekt vor, mit Begründung und einer Sicherheit von hoch bis niedrig. Ändert Ihr Team einen Vorschlag, merkt Atlas sich das: Bestätigen zwei voneinander unabhängige Dokumente dieselbe Korrektur, schlägt Atlas sie künftig selbst vor. Still geändert wird nichts.
Was unter „Unbekannt“ liegt, prüft Atlas regelmäßig erneut und sortiert es ein, sobald das Dokument die Firma eindeutig nennt.
- Projekte und Objekte erkennt Atlas an Adresse oder Kürzel im Dokument
- Mehrere Firmen in einem Portal, mit Rechten je Firma und Ordner
- Geschützte Ordner sieht nur, wer darf
Gemeinsam prüfen und freigeben
Alle Prüfer arbeiten am selben Stapel, live aktualisiert; „In Prüfung: Name“ zeigt, wer gerade an welchem Dokument sitzt. Rückfragen und Freigaben gehen an den persönlichen Posteingang der Zuständigen, mit Dringlichkeit und Notiz.
Im Workflow wird ein Dokument zur Karte auf einem Board. Wird eine Freigabe angefordert, rückt die Karte von selbst weiter; wer ablehnt, nennt einen Grund.
- Weiterleiten an Personen oder Abteilungen, Normal, Hoch oder Dringend
- Notizen und Verlauf bleiben am Dokument, von der Poststelle bis ins Archiv
- Freigeben geht auch in der iPhone-App
Was die digitale Poststelle in Ihrem Büro ändert.
Beträge, Nummern und Fristen kommen aus dem Beleg. Ihr Team prüft und korrigiert, wo nötig.
Jedes Dokument hat einen Verlauf: wer es hochgeladen, geprüft, weitergeleitet und abgelegt hat.
Die KI-Suche beantwortet Fragen im ganzen Satz und zeigt die Fundstelle im Dokument.
XRechnung und ZUGFeRD liest Atlas ohne KI aus der XML und sperrt das Original gegen das Löschen.
Das Auslesen läuft auf unseren eigenen Servern in Deutschland. Kein Beleg geht an einen KI-Anbieter.
Poststelle, Prüfung, Archiv, Posteingang und Workflow gehören zum Grundpaket ab 299,99 € im Monat.
Fragen zur digitalen Poststelle.
Was ist eine digitale Poststelle?
Eine digitale Poststelle ist der Ort, an dem alle eingehenden Dokumente eines Unternehmens ankommen, erfasst und verteilt werden. In Etra Atlas heißt dieser Ort Poststelle: Dokumente werden hochgeladen, ausgelesen, geprüft und dann im Archiv abgelegt oder an Zuständige weitergeleitet.
Welche Angaben liest Atlas aus Rechnungen aus?
Dokumenttyp, Absender, Empfänger, Belegdatum, Fälligkeit, Rechnungs- und Kundennummer, Netto- und Bruttobetrag, IBAN und Währung, dazu einen Vorschlag für Firma, Ordner und Projekt. Weitere Felder legen Ihre Administratoren an.
Kann Atlas Papierpost verarbeiten?
Ja, als Scan oder Foto. Sie scannen Papierbelege mit einem beliebigen Scanner als PDF oder mit der Kamera der iPhone-App und laden sie in der Poststelle hoch. Atlas liest auch Scans ohne Textebene. Das Scannen selbst übernehmen Sie; einen Scan-Dienst bieten wir nicht an.
Kommen E-Mail-Anhänge automatisch in die Poststelle?
Derzeit nicht: Einen automatischen E-Mail-Eingang haben die Kundenportale nicht. Anhänge laden Sie in der Poststelle hoch oder teilen sie mit der iPhone-App direkt aus Mail.
Lernt Atlas aus Korrekturen?
Ja, aber nur als Vorschlag. Korrigiert Ihr Team Firma oder Ordner, merkt Atlas sich das. Bestätigen zwei voneinander unabhängige Dokumente dieselbe Korrektur, schlägt Atlas sie künftig selbst vor; still geändert wird nichts, auch nicht an Dokumenten, die schon abgelegt sind.
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