E-Rechnungen empfangen, lesen und sicher ablegen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. Etra Atlas nimmt XRechnung und ZUGFeRD in der Poststelle an, liest die Angaben direkt aus der XML-Datei, zeigt eine gut lesbare Fassung und legt das Original unverändert mit Löschsperre ab.
Nur lokale KI
Was als E-Rechnung zählt und was Atlas erkennt
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei nach der europäischen Norm EN 16931, keine gewöhnliche PDF. In Deutschland kommt sie meist als XRechnung (eine reine XML-Datei) oder als ZUGFeRD (eine PDF mit eingebetteter XML). Atlas erkennt beim Hochladen selbst, welches Format und welches Profil vorliegt, und holt die XML auch aus einer ZUGFeRD-PDF heraus.
Eine PDF ohne XML ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Atlas liest sie trotzdem aus, wie jeden anderen Beleg, mit der lokalen KI.
- XRechnung 3 in beiden Syntaxen, CII und UBL, auch Gutschriften
- ZUGFeRD 2 und Factur-X in den Profilen BASIC, EN 16931 und EXTENDED, dazu Peppol BIS 3
- Die Profile MINIMUM und BASIC WL erkennt Atlas, behandelt sie aber nicht als E-Rechnung
- Veraltete Fassungen wie XRechnung 1 und 2 markiert Atlas als veraltet
Die Lesefassung: die XML-Datei für Menschen
Eine XRechnung lässt sich ohne passendes Programm kaum lesen. Atlas erzeugt daraus eine Lesefassung als PDF mit Absender, Positionen, Beträgen und Zahlungsangaben. Kopf- und Fußzeile nennen die XML-Datei als maßgeblich, mit ihrer Prüfsumme.
Die Angaben in der Prüfansicht kommen direkt aus der XML, ohne KI: Rechnungsnummer, Belegdatum, Fälligkeit, Beträge und IBAN stehen schon im Formular und sind so genau wie die Datei selbst. Dazu prüft Atlas jede E-Rechnung mit dem Prüfwerkzeug der KoSIT gegen die Regeln von XRechnung und EN 16931; das Ergebnis steht am Dokument.
- Firma und Ordner schlägt Atlas wie bei jedem Beleg vor, mit Begründung
- Die Ablage wartet nicht auf die Prüfung; ein Fehler bleibt am Dokument sichtbar
Ablegen: das Original unverändert, mit Löschsperre
Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden, und zwar im Original. Atlas speichert die eingegangene Datei bitgenau, hält ihre Prüfsumme (SHA-256) fest und sperrt sie gegen das Löschen: acht Jahre lang, bis zum 31. Dezember des maßgeblichen Jahres (§ 14b UStG, § 147 AO).
Die Sperre endet nicht von selbst. Aufheben kann sie nur ein Administrator, bestätigt mit seinem Passkey. Ein täglicher Lauf rechnet die Prüfsummen gesperrter Dateien stichprobenartig nach.
- Jede Aktion steht im Audit-Protokoll, verkettet und nicht änderbar
- Ein Schloss im Archiv zeigt, welche Dokumente gesperrt sind
- Archivsuche und KI-Suche finden E-Rechnungen wie jeden anderen Beleg
E-Rechnungen schreiben, mit dem App-Zusatzpaket
Ab 2027 müssen größere Unternehmen E-Rechnungen auch ausstellen, ab 2028 alle. Im Bereich Rechnungen des App-Zusatzpakets schreiben Sie Ihre Rechnungen als ZUGFeRD (Profil EN 16931) oder als XRechnung 3.0 in CII oder UBL. Vor dem Ausstellen prüft Atlas die Datei mit denselben Regeln wie beim Empfang.
Für Rechnungen an Behörden prüft Atlas die Leitweg-ID samt Prüfziffer; wer eine Leitweg-ID hat, bekommt automatisch eine XRechnung. Versendet wird per E-Mail direkt aus Atlas, ZUGFeRD als PDF, XRechnung als XML mit Lesefassung, oder Sie laden die Datei herunter.
- Storno und Korrektur, Abschlags- und Schlussrechnungen
- GiroCode für die Überweisung und Mahnwesen
- Angebote und Auftragsbestätigungen, aus denen Rechnungen werden
So läuft eine E-Rechnung durch Atlas.
Hochladen
XML-Datei oder ZUGFeRD-PDF in der Poststelle ablegen, per Drag-and-drop, auch mehrere auf einmal. Aus der iPhone-App teilen Sie ZUGFeRD-PDFs direkt aus Mail.
Erkennen
Atlas bestimmt Format und Profil, liest die Angaben aus der XML und erzeugt die Lesefassung.
Prüfen
In der Prüfansicht stehen alle Angaben schon da. Firma und Ordner sind vorgeschlagen; bei Bedarf fordern Sie eine Freigabe an.
Ablegen
Das Original geht mit Löschsperre ins Archiv, die Lesefassung daneben. Mit dem App-Zusatzpaket wird daraus gleich eine Zahlung in Finanzen.
Fragen zur E-Rechnung.
Muss mein Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026, für Unternehmen mit kleinerem Umsatz bis Ende 2027. Atlas sorgt dafür, dass Sie eingehende E-Rechnungen lesen, prüfen und richtig aufbewahren.
Wie kommen E-Rechnungen in Etra Atlas?
Sie laden die XML-Datei oder die ZUGFeRD-PDF in der Poststelle hoch, per Drag-and-drop oder Dateiauswahl. Mit der iPhone-App teilen Sie ZUGFeRD-PDFs direkt aus Mail oder Dateien an die Poststelle. Einen automatischen E-Mail-Eingang haben die Kundenportale derzeit nicht.
Nutzt Atlas für E-Rechnungen eine KI?
Nein. Bei einer echten E-Rechnung liest Atlas alle Angaben direkt aus der XML. Nur PDFs ohne XML und die Profile MINIMUM und BASIC WL, die nicht alle Angaben enthalten, liest die KI aus; sie läuft ausschließlich auf unseren eigenen Servern.
Wie lange bewahrt Atlas E-Rechnungen auf?
Das Original ist acht Jahre lang gegen das Löschen gesperrt, bis zum 31. Dezember des maßgeblichen Jahres. Danach bleibt es im Archiv, bis Sie es löschen. Die Sperre vorzeitig aufheben kann nur ein Administrator mit seinem Passkey.
Ist die Ablage in Atlas GoBD-konform?
Atlas unterstützt Sie bei den Anforderungen: unverändertes Original mit Prüfsumme, Löschsperre für Rechnungen, verkettetes Audit-Protokoll und Rechte je Ordner. Ob Ihr Verfahren insgesamt den GoBD entspricht, hängt auch von Ihren Abläufen ab und gehört in Ihre Verfahrensdokumentation; ein Zertifikat stellen wir nicht aus.
Kann ich mit Atlas E-Rechnungen über Peppol versenden?
Nein. Atlas schreibt XRechnung und ZUGFeRD und versendet sie per E-Mail oder zum Herunterladen. Für Portale von Behörden laden Sie die geprüfte XRechnung dort hoch; einen Versand über Peppol bietet Atlas derzeit nicht an.
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