Atlas
Anmelden
Etra Atlas · Support

Wie können wir helfen?

Durchsuchen Sie die Anleitung und die häufigen Fragen. Finden Sie keine Antwort, schreiben Sie uns über das Formular unten.

Anleitung

Etra Atlas Schritt für Schritt.

Jeder Bereich so, wie er im Menü heißt. Klicken Sie auf einen Bereich, um ihn aufzuklappen.

Erste Schritte

AnmeldungSo melden Sie sich mit Firmencode, Passwort oder Passkey und einem zweiten Faktor an.

Jede Firma hat in Etra Atlas ein eigenes Portal. Den Weg dorthin öffnet der Firmencode: sechs Buchstaben und Ziffern, die Sie von der Atlas-Verwaltung Ihrer Firma bekommen. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.

So geht’s

  1. Öffnen Sie etrabase.com und wählen Sie „Anmelden“. In den Apps fragt Atlas beim ersten Start nach dem Firmencode.
  2. Geben Sie den Firmencode ein. Mit „Auf diesem Gerät merken“ entfällt dieser Schritt beim nächsten Mal.
  3. Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an oder wählen Sie „Mit Passkey anmelden“.
  4. Bestätigen Sie mit dem zweiten Faktor: dem 6-stelligen Code aus der E-Mail, dem Code aus Ihrer Authenticator-App oder der Bestätigung in der App auf Ihrem iPhone.
  5. Beim ersten Mal lesen und bestätigen Sie die Nutzungshinweise und die Datenschutzinformation.

Danach öffnet Atlas Ihre Startseite. Ein Konto legt immer Ihre Firma an; selbst registrieren können Sie sich nicht. Administratoren melden sich für die Verwaltung mit einem Passkey an, denn Verwaltungsrechte gelten nur nach einer Anmeldung mit Passkey.

Atlas einrichtenDie geführte Einrichtung für Administratoren: Firmen, Rechnungsdaten, Erkennung und Team.

Nach der Bestellung führt Atlas den ersten Administrator Schritt für Schritt durch die Einrichtung. Ein kleiner Knopf oben rechts öffnet „Atlas einrichten“ beim ersten offenen Schritt und zeigt den Fortschritt, bis alles erledigt ist.

So geht’s

  1. Melden Sie sich mit einem Passkey an. Mit Passwort zeigt Atlas nur den Schritt „Mit Passkey anmelden“, denn die Verwaltung öffnet sich nur nach einer Anmeldung mit Passkey.
  2. Legen Sie unter „Ihre Firmen“ alle Firmen an, für die Atlas Dokumente annehmen soll.
  3. Tragen Sie je Firma Anschrift, Steuer und Bank sowie die Vorgaben für Rechnungen ein. Diese Angaben stehen später auf jeder Rechnung.
  4. Prüfen Sie die Dokumentenerkennung und, mit dem App-Zusatzpaket, die Schritte zu Finanzen, Inventar sowie Arbeitszeit und Feiertagen.
  5. Laden Sie unter „Kolleginnen und Kollegen“ Ihr Team ein.

Alles speichert sich von selbst. Sie können die Einrichtung jederzeit schließen und später an derselben Stelle fortsetzen. Was Sie direkt auf den Seiten der Bereiche eintragen, zählt ebenfalls als erledigt.

Dokumente und Post

PoststelleHier kommen alle Dokumente an, werden ausgelesen und warten auf die Prüfung.

Die Poststelle ist der Eingang von Atlas. Erlaubt sind PDF, Word, Fotos als JPG oder PNG und E-Rechnungen als XML, bis zu acht Dateien auf einmal und bis zu 30 MB je Datei. Atlas liest jedes Dokument aus, auch Scans ohne Textebene, füllt die Felder vor und schlägt Firma, Ordner und Projekt mit Begründung vor.

So geht’s

  1. Öffnen Sie im Menü „Poststelle“.
  2. Ziehen Sie die Dateien auf die Fläche „Dokumente hierher ziehen oder klicken“ oder klicken Sie darauf und wählen Sie sie aus.
  3. Warten Sie, bis die Verarbeitung fertig ist. Das Dokument erscheint dann unter „Zur Prüfung“.
  4. Klicken Sie auf das Dokument, um es zu prüfen und abzulegen.

Für vertrauliche Unterlagen gibt es „In geschützten Ordner hochladen“: Firma und Ordner stehen dann fest, und nur wer eine Freigabe für diesen Ordner hat, sieht die Dokumente. Hochladen und prüfen darf, wer eine Schreib-Freigabe hat. Dieselbe Datei erkennt Atlas wieder und legt sie nicht zweimal ab.

Dokument prüfenAusgelesene Angaben kontrollieren, korrigieren und das Dokument ablegen, weiterleiten oder verwerfen.

Die Prüfansicht zeigt links das Dokument und rechts die „Geprüften Angaben“: Firma, Ordner, Projekt, Absender, Titel und die Felder des Ordners, etwa Belegdatum, Fälligkeit, Beträge, Rechnungsnummer und IBAN. Alle Prüfer arbeiten am selben Stapel; Atlas zeigt, wer gerade an welchem Dokument sitzt.

So geht’s

  1. Prüfen Sie den Vorschlag für Firma und Ordner und ändern Sie ihn bei Bedarf.
  2. Klicken Sie in ein Feld und markieren Sie die passende Stelle im Dokument. Der Text landet im Feld, Datum und Betrag gleich richtig formatiert.
  3. Haken Sie „Aus meiner Korrektur lernen“ an, wenn Atlas sich Ihre Zuordnung merken soll.
  4. Wählen Sie „Ablegen“. Das Dokument geht ins Archiv.

Statt abzulegen können Sie das Dokument mit „An Posteingang weiterleiten“ an Personen oder Abteilungen schicken oder mit „Zum Workflow“ als Karte auf ein Board legen. „Verwerfen“ verlangt bei Rechnungen einen Grund. Atlas lernt nur als Vorschlag: Still geändert wird nichts, auch nicht an Dokumenten, die schon abgelegt sind.

E-RechnungenXRechnung und ZUGFeRD empfangen: Atlas liest sie ohne KI aus der XML und sperrt das Original gegen das Löschen.

E-Rechnungen laden Sie wie jedes Dokument in der Poststelle hoch: als XML-Datei (XRechnung) oder als PDF mit eingebetteter XML (ZUGFeRD, Factur-X). Atlas erkennt Format und Profil selbst, liest alle Angaben direkt aus der XML und erzeugt eine gut lesbare Fassung als PDF. Eine KI wird dafür nicht gebraucht.

So geht’s

  1. Laden Sie die Datei in der Poststelle hoch.
  2. Öffnen Sie die Prüfung. Der Kasten „E-Rechnung“ nennt Format, Einstufung, Prüfsumme und das Ergebnis der Prüfung gegen die Regeln von XRechnung und EN 16931.
  3. Prüfen Sie den Vorschlag für Firma und Ordner und legen Sie die Rechnung ab.

Das Original speichert Atlas unverändert mit Prüfsumme und sperrt es acht Jahre gegen das Löschen. Im Archiv zeigt ein Schloss die Sperre. Die XML-Datei ist maßgeblich, die Lesefassung liegt daneben. Eigene Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung schreiben Sie mit dem App-Zusatzpaket im Bereich „Rechnungen“.

PosteingangIhre persönliche Liste: weitergeleitete Dokumente, Freigaben, Urlaubsanträge und Erinnerungen.

Im Posteingang landet alles, was auf Sie wartet: weitergeleitete Dokumente, Freigabe-Anfragen aus dem Workflow, Zahlungsfreigaben und Zahlungserinnerungen aus Finanzen, Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Lohnläufe zur Freigabe. Die Zahl am Menüpunkt zeigt, wie viel offen ist. Jeder sieht nur Einträge an sich, an seine Abteilung und die, die er selbst geschickt hat.

So geht’s

  1. Öffnen Sie im Menü „Posteingang“.
  2. Klicken Sie auf einen Eintrag. Mit Dokument sehen Sie links das Dokument, rechts Verlauf, Angaben und Notizen.
  3. Wählen Sie „Übernehmen“, damit andere sehen, dass Sie sich kümmern.
  4. Entscheiden Sie mit „Freigeben ✓“ oder „Ablehnen ✗“. Wer ablehnt, nennt einen Grund.
  5. Schließen Sie Erledigtes mit „Erledigt“ ab oder geben Sie den Eintrag mit „Zurücklegen“ wieder frei.

Dieselben Knöpfe stehen in der Zeile und im geöffneten Eintrag. Die Dringlichkeit Hoch erscheint gelb, Dringend rot. Freigeben darf nur, wer für die Firma das Häkchen „Freigabe-Berechtigung“ hat. Mit „Erledigte anzeigen“ sehen Sie auch abgeschlossene Einträge.

ArchivAlle abgelegten Dokumente suchen, ansehen, herunterladen und weitergeben.

Im Archiv liegen alle abgelegten Dokumente, geordnet nach Firma, Ordner und Monat. Sie finden nur Dokumente aus Firmen und Ordnern, für die Sie eine Lese-Freigabe haben. Geschützte Ordner brauchen eine eigene Freigabe.

So geht’s

  1. Öffnen Sie im Menü „Archiv“ und suchen Sie im Reiter „Suche & Filter“ oder „KI-Suche“.
  2. Klicken Sie auf einen Treffer. Die Vorschau erscheint neben der Liste.
  3. Wählen Sie „Öffnen“ oder doppelklicken Sie, um die Vollansicht mit allen Angaben, Notizen und dem Protokoll zu sehen.
  4. Nutzen Sie dort „Bearbeiten“, „Weiterleiten“, „Zum Workflow“ oder „Herunterladen“.

„Herunterladen“ liefert das PDF mit Ihren Anmerkungen, „Original herunterladen“ die unveränderte Datei. Ändern dürfen Sie mit der Bearbeiten-Freigabe des Ordners, löschen nur mit der Lösch-Freigabe. Gelöschte Dokumente landen im Papierkorb. Downloads und Exporte hält Atlas in einem eigenen Zugriffsprotokoll fest.

DokumentansichtText markieren und kopieren, im Dokument zeichnen und Notizen am Dokument hinterlassen.

Prüfung, Archiv, Posteingang und Workflow-Karten nutzen dieselbe Ansicht für Dokumente. Sie können Text auch auf Scans markieren und kopieren, Suchtreffer anspringen und Anmerkungen auf das Dokument setzen.

So geht’s

  1. Markieren Sie Text mit der Maus und wählen Sie „Kopieren“ oder, in der Prüfung, „In das aktive Feld übernehmen“.
  2. Springen Sie mit „Voriger Treffer“ und „Nächster Treffer“ zwischen den Fundstellen Ihrer Suche.
  3. Wählen Sie den Stift, um auf dem Dokument zu zeichnen, oder schreiben Sie Text darauf. Farbe und Strichstärke stellen Sie daneben ein.
  4. Schreiben Sie unter „Notizen zum Dokument“ eine Notiz und wählen Sie „Notiz speichern“.

Anmerkungen ändern das Original nicht: Beim Herunterladen kommen sie im PDF mit, das Original bleibt daneben erhalten. Notizen und Protokoll bleiben am Dokument, von der Poststelle bis ins Archiv. Das Protokoll zeigt, wer das Dokument hochgeladen, geprüft, weitergeleitet und abgelegt hat. Klappt das Markieren nicht, hilft „Textebene neu aufbauen“.

PapierkorbGelöschte Dokumente zurückholen; endgültig löschen nur nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Gelöschte Dokumente verschwinden nicht sofort. Sie liegen mit ihren Dateien im Papierkorb des Archivs, mit Ordner, Löschdatum und dem Namen der Person, die gelöscht hat.

So geht’s

  1. Öffnen Sie das Archiv und wählen Sie „Papierkorb“.
  2. Suchen Sie das Dokument in der Liste „Gelöschte Dokumente“.
  3. Wählen Sie „Zurückholen“. Das Dokument liegt wieder an seinem Platz im Archiv.

Zurückholen darf, wer im Ordner löschen darf. Endgültig löschen dürfen nur Administratoren, bestätigt mit ihrem Passkey. Solange eine Aufbewahrungsfrist läuft, etwa die achtjährige Löschsperre für E-Rechnungen, ist auch das gesperrt. Jede Löschung steht im Audit-Log.

Suche und Atlas AI

Archiv: Suche und FilterDokumente nach Wörtern, Nummern, Firma, Ordner und Zeitraum finden.

Die Stichwortsuche im Archiv durchsucht Titel, Absender, Rechnungs- und Kundennummer, IBAN, die Felder und den gesamten Text der Dokumente, auch von Scans. Sie findet die üblichen Schreibweisen und Formen: Müller, Mueller und Muller; Rechnung und Rechnungen; 1500 und 1.500,00.

So geht’s

  1. Öffnen Sie das Archiv und den Reiter „Suche & Filter“.
  2. Geben Sie Wörter oder Nummern ein. Alle Wörter müssen vorkommen; in Anführungszeichen sucht Atlas die genaue Wortfolge.
  3. Grenzen Sie mit „Firma“, „Ordner“, „Von“ und „Bis“ ein. „Von“ und „Bis“ beziehen sich auf das Belegdatum.
  4. Wechseln Sie bei Bedarf zwischen „Liste“ und „Kacheln“.

Datumsangaben gehen in jedem üblichen Format, etwa 15.01.2026, 15. Januar 2026 oder November 2025. Findet die Suche nichts, schlägt sie ähnliche Schreibweisen vor; „Mit der KI-Suche versuchen“ übernimmt den Begriff in die KI-Suche. „Filter zurücksetzen“ leert alle Angaben.

Archiv: KI-SucheFragen in eigenen Worten stellen und die Antwort mit Fundstellen bekommen.

Die KI-Suche versteht Fragen und Beschreibungen in eigenen Worten, etwa „Wann war die letzte Wartung der Heizung?“. Sie antwortet im ganzen Satz und legt die Treffer daneben, jeweils mit der Stelle im Dokument. Dabei sucht sie auch nach Synonymen und Zeiträumen. Die KI läuft auf den eigenen Servern von Etra oder auf Ihrem eigenen Server.

So geht’s

  1. Öffnen Sie das Archiv und den Reiter „KI-Suche“.
  2. Beschreiben Sie, was Sie suchen, mit mindestens drei Zeichen, und drücken Sie Enter oder „Suchen“.
  3. Öffnen Sie einen Treffer. Die Fundstelle ist im Dokument markiert.

Die Angabe „Relevanz“ zeigt in Prozent, wie gut ein Treffer passt. Ein Filter auf einen Ordner gilt auch für die KI-Suche. Findet sie nichts, übernimmt „Zur Filter-Suche mit diesen Begriffen“ Ihre Frage in die Stichwortsuche. Die KI-Suche findet nur Dokumente, die Sie auch lesen dürfen, und gehört zum Grundpaket.

Atlas AIDer Assistent im System: sucht im Archiv, beantwortet Fragen, legt Aufgaben an und erstellt Dokumente.

Atlas AI ist ein Chat, der in Atlas mitarbeitet. Er durchsucht das Archiv, beantwortet Fragen zu offenen Zahlungen und Workflow-Aufgaben, legt Aufgaben an und erstellt PDF- und Word-Dokumente, auch aus Paragraf-Vorlagen. Was nicht in Atlas steht, sucht er im Internet, liest die besten Treffer selbst und nennt die Quellen. Jeden Arbeitsschritt zeigt er an.

So geht’s

  1. Öffnen Sie im Menü „Atlas AI“.
  2. Schreiben Sie Ihre Frage oder Ihren Auftrag in das Feld und wählen Sie „Senden“. Mit „Datei anhängen“ geben Sie eine Datei mit.
  3. Schalten Sie „Gründlich“ ein, wenn Atlas AI vor der Antwort länger nachdenken soll.
  4. Klicken Sie auf einen der vorgeschlagenen Knöpfe unter der Antwort, um nachzufragen.

Mit dem „Sprachmodus“ sprechen Sie, statt zu tippen, und „Vorlesen“ liest Antworten vor. Für das Diktat nutzt Atlas die Spracherkennung Ihres Browsers, am besten in Chrome oder Edge. Atlas AI arbeitet nur mit Ihren Rechten. Antworten einer KI können Fehler enthalten; prüfen Sie wichtige Ergebnisse. Atlas AI gehört zum App-Zusatzpaket und steht Administratoren und Konten mit der Freigabe „Atlas AI“ zur Verfügung.

Atlas AI: Gespräche und GedächtnisFrühere Gespräche wieder aufnehmen und Atlas AI dauerhafte Wünsche merken lassen.

Atlas AI speichert Ihre Gespräche, damit Sie später weitermachen können. Außerdem merkt er sich dauerhafte Wünsche, etwa wie Antworten aussehen sollen oder wer bei einem Kunden Ansprechpartner ist. Diese Notizen sehen nur Sie. Passwörter, Kontonummern und Kartennummern merkt sich Atlas AI nie.

So geht’s

  1. Öffnen Sie Atlas AI. Ihre bisherigen Gespräche stehen in der Liste.
  2. Klicken Sie ein Gespräch an, um weiterzuschreiben, oder wählen Sie „Neues Gespräch“.
  3. Sagen Sie Atlas AI, was er sich merken soll, zum Beispiel „Antworten Sie mir immer in drei Sätzen“. Atlas zeigt dann „Gemerkt“.
  4. Öffnen Sie „Gedächtnis“, um gemerkte Notizen anzusehen, zu ändern oder zu löschen.

„Rückgängig“ an einer gemerkten Notiz nimmt den Zusatz aus dieser Antwort wieder zurück. Gespräche benennen Sie mit ✎ um und löschen sie einzeln oder alle. Was sich Atlas aus einem Gespräch gemerkt hat, bleibt im Gedächtnis, bis Sie es dort löschen.

Atlas AI (Knopf unten rechts)Der kleine Knopf unten rechts erklärt Seiten und Knöpfe und erledigt erlaubte Aufgaben.

Neben dem Chat-Knopf unten rechts öffnet ein kleiner Knopf Atlas AI auf jeder Seite. Er erklärt, was eine Seite oder ein Knopf tut, zeigt die passende Stelle auf dem Bildschirm und erledigt erlaubte Aufgaben, vor allem im Workflow.

So geht’s

  1. Klicken Sie unten rechts auf den Knopf von Atlas AI.
  2. Fragen Sie in eigenen Worten, etwa „Wo lege ich einen neuen Benutzer an?“ oder „Was macht dieser Knopf?“.
  3. Soll Atlas AI etwas tun, zeigt er den Plan zuerst blau markiert auf der Seite.
  4. Prüfen Sie den Plan und wählen Sie „Annehmen“. Erst dann wird gespeichert.

Der Knopf arbeitet nur mit Ihren Rechten. Er steht Administratoren und Konten mit der Freigabe „Atlas AI“ zur Verfügung, wenn das App-Zusatzpaket gebucht ist. Bei Störungen oder Fragen zum Vertrag erreichen Sie uns über das Kontaktformular.

Finanzen und Rechnungen

FinanzenWas Ihre Firmen wem zahlen: aus abgelegten Rechnungen, je Woche, Monat oder Jahr.

Abgelegte Rechnungen werden in Finanzen von selbst zu Zahlungen, Gutschriften werden gegengerechnet. Dazu kommen eigene Einträge, einmalig oder wiederkehrend. Jede Zahlung hat einen Stand: offen, überfällig, bezahlt oder erwartet.

So geht’s

  1. Öffnen Sie im Menü „Finanzen“ und wählen Sie Woche, Monat oder Jahr sowie die Firma.
  2. Gruppieren Sie mit „Nach Empfänger“ oder suchen Sie einen Empfänger.
  3. Erfassen Sie Zahlungen ohne Rechnung mit „Eintrag hinzufügen“ oder „Wiederkehrende Zahlung“.
  4. Setzen Sie erledigte Zahlungen auf „Bezahlt“ oder fordern Sie eine Freigabe an.
  5. Laden Sie die Liste mit „Als CSV (Excel) herunterladen“ herunter.

Bei wiederkehrenden Zahlungen erwartet Atlas jeden Termin und zeigt, wenn ein Beleg fehlt. Eigene Einträge werden mit der passenden Rechnung verknüpft statt doppelt gezählt, mögliche Doppelrechnungen werden markiert. Fremdwährungen stehen getrennt vom Euro-Saldo. Finanzen sieht, wer für eine Firma die Finanzen-Freigabe hat, und nur für diese Firmen. Finanzen gehört zum App-Zusatzpaket.

Zahlungen freigebenZahlungen im Posteingang mit Passkey freigeben, bevor jemand sie ausführt.

Wer eine Zahlung vorbereitet, fordert in Finanzen die Freigabe an. Freigeben darf nur, wer für die Firma das Häkchen „Freigabe-Berechtigung“ hat; ab einem Betrag, den Ihre Firma festlegt, braucht es eine zweite Freigabe. Die Freigabe selbst bewegt noch kein Geld.

So geht’s

  1. Wählen Sie in Finanzen an der Zahlung „Freigabe anfordern“.
  2. Die Freigeber bekommen eine „Zahlungsfreigabe“ in ihren Posteingang, mit Empfänger, Betrag, IBAN, Fälligkeit und Rechnung.
  3. Der Freigeber prüft und wählt „Freigeben“ mit seinem Passkey oder „Ablehnen“ mit Begründung.
  4. In Finanzen steht die Zahlung danach als „Freigegeben, bereit zur Zahlung“ und wird ausgeführt oder als bezahlt gebucht.

Ist eine Zahlung bald fällig, erinnert ein Eintrag im Posteingang. Läuft die Frist heute ab, erscheint „Frist unter 24 Stunden“ in Gelb, ist sie überschritten, in Rot. Wer angefordert hat, kann die Anfrage mit „Zurückziehen“ zurücknehmen, solange nichts an die Bank gegangen ist. Fehlt dem Freigeber noch ein Passkey, legt er ihn direkt im Dialog an.

BankverbindungenFreigegebene Zahlungen per EBICS an die Bank senden und Kontoauszüge abrufen.

Unter Verwaltung, „Bankverbindungen“ verbinden Administratoren Atlas über EBICS mit der Bank Ihrer Firma. Danach lassen sich freigegebene Zahlungen direkt aus Atlas an die Bank senden und Kontoauszüge abrufen. Bietet eine Bank kein EBICS, erstellt Atlas stattdessen eine SEPA-Überweisungsdatei für das Online-Banking.

So geht’s

  1. Legen Sie je Konto eine Bankverbindung an, mit den EBICS-Zugangsdaten Ihrer Bank.
  2. Richten Sie für jede Person mit Zahlungsrecht einen eigenen EBICS-Teilnehmer ein.
  3. Richten Sie die Schlüssel ein und lassen Sie den Zugang von Ihrer Bank freischalten.
  4. Führen Sie freigegebene Zahlungen mit „Zahlung ausführen“ aus und bestätigen Sie mit Ihrem Passkey.

Für EBICS brauchen Sie einen entsprechenden Vertrag mit Ihrer Bank. Jede Zahlung braucht vorher eine Freigabe; die SEPA-Datei gibt es nur mit Freigabe-Berechtigung und im Tageslimit der Firma. Die Seite sehen nur Administratoren.

RechnungenEigene Rechnungen schreiben, auch als E-Rechnung, ausstellen und versenden.

Im Bereich „Rechnungen“ schreiben Sie Ausgangsrechnungen als PDF, als ZUGFeRD oder als XRechnung in CII oder UBL. Vor dem Ausstellen prüft Atlas die Rechnung mit denselben Regeln wie beim Empfang. Rechnungsnummern laufen fortlaufend je Firma.

So geht’s

  1. Öffnen Sie „Rechnungen“, den Reiter „Ausgang“ und „Neue Rechnung“.
  2. Wählen Sie die rechnungsstellende Firma und den Kunden oder legen Sie mit „Neuer Kunde“ einen an.
  3. Tragen Sie Rechnungsdatum, Leistung, Zahlungsziel und mit „Position hinzufügen“ die Positionen ein.
  4. Kontrollieren Sie rechts die Summen, die „Prüfung vor dem Ausstellen“ und die Vorschau.
  5. Wählen Sie „Ausstellen“. Danach senden Sie die Rechnung per E-Mail aus Atlas oder laden sie herunter.

Für Rechnungen an Behörden prüft Atlas die Leitweg-ID. Ausgestellte Rechnungen werden storniert oder korrigiert, nicht mehr geändert. Unter „Angebote“ entstehen Angebote und Auftragsbestätigungen, unter „Aufträge“ Abschlags- und Schlussrechnungen, unter „Serien“ wiederkehrende Rechnungen, etwa für Miete oder Wartung. Kunden und Artikel pflegen Sie unter „Stammdaten“. Rechnungen schreibt, wer für die Firma „Rechnungen schreiben“ hat.

Rechnungen: Offene Posten und MahnwesenUnbezahlte Ausgangsrechnungen im Blick behalten, Zahlungen erfassen und mahnen.

„Offene Posten“ zeigt alle unbezahlten Ausgangsrechnungen zu einem Stichtag, nach Fälligkeit gestaffelt, mit den Tagen über der Frist und der letzten Mahnung. Das „Mahnwesen“ schlägt daraus die nächste Stufe vor: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung oder 2. Mahnung, mit Verzugszinsen und Pauschale.

So geht’s

  1. Öffnen Sie „Rechnungen“ und den Reiter „Offene Posten“.
  2. Erfassen Sie eingegangene Zahlungen direkt an der Rechnung.
  3. Wechseln Sie zum Reiter „Mahnwesen“ und prüfen Sie die Mahnvorschläge.
  4. Erstellen Sie die Mahnung und versenden Sie sie.

Jede Mahnung bekommt eine eigene Nummer und steht an der Rechnung. Ob ein GiroCode für die Überweisung auf die Rechnung kommt und wie das Mahnwesen rechnet, legen Administratoren je Firma unter Verwaltung, Firmen im Reiter „Rechnungen“ fest.

AbschlüsseBWA, Jahresabschluss oder Einnahmenüberschussrechnung aus den Daten, die Atlas schon hat.

Unter „Abschlüsse“ erstellt Atlas die BWA eines Monats mit kurzfristiger Erfolgsrechnung, Vorjahresvergleich und Kontennachweis. Dazu kommt der Jahresabschluss nach HGB oder, bei Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG, die Einnahmenüberschussrechnung. Grundlage sind Ihre Belege, Rechnungen und Zahlungen in Atlas.

So geht’s

  1. Öffnen Sie im Menü „Abschlüsse“ und wählen Sie Firma und Zeitraum.
  2. Beantworten Sie links die Rückfragen, etwa zu Kontoständen, Beständen oder Darlehen. Viele haben einen Vorschlag mit Quelle.
  3. Klicken Sie auf eine Zeile der Vorschau, um zu sehen, aus welchen Buchungen die Zahl besteht. Bei Ausgaben können Sie das Konto ändern.
  4. Erzeugen Sie das PDF. Es liegt danach im Reiter „Archiv“.

Atlas AI beantwortet rechts Fragen zu den Zahlen und schlägt Konten und Werte vor; übernommen wird nur, was Sie anhaken und bestätigen. Das Anlagenverzeichnis pflegen Sie im Reiter „Anlagen“. Für Ihre Steuerberatung erzeugt Atlas einen Buchungsstapel im DATEV-Format mit den Belegen als ZIP. Abschlüsse nutzen Administratoren und wer die Finanzen-Freigabe hat.

Zusammenarbeit

WorkflowAufgaben als Karten auf Boards, persönlich und im Team.

Der Workflow ordnet Aufgaben als Karten in Spalten. Jeder hat ein persönliches Board, dazu gibt es das Team-Board und weitere Boards, etwa je Projekt, mit eigenen Mitgliedern. Karten tragen Titel, Beschreibung, Fälligkeit und Zuständige und lassen sich mit Dokumenten, Notizen und Dateien verbinden.

So geht’s

  1. Öffnen Sie im Menü „Workflow“ und wählen Sie oben das Board.
  2. Legen Sie in einer Spalte eine neue Karte an.
  3. Klicken Sie auf die Karte, setzen Sie Beschreibung, „Fällig am“ und „Zugewiesen an“ und wählen Sie „Speichern“.
  4. Ziehen Sie die Karte in die nächste Spalte, wenn sich der Stand ändert.

Dokumente aus Poststelle und Archiv legen Sie mit „Zum Workflow“ als Karte auf ein Board. Ein Doppelklick auf eine Karte öffnet die Schnellaktionen. Oben sehen Sie, wer gerade am Board arbeitet. Neue Boards legen Administratoren an; Titel und Spalten pflegen auch die Board-Admins. Jede Bewegung steht im Board-Audit.

Workflow: Freigabe anfordernEine Karte oder ein Dokument zur Freigabe schicken; die Karte rückt von selbst weiter.

Braucht eine Aufgabe die Zustimmung einer anderen Person, fordern Sie an der Karte eine Freigabe an. Die Zuständigen finden die Anfrage in ihrem Posteingang. Die Karte wandert dabei von selbst in die Spalten, die für den Freigabe-Lauf des Boards eingestellt sind.

So geht’s

  1. Öffnen Sie die Karte im Workflow.
  2. Wählen Sie bei Bedarf unter „Firma für die Freigabe…“ die Firma.
  3. Schreiben Sie eine „Notiz zur Freigabe-Anfrage“ und wählen Sie „Freigabe anfordern“.
  4. Der Freigeber entscheidet im Posteingang mit „Freigeben ✓“ oder „Ablehnen ✗“ und nennt beim Ablehnen einen Grund.

Name und Datum der Entscheidung stehen an der Karte. Wird abgelehnt, bekommen Sie eine Rückmeldung in den Posteingang und können mit „Freigabe erneut anfordern“ einen neuen Anlauf nehmen. Freigeben darf nur, wer für die Firma die Freigabe-Berechtigung hat.

To-doIhre persönliche Liste für heute und morgen, auf jeder Seite griffbereit.

Die To-do-Liste öffnet sich als Leiste von rechts, auf jeder Seite. Ihre Listen für heute, morgen und Erledigtes sind zugleich Spalten Ihres persönlichen Boards im Workflow. Unter „Mir zugewiesen und fällig“ sehen Sie Karten, die andere Ihnen zugewiesen haben.

So geht’s

  1. Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf „To-do“ oder drücken Sie die Taste N außerhalb von Eingabefeldern.
  2. Tippen Sie eine Aufgabe oder Notiz ein und drücken Sie Enter. Mit „Für morgen“ landet sie auf der Liste für morgen.
  3. Haken Sie Erledigtes ab oder schieben Sie es mit „Auf morgen“ weiter.
  4. Öffnen Sie mit „Ganzes Board öffnen“ Ihr persönliches Board.

Unerledigtes vom Vortag erscheint unter „Noch fällig“. Namen der Listen und den Tageswechsel stellen Sie unter „Einstellungen“ ein. Wer die Liste nicht nutzt, blendet sie unter „Ihr Konto“, „Menü anpassen“ aus.

ChatEinzel- und Gruppenchats, Kanäle, Dateien und Erwähnungen im eigenen Team.

Der Chat verbindet Ihr Team innerhalb von Atlas: Einzel- und Gruppenchats, Kanäle mit Unterkanälen, Antworten im Beitrag, Dateien, Reaktionen und Erwähnungen. Der runde Knopf unten rechts öffnet Ihre Chats auf jeder Seite; bis zu drei bleiben als kleine Fenster offen, auch wenn Sie die Seite wechseln.

So geht’s

  1. Öffnen Sie im Menü „Chat“ und wählen Sie „Neuer Chat oder Kanal“.
  2. Wählen Sie die Personen oder geben Sie dem Kanal einen Namen.
  3. Schreiben Sie Ihre Nachricht und senden Sie sie. Mit „Datei anhängen“ teilen Sie Dateien.
  4. Über „Weitere Aktionen“ an einer Nachricht antworten, bearbeiten oder anheften Sie, oder Sie wählen „Zum Workflow hinzufügen“.

Mit „Nicht stören“ und „Stumm schalten“ steuern Sie, wann Atlas Sie auf neue Nachrichten hinweist. Kanäle verwalten ihre Besitzer und Administratoren. Der Chat gehört zum App-Zusatzpaket und steht allen Büro-Konten offen.

Chat: Anrufe und BesprechungenSprach- und Videoanrufe mit Bildschirmfreigabe, Besprechungen auch mit externen Gästen.

Aus jedem Chat starten Sie einen Sprach- oder Videoanruf, auf Wunsch mit Bildschirmfreigabe. Eingehende Anrufe erscheinen auf jeder Seite von Atlas. Das Anruf-Fenster lässt sich verkleinern, verschieben und zur Leiste einklappen, damit Sie nebenbei weiterarbeiten.

So geht’s

  1. Öffnen Sie den Chat und wählen Sie „Anrufen“ oder „Videoanruf“.
  2. Für einen festen Termin öffnen Sie „Besprechungen“ oben in der Chat-Liste und wählen „Neue Besprechung“.
  3. Geben Sie Titel und Dauer an, wählen Sie „Intern“ oder „Extern“ und fügen Sie Gäste hinzu.
  4. Wählen Sie „Planen“. Auf Wunsch geht eine Einladung per E-Mail mit Link und Kalenderdatei hinaus.

Externe Gäste brauchen kein Konto: Sie öffnen den Link, nennen ihren Namen, prüfen Mikrofon und Kamera und warten, bis jemand sie einlässt. Im Anruf können Sie den Hintergrund weichzeichnen, Personen anheften, reagieren und sich zu Wort melden. Unter „Vergangen“ stehen frühere Besprechungen mit Transkript; ein Klick öffnet Zusammenfassung, Fragen und Transkript.

ParagrafVerträge und Schreiben aus Vorlagen: Fragen beantworten statt Text ändern.

Paragraf macht aus Word-Dateien Vorlagen. Wer ein Dokument erstellt, beantwortet nur noch Fragen, und das Dokument schreibt sich daneben mit. Vorlagen kennen Ja/Nein-Klauseln, Geschlechtsformen, fortlaufende Nummerierung, berechnete Felder und Fristen, Anlagen und einen Briefkopf je Firma.

So geht’s

  1. Öffnen Sie im Menü „Paragraf“.
  2. Beschreiben Sie oben unter „Was möchten Sie erstellen?“ Ihr Dokument und wählen Sie „Erstellen“. Atlas AI baut den Entwurf.
  3. Oder wählen Sie bei einer Vorlage „Ausfüllen“.
  4. Füllen Sie links „Ihre Angaben“ aus. Rechts entsteht das Dokument.
  5. Speichern Sie es und geben Sie es als Word oder PDF aus.

Eigene Vorlagen legen Sie mit „Word-Datei importieren“ an und markieren die variablen Stellen im Editor. Ob jemand Vorlagen nur nutzen, auch bearbeiten oder löschen darf, stellen Administratoren je Benutzer ein. Ihre gespeicherten Dokumente finden Sie unter „Gespeicherte Dokumente“. Paragraf gehört zum App-Zusatzpaket.

ProjekteObjekte und Bauvorhaben je Firma, damit Atlas Dokumente dem richtigen Projekt zuordnet.

Projekte sind Objekte, Baustellen oder Bauvorhaben einer Firma, mit Adresse und Kürzeln. Taucht eines davon in einem Dokument auf, schlägt Atlas das Projekt bei der Prüfung in der Poststelle vor. Projekte sind keine Workflow-Boards; in TrackLiv dienen sie als Ziele der Einsätze.

So geht’s

  1. Öffnen Sie „Projekte“, als Administrator unter Verwaltung.
  2. Wählen Sie „Projekt anlegen“, die Firma und den Projektnamen.
  3. Tragen Sie unter „Aliase / Erkennungsmerkmale“ ein, woran Atlas das Projekt im Text erkennt, etwa Straße und Hausnummer oder ein internes Kürzel.
  4. Wählen Sie „Anlegen“.

Projekte pflegen Administratoren und Benutzer mit der Freigabe „Projektverwaltung“. In der Prüfung lässt sich das vorgeschlagene Projekt jederzeit ändern oder leer lassen. Die Zahl der Projekte ist nicht begrenzt.

Personal und Zeiten

WorkonDen eigenen Arbeitstag starten, Pausen erfassen und beenden.

Mit Workon erfassen Sie Ihre Arbeitszeit im Browser oder in der App. Gezählt wird mit der Uhr des Servers, nicht mit der Ihres Geräts. Den Standort erfasst Workon nur beim Starten und Beenden des Arbeitstags und nur, wenn Sie es erlauben; ein Bewegungsprofil entsteht nicht.

So geht’s

  1. Öffnen Sie im Menü „Workon“.
  2. Wählen Sie „Arbeitstag starten“.
  3. Wählen Sie für eine Pause „Pause starten“ und danach „Pause beenden“.
  4. Wählen Sie am Ende „Arbeitstag beenden“.

Unter „Meine Zeiten“ sehen Sie Ihre Woche. Was Workon erfasst, sind Rohdaten: Vergessene oder falsche Zeiten korrigiert nur die Verwaltung unter „Zeiten“, immer mit Begründung. Workon weist auf zu kurze Pausen und Tage über zehn Stunden hin, zieht Pausen aber nie automatisch ab. Ohne Standortfreigabe zählt die Zeit trotzdem. Workon gehört zum App-Zusatzpaket.

Workon: Urlaub und KrankmeldungUrlaub beantragen und sich krank melden; die Vorgesetzten entscheiden im Posteingang.

Urlaubsanträge und Krankmeldungen laufen über Workon. Sie liegen eingeklappt unter „Mehr Optionen“ am Ende der Seite. Das Urlaubskonto zählt Montag bis Freitag ohne die Feiertage Ihres Bundeslands.

So geht’s

  1. Öffnen Sie Workon und klappen Sie „Mehr Optionen“ auf.
  2. Für Urlaub wählen Sie „Von“ und „Bis“, schreiben bei Bedarf eine Anmerkung und wählen „Urlaub beantragen“.
  3. Für eine Krankmeldung tragen Sie „Krank von“ und „Voraussichtlich bis“ ein und wählen „Krank melden“.
  4. Hängen Sie die ärztliche Bescheinigung als PDF oder Bild an oder wählen Sie „Mit dem Handy scannen“. Eine Diagnose gehört nicht dazu.

Der Antrag landet im Posteingang Ihrer oder Ihres Vorgesetzten. Dort wird er genehmigt, abgelehnt oder es wird um eine Änderung gebeten; über den eigenen Antrag entscheidet niemand selbst. Solange nicht entschieden ist, ändern Sie ihn mit „Antrag anpassen“ oder nehmen ihn mit „Zurückziehen“ zurück. Eine fehlende Bescheinigung reichen Sie mit „Bescheinigung nachreichen“ nach.

ZeitenArbeitszeiten und Abwesenheiten aller Mitarbeiter mit Soll, Ist und Überstunden.

„Zeiten“ zeigt Arbeitszeiten und Abwesenheiten je Woche, Monat oder Jahr: Soll, Ist, Überstunden und, mit Freigabe, den Lohn. Nur hier werden Zeiten korrigiert, nachgetragen oder storniert, immer mit Begründung; die ursprünglichen Werte bleiben nachvollziehbar.

So geht’s

  1. Öffnen Sie „Zeiten“, als Administrator unter Verwaltung.
  2. Wählen Sie den Zeitraum und „Alle Mitarbeiter“ oder eine Person.
  3. Wählen Sie „Korrigieren“ an einem Eintrag oder „Nachtragen“ für einen fehlenden Tag, geben Sie die Begründung an und speichern Sie.
  4. Laden Sie für die Lohnabrechnung „Auswertung (CSV)“ oder „Einzelzeiten (CSV)“ herunter. Die Dateien öffnen sich in Excel.

Offene Urlaubsanträge entscheiden Sie mit „Im Posteingang entscheiden“. Die Feiertage stellen Administratoren über das Bundesland ein. Alle Zeiten sehen Administratoren und Personen mit der Freigabe „Zeiterfassung verwalten“; Vorgesetzte sehen ihre eigenen Leute und entscheiden über deren Urlaub.

PersonalDie Personalakte je Mitarbeiter: Beschäftigung, Vergütung, Urlaub, Krankheit und Dokumente.

Die Personalakte hält Stammdaten, Beschäftigung, Vorgesetzte, Vergütung, Urlaub und Krankheit sowie Notizen je Mitarbeiter fest. Mit diesen Werten rechnet die Übersicht „Zeiten“ Soll, Überstunden und Lohn, Workon den Urlaubsanspruch.

So geht’s

  1. Öffnen Sie „Personal“ und wählen Sie den Mitarbeiter.
  2. Tragen Sie unter „Beschäftigung“ Wochenstunden, Arbeitstage je Woche, Urlaubstage je Jahr, die Firma und die oder den Vorgesetzten ein.
  3. Tragen Sie unter „Vergütung“ Stundenlohn oder Monatsgehalt und die Regeln für Überstunden ein.
  4. Verknüpfen Sie unter „Dokumente“ Verträge und Bescheinigungen aus dem Archiv.
  5. Wählen Sie „Personalakte speichern“ und bestätigen Sie mit Ihrem Passkey.

Personalakten sehen nur Administratoren und Personen mit der Freigabe „Personalakten“. Die eigene Akte kann niemand selbst ändern. Ein geändertes Gehaltskonto bestätigt eine zweite Person im Posteingang, bevor der Lohnlauf darauf auszahlt.

LohnlaufDen Lohn eines Monats aus Workon und den Personalakten rechnen und mit vier Augen freigeben.

Der Lohnlauf rechnet für jeden Mitarbeiter Stunden, Brutto, Lohnsteuer nach dem amtlichen Programmablaufplan, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer, Sozialversicherung und Netto. Genehmigter Urlaub und gemeldete Krankheit zählen von selbst mit. Dazu zeigt er die Summen je Finanzamt und je Krankenkasse.

So geht’s

  1. Öffnen Sie „Personal“ und dort den Lohnlauf. Wählen Sie den Monat und „Berechnen“.
  2. Prüfen Sie die Hinweise auf Lücken, etwa fehlende Angaben, offene Zeiten oder unentschiedene Urlaubsanträge.
  3. Kontrollieren Sie die Tabelle je Person und die Summen.
  4. Wählen Sie „Freigabe anfragen“. Eine zweite Person gibt den Lauf im Posteingang mit ihrem Passkey frei.

Atlas rechnet, Ihr Steuerbüro meldet: Die amtliche Lohnabrechnung, die Meldungen zur Sozialversicherung und die Lohnsteueranmeldung macht weiter Ihre Steuerberatung. Den Lohnlauf nutzen Administratoren und Personen mit der Freigabe „Personalakten“; er gehört zum App-Zusatzpaket.

Kunden und Recht

KundenAlle Kunden, Interessenten, Lieferanten und Partner einer Firma, jeweils mit eigener Akte.

Unter „Kunden“ führen Sie je Firma Kunden, Interessenten, Lieferanten und Partner. Kunden aus Rechnungen erscheinen von selbst. Rechts stehen die Wiedervorlagen der nächsten sieben Tage und Vorschläge aus dem Archiv. Ein Klick öffnet die Kundenakte.

So geht’s

  1. Öffnen Sie im Menü „Kunden“ und suchen Sie den Kunden oder legen Sie ihn an.
  2. Öffnen Sie die Akte. Oben steht die Zusammenfassung von Atlas AI: was wichtig ist, was offen ist und was als Nächstes zu tun ist.
  3. Halten Sie mit „Etwas festhalten“ einen Anruf, Termin, eine Notiz, E-Mail, einen Brief oder eine Wiedervorlage fest.
  4. Tragen Sie unter „Wichtig zu wissen“ ein, was das ganze Team über den Kunden wissen soll.

Der „Verlauf“ sammelt Dokumente aus dem Archiv, Briefe aus Paragraf, Rechnungen mit Zahlungsstand und Ihre Einträge, nach Art filterbar. Dazu sehen Sie den Umsatz der letzten zwölf Monate, offene Rechnungen und den letzten Kontakt. Jeder sieht nur, wofür er freigegeben ist; Rechnungen und Umsatz etwa nur mit „Rechnungen schreiben“. Kunden gehört zum App-Zusatzpaket.

Logistik und Einsatz

TrackLivEinsatzplanung für Teams und Fahrzeuge mit Live-Karte, direkt in Atlas.

TrackLiv plant, wer heute mit welchem Fahrzeug wohin fährt. Die Karte zeigt alle Baustellen, die Fahrzeuge unterwegs und vor Ort und die geplanten Routen. TrackLiv öffnet sich im Atlas-Fenster; angemeldet wird von selbst mit Ihrem Atlas-Konto.

So geht’s

  1. Öffnen Sie im Menü „TrackLiv“ und den Bereich „Lokal“.
  2. Ziehen Sie in der Disposition Personen auf Fahrzeuge und wählen Sie ein Ziel aus der Projektliste oder eine freie Adresse.
  3. Lassen Sie sich auf Wunsch einen Tagesvorschlag machen. TrackLiv zeigt vorher jede Änderung; was Sie fixiert haben, bleibt.
  4. Verfolgen Sie im Zeitplan geplante und tatsächliche Abfahrt, Ankunft und Rückkehr.

TrackLiv warnt, wenn niemand im Fahrzeug die passende Führerscheinklasse hat oder ein Team eine Viertelstunde nach der geplanten Abfahrt noch nicht losgefahren ist. Geräte und Material aus dem Inventar laden Sie aufs Fahrzeug. Die Positionen kommen aus einem GPS-Ortungsgerät im Fahrzeug; Handys werden nicht geortet. Wer TrackLiv nutzen darf, legen Administratoren je Benutzer fest. TrackLiv gehört zum App-Zusatzpaket, wir richten es für Sie ein.

TrackLiv: FernverkehrLkw-Touren mit Abholungen, Lieferungen und Zwischenstopps über einen oder mehrere Tage.

Im Bereich „Fernverkehr“ planen Sie Lkw-Touren: Abholungen, Lieferungen und Zwischenstopps, Lkw, bis zu zwei Fahrer, Auftraggeber, Auftragsnummer und Ladung. TrackLiv schlägt die Zeiten vor, hakt jeden Stopp ab, sobald der Lkw ankommt und wieder abfährt, und zeigt sofort, welcher Stopp sich verspätet.

So geht’s

  1. Öffnen Sie TrackLiv und wechseln Sie zu „Fernverkehr“.
  2. Legen Sie eine Tour an und tragen Sie die Stopps in der richtigen Reihenfolge ein.
  3. Wählen Sie Lkw und Fahrer und speichern Sie.
  4. Planen Sie in der Disposition für Woche oder Monat, verschieben Sie Touren per Ziehen oder wiederholen Sie sie wöchentlich oder an jedem Werktag.
  5. Schließen Sie die Tour am Ende mit „Tour abschließen“ ab.

Ankunft, Restkilometer und Fahrzeit bis zum nächsten Stopp werden laufend aktualisiert. Auf Wunsch erscheint jede Lieferung als Karte im Workflow und wandert von „Wird geliefert“ nach „Geliefert“, sobald der Lkw am Ziel ist. Ein Fahrer, der im Bereich „Lokal“ eingeplant ist, steht am selben Tag nicht für den Fernverkehr bereit.

InventarBestände vermieten, verkaufen und daraus Rechnungen erstellen.

Im Inventar führen Sie Bestände mit Artikeln, Etiketten und Standort. Je nach Art des Bestands erfassen Sie Vermietungen mit Stundensatz, Einsatzstunden und Anfahrten oder Verkäufe mit Käufer und Preis. Was TrackLiv auf ein Fahrzeug oder eine Baustelle bringt, steht am Artikel, mit Ort, Zeitpunkt und Namen.

So geht’s

  1. Öffnen Sie im Menü „Inventar“ und wählen Sie den Bestand.
  2. Legen Sie mit „Artikel anlegen“ neue Artikel an.
  3. Wählen Sie am Artikel „Vermietung beginnen“ und erfassen Sie Stunden und Fahrten, oder „Verkauf eintragen“.
  4. Markieren Sie Artikel mit „Für Rechnung auswählen“ und wählen Sie „Rechnung aus Auswahl“.
  5. Prüfen Sie den Entwurf im Bereich „Rechnungen“ und stellen Sie ihn aus.

Abgerechnete Stunden und Fahrten markiert Atlas danach als abgerechnet. Bestände, ihre Mitglieder und wer daraus Rechnungen erstellen darf, legen Administratoren über das Zahnrad oben rechts fest. Inventar gehört zum App-Zusatzpaket.

Kontoart HandwerkerFür Mitarbeiter auf der Baustelle: Atlas in der App, mit Workon und dem eigenen Einsatz.

Mitarbeiter, die vor allem auf Baustellen und beim Kunden arbeiten, bekommen ein Konto der Kontoart „Handwerker“. Sie nutzen Atlas in der App auf dem Telefon: Workon für Arbeitszeit, Urlaub und Krankmeldung, auf dem iPhone dazu „Mein Einsatz“ mit ihren Einsätzen aus TrackLiv. Archiv, Finanzen und die übrige Büroarbeit sehen sie nicht.

So geht’s

  1. Öffnen Sie als Administrator Verwaltung, „Benutzer“, und wählen Sie „Benutzer anlegen“.
  2. Wählen Sie unter „Kontoart“ „Handwerker: nur Workon und Mein Einsatz“. Ordner-Freigaben braucht dieses Konto nicht.
  3. Geben Sie dem Mitarbeiter den Firmencode, seine E-Mail-Adresse und das Startpasswort.
  4. Der Mitarbeiter installiert die App Etra Atlas und meldet sich damit an.

Im Browser gibt es für Handwerker-Konten keinen Zugang; nach der Anmeldung erscheint dort nur der Hinweis auf die App. Administratoren können nie Handwerker sein. Die Kontoart lässt sich später auf der Detailseite des Benutzers ändern.

Verwaltung

FirmenFirmen anlegen und Firmendaten und Rechnungsvorgaben je Firma pflegen.

In Atlas verwalten Sie beliebig viele Firmen getrennt in einem Portal, etwa Tochterfirmen oder Gemeinschaften, für die Sie verwalten. Jede Firma hat einen Namen und Aliase, an denen Atlas eingehende Dokumente der Firma zuordnet. Rechte vergeben Sie je Firma und Ordner.

So geht’s

  1. Öffnen Sie Verwaltung, „Firmen“. Dafür sind Sie mit Ihrem Passkey angemeldet.
  2. Legen Sie eine Firma mit Namen und Aliasen an, etwa früheren Namen oder Abkürzungen, und bestätigen Sie mit dem Passkey.
  3. Klicken Sie auf den Namen der Firma. Tragen Sie im Reiter „Firmendaten“ Rechtsform, Anschrift, USt-IdNr., Steuernummer, Register und Bank ein.
  4. Legen Sie im Reiter „Rechnungen“ Nummernkreis, Versand, Abschläge, GiroCode und Mahnwesen fest.

Diese Angaben stehen auf jeder Rechnung und E-Rechnung der Firma. Dokumente, die Atlas keiner Firma eindeutig zuordnen kann, liegen in der Auffang-Firma „Unbekannt“ und werden einsortiert, sobald sie die Firma eindeutig nennen.

BenutzerKonten anlegen, Rechte vergeben, sperren und deaktivieren.

Unter Verwaltung, „Benutzer“ sehen Administratoren alle Konten mit Rolle, Merkmalen und Status. Ein neuer Benutzer braucht einen freien Benutzerplatz. Jede Änderung bestätigen Sie mit Ihrem Passkey.

So geht’s

  1. Wählen Sie „Benutzer anlegen“.
  2. Tragen Sie Namen und E-Mail-Adresse ein. Atlas schlägt ein Startpasswort mit mindestens zehn Zeichen vor. Wählen Sie Rolle und Kontoart.
  3. Wählen Sie „Weiter zu Freigaben“ und setzen Sie die Häkchen je Firma und Ordner, oder übernehmen Sie die Vorlage der Rolle für alle Firmen.
  4. Legen Sie das Konto an und bestätigen Sie mit Ihrem Passkey.
  5. Geben Sie dem Benutzer Firmencode, E-Mail-Adresse und Startpasswort auf sicherem Weg weiter.

Auf der Detailseite vergeben Sie Zusatzrechte wie Atlas AI, Projektverwaltung, Zeiterfassung verwalten und Personalakten sowie die Stufen für TrackLiv und Paragraf. In der Karte „Zugang“ sperren Sie ein Konto befristet, melden es überall ab oder setzen die Telefon-Anmeldung zurück. Sind alle Plätze belegt, bucht ein Superadmin unter „System“ weitere dazu. Administratoren legt nur ein Superadmin an.

Benutzer: Rollen und Ordner-FreigabenFestlegen, wer welche Ordner je Firma lesen, schreiben, bearbeiten und löschen darf.

Rechte vergibt Atlas je Benutzer, Firma und Ordner: lesen, schreiben, bearbeiten und löschen. Dazu kommen firmenweite Rechte für Freigaben, Finanzen und „Rechnungen schreiben“. Der Server prüft die Rechte bei jedem Zugriff, auch wenn Atlas AI für jemanden arbeitet.

So geht’s

  1. Öffnen Sie Verwaltung, „Benutzer“, und den Benutzer.
  2. Setzen Sie in der Karte „Ordner-Freigaben“ je Firma die Häkchen für die Ordner.
  3. Setzen Sie bei Bedarf die firmenweiten Rechte und speichern Sie. Rechte für Zahlungen bestätigen Sie mit einem frischen Passkey.
  4. Für wiederkehrende Rechtebündel öffnen Sie den Reiter „Rollen“ und legen eine Vorlage an, etwa „Buchhaltung“.

Eine Rolle füllt beim Anlegen eines Benutzers oder mit „Rollen-Vorlage anwenden“ die Freigaben vor, mehr nicht; eine spätere Änderung der Rolle ändert bestehende Freigaben nicht. Geschützte Ordner sieht nur, wer eine ausdrückliche Freigabe dafür hat.

ExtraktionFestlegen, welche Angaben Atlas aus Dokumenten liest, und die Ablage-Ordner pflegen.

Unter Verwaltung, „Extraktion“ legen Administratoren fest, welche Angaben Atlas automatisch aus Dokumenten liest und für welche Ordner sie gelten. Aktive Felder erscheinen in der Prüfansicht der Poststelle. Im Reiter „Ordner“ pflegen Sie die Ablage-Ordner, also die Dokumenttypen, für alle Firmen.

So geht’s

  1. Öffnen Sie Verwaltung, „Extraktion“.
  2. Schalten Sie ein Feld mit „Aktiv“ ein und wählen Sie unter „Gilt für“ die Ordner.
  3. Legen Sie im Reiter „Ordner“ neue Ordner an, benennen Sie sie um oder schützen Sie sie.
  4. Bestätigen Sie jede Änderung mit Ihrem Passkey.

Oben zeigt der „Systemzustand“, ob in Atlas gerade etwas gestört ist, mit Befund und Maßnahme in Klartext. Unten steht die KI-Warteschlange. Dokumente in der Auffang-Firma „Unbekannt“ ordnet Atlas von selbst immer wieder einer Firma zu; schwache Treffer stehen als Vorschlag zum Übernehmen bereit.

Audit-LogWer hat wann was geändert: Anmeldungen, Sperren und Verwaltungsaktionen, nicht änderbar.

Das Audit-Log hält jede Anmeldung, jeden Fehlversuch, jede Sperre und jede Verwaltungsaktion fest. Die Einträge sind in einer Hash-Kette versiegelt: Nachträglich ändern lässt sich nichts, ohne dass es auffällt. Das Board-Audit zeigt zusätzlich jede Aktion im Workflow, neueste zuerst.

So geht’s

  1. Öffnen Sie im Menü unter „Nachweis“ das „Audit-Log“.
  2. Filtern Sie nach Aktion, Akteur und Zeitraum.
  3. Wählen Sie „Kette prüfen“. Atlas belegt, dass kein Eintrag verändert wurde.
  4. Für den Workflow öffnen Sie „Board-Audit“: Dort steht, wer wann was auf welchem Board und an welcher Karte getan hat.

Beide Protokolle sehen nur Administratoren. Downloads und Exporte hält Atlas zusätzlich in einem eigenen Zugriffsprotokoll fest. Das unterstützt Ihre Verfahrensdokumentation.

SystemIhr Vertrag mit Etra: Paket, Benutzerplätze, Speicher, Zahlungsart, Rechnungen und Kündigung.

Die Seite „System“ ist der letzte Eintrag unter Verwaltung und nur für Superadmins sichtbar. Sie zeigt Ihr Paket, die Benutzerplätze, den Speicher, ob das App-Zusatzpaket gebucht ist, die nächste Abrechnung und Ihre Rechnungen. Jede Änderung bestätigen Sie mit Ihrem Passkey.

So geht’s

  1. Öffnen Sie Verwaltung, „System“.
  2. Stellen Sie unter „Paket und Plätze ändern“ Paket, weitere Benutzer, App-Zusatzpaket und Speicher ein. Darunter steht, was es kostet und ab wann es gilt.
  3. Wählen Sie „Änderung buchen“. Eine günstigere Auswahl merken Sie mit „Wechsel vormerken“ zum Ende des bezahlten Monats vor.
  4. Ändern Sie Zahlungsart, Rechnungsadresse und USt-IdNr. mit „Zahlungsdaten ändern“ beim Zahlungsdienst Stripe.

Hier kündigen Sie auch den Vertrag oder nehmen eine Kündigung zurück. Mit „Anfrage an Etra“ schreiben Sie uns für alles, was nicht online geht, etwa ein Jahrespaket, einen eigenen Server oder einen Datenexport. Die „Systemsperre“ sperrt bei einem Vorfall oder für Wartung alle Benutzer ohne Administratorrechte aus, auf Wunsch auch alle Administratoren.

Sicherheit und Konto

Ihr KontoPasswort, Anmeldung, Geräte, Sprache, Benachrichtigungen und Menü an einer Stelle.

„Ihr Konto“ erreichen Sie über Ihren Namen unten links im Menü. Dort ändern Sie Ihr Passwort, sichern die Anmeldung mit Passkey, iPhone oder Authenticator-App ab, sehen Ihre angemeldeten Geräte, wählen die Sprache, stellen die Benachrichtigungen ein, hinterlegen Ihre dienstliche Telefonnummer und passen das Menü an.

So geht’s

  1. Öffnen Sie „Ihr Konto“ und die Karte „Passwort ändern“.
  2. Geben Sie Ihr aktuelles Passwort ein und zweimal das neue, mit mindestens zehn Zeichen. „Würfeln“ erzeugt ein sicheres Passwort.
  3. Wählen Sie „Code anfordern und ändern“ und geben Sie den Code aus der E-Mail oder Ihrer Authenticator-App ein.

Änderungen am eigenen Konto bestätigen Sie immer mit Ihrem Passwort und einem Code. So kann niemand Ihr Konto übernehmen, der nur kurz an Ihrem entsperrten Rechner sitzt. Ihr Konto legt Ihre Firma an und löscht es auch wieder; wenden Sie sich dafür an Ihre Atlas-Verwaltung.

PasskeysMit Fingerabdruck, Gesicht oder Geräte-PIN statt mit dem Passwort anmelden.

Ein Passkey ersetzt das Passwort. Sie melden sich mit Face ID, Fingerabdruck oder der Gerätesperre an; der Code danach bleibt. Einen Passkey kann niemand erraten oder auf einer gefälschten Seite abfangen. Für die Verwaltung ist er Pflicht: Verwaltungsrechte gelten nur nach einer Anmeldung mit Passkey, und jede Änderung bestätigt der Administrator einzeln damit.

So geht’s

  1. Öffnen Sie „Ihr Konto“ und die Karte „Passkeys“.
  2. Fügen Sie einen Passkey hinzu und bestätigen Sie mit Ihrem Passwort und einem Code.
  3. Folgen Sie der Abfrage Ihres Geräts oder Browsers.
  4. Geben Sie dem Passkey einen Namen, etwa „Büro-PC“.

Beim nächsten Mal wählen Sie „Mit Passkey anmelden“. Atlas kann nach der Anmeldung auch anbieten, für ein neues Gerät einen Passkey anzulegen. Meldet der Browser, dass er keine Passkeys anlegen kann, nutzen Sie bitte einen aktuellen Browser. Passkeys verlorener Geräte entfernen Sie in derselben Karte.

Authenticator-App und iPhoneDen zweiten Faktor aus einer Authenticator-App holen oder Anmeldungen auf dem iPhone bestätigen.

Nach Passwort oder Passkey verlangt Atlas immer einen zweiten Faktor. Ohne Einstellung kommt ein 6-stelliger Code per E-Mail. Schneller geht es mit einer Authenticator-App, etwa Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Apple Passwörter oder 1Password, oder mit der Bestätigung in der App Etra Atlas auf dem iPhone.

So geht’s

  1. Öffnen Sie „Ihr Konto“.
  2. Für eine Authenticator-App wählen Sie die Karte „Authenticator-App“ und scannen den QR-Code mit der App.
  3. Für das iPhone wählen Sie in der Karte „Mobile App“ „iPhone verbinden“, bestätigen mit Passwort und Code und scannen den QR-Code in der App unter Mehr, „Codes und Bestätigungen“. Bestätigen Sie mit Face ID.
  4. Bei der nächsten Anmeldung am Computer zeigt Atlas eine Zahl. Tippen Sie sie in der App ein oder scannen Sie den QR-Code und bestätigen Sie mit Face ID oder Touch ID.

Bestätigen Sie nur Anmeldungen, die Sie selbst gerade begonnen haben. Ohne Netz zeigt die App einen 6-stelligen Code. Ist das Telefon verloren, setzt ein Administrator die Telefon-Anmeldung zurück; danach kommt der Code wieder per E-Mail.

Angemeldete GeräteSehen, wo Ihr Konto angemeldet ist, und andere Geräte abmelden.

Die Karte „Angemeldete Geräte“ in „Ihr Konto“ zeigt jede aktive Anmeldung: Gerät, Anmeldeweg mit Passwort oder Passkey, IP-Adresse, zuletzt aktiv und wann die Anmeldung ohne Benutzung abläuft. Die aktuelle Anmeldung ist als „dieses Gerät“ gekennzeichnet.

So geht’s

  1. Öffnen Sie „Ihr Konto“ und die Karte „Angemeldete Geräte“.
  2. Prüfen Sie, ob Sie jedes Gerät kennen.
  3. Wählen Sie an einem fremden oder alten Gerät „Abmelden“ und bestätigen Sie.
  4. Mit „Alle anderen Geräte abmelden“ beenden Sie alle Anmeldungen außer der aktuellen.

Kennen Sie ein Gerät nicht, ändern Sie danach Ihr Passwort und informieren Sie Ihre Atlas-Verwaltung. Auf einem neuen Gerät melden Sie sich ganz normal an: Firmencode, E-Mail-Adresse, Passwort oder Passkey und Code. Die aktuelle Anmeldung beenden Sie unten links im Menü mit „Abmelden“.

BenachrichtigungenFestlegen, welche Meldungen unten links erscheinen und ob ein Ton spielt.

Neues meldet Atlas unten links auf jeder Seite, ohne dass Sie die Seite neu laden. Was Sie davon sehen wollen, stellen Sie selbst ein.

So geht’s

  1. Öffnen Sie „Ihr Konto“ und die Karte „Benachrichtigungen“.
  2. Schalten Sie Meldungen ganz, je Bereich oder aufgeklappt je einzelner Meldung ab.
  3. Bei Zahlungen, neuen Dokumenten und Serienrechnungen wählen Sie zusätzlich die Firmen.
  4. Schalten Sie den Ton ein oder aus.

Anfragen und Freigaben bleiben immer im Posteingang mit Zähler, auch wenn Sie die Meldung abschalten. Hinweise zur Sicherheit, etwa zu einer geänderten Bankverbindung, kommen immer. Auf Wunsch zeigt der Chat neue Nachrichten auch als Desktop-Benachrichtigung.

SpracheAtlas auf Deutsch, Englisch, Türkisch oder Polnisch nutzen.

Deutsch ist eingebaut. Weitere Sprachen wie Englisch, Türkisch und Polnisch laden Sie als Sprachpaket herunter. Die eingeschaltete Sprache gilt für die Oberfläche, für E-Mails von Atlas und für die Antworten von Atlas AI.

So geht’s

  1. Öffnen Sie „Ihr Konto“ und die Karte „Sprache“.
  2. Laden Sie das gewünschte Sprachpaket herunter.
  3. Schalten Sie die Sprache ein.

Auf der Anmeldeseite und der Seite zum Setzen des Passworts wählen Sie die Sprache oben rechts in der Karte; ein fehlendes Paket lädt Atlas dabei von selbst. Nach der Anmeldung gleicht Atlas die Sprache mit Ihrem Konto ab. Die Einstellung gilt nur für Sie, nicht für Ihre Kolleginnen und Kollegen. Die Apps für iPhone, iPad und Android sind auf Deutsch.

Konto angehaltenWas passiert, wenn Atlas eine auffällige Aktion stoppt, und wie Sie weiterarbeiten.

Fällt Atlas etwas auf, etwa mehrere Löschungen kurz nach einer Passwortänderung, führt es die Aktion nicht aus und hält das Konto vorsorglich an. Der Inhaber bekommt eine Warnmail mit einem Code. So bleibt ein fremd übernommenes Konto wirkungslos, bis der echte Inhaber bestätigt.

So geht’s

  1. Atlas zeigt „Bitte bestätigen Sie, dass Sie das waren“.
  2. Waren Sie es selbst, geben Sie den Code aus der Warnmail oder aus Ihrer Authenticator-App ein.
  3. Arbeiten Sie danach wie gewohnt weiter und wiederholen Sie die Aktion, falls nötig.

Waren Sie es nicht, geben Sie keinen Code ein und informieren Sie sofort Ihre Atlas-Verwaltung. Administratoren prüfen das Konto unter Verwaltung, „Benutzer“, in der Karte „Zugang“: Sie können es sperren, überall abmelden oder mit „Ohne Code freigeben“ wieder freigeben.

Apps

App für iPhone und iPadPosteingang, Poststelle mit Scanner, Archiv, Workflow, Workon und Atlas AI unterwegs.

Die App Etra Atlas gibt es im App Store, ab iOS 18. Sie bringt die wichtigsten Bereiche als eigene Ansichten mit: Posteingang, Poststelle mit Dokumentenscanner, Archiv und Workflow, mit dem App-Zusatzpaket auch Workon und Atlas AI. Paragraf, Inventar und Finanzen öffnen Sie mit derselben Anmeldung.

So geht’s

  1. Laden Sie Etra Atlas aus dem App Store.
  2. Geben Sie den Firmencode Ihrer Firma ein.
  3. Melden Sie sich mit E-Mail-Adresse und Passwort oder Passkey an und geben Sie den Code ein.
  4. Scannen Sie Belege mit der Kamera oder geben Sie Dateien aus Mail, Dateien und Fotos über „Teilen“ an die Poststelle. Ein Tipp lädt sie hoch.

In der App erteilen oder verweigern Sie Freigaben, genehmigen Urlaubsanträge und beginnen den Arbeitstag mit einem Tipp. Widgets, Siri und Kurzbefehle sind dabei; die Zahl offener Einträge steht am App-Symbol. Auf Wunsch sperren Sie die App mit Face ID oder Touch ID. Für eine andere Firma tippen Sie auf dem Anmeldebildschirm auf den Firmennamen und wählen „Andere Firma wählen“. Für die Verwaltung und mit Administratorkonten nutzen Sie Atlas im Browser oder in der App für Mac und Windows.

App für AndroidEtra Atlas für Android-Telefone, mit Firmencode wie auf dem iPhone.

Die App Etra Atlas für Android gibt es bei Google Play, ab Android 9. Sie bringt Posteingang, Poststelle mit Dokumentenscanner, Archiv und Workflow mit, mit dem App-Zusatzpaket auch Workon und Atlas AI. Angemeldet wird mit dem Firmencode, wie auf dem iPhone.

So geht’s

  1. Laden Sie Etra Atlas bei Google Play.
  2. Geben Sie den Firmencode Ihrer Firma ein.
  3. Melden Sie sich mit E-Mail-Adresse und Passwort oder Passkey an und geben Sie den Code ein.
  4. Scannen Sie Belege mit der Kamera oder geben Sie Dateien über „Teilen“ an die Poststelle der App. Ein Tipp lädt sie hoch.

Freigaben erteilen oder verweigern und Urlaubsanträge genehmigen geht direkt in der App. Für die Verwaltung und mit Administratorkonten nutzen Sie Atlas im Browser oder in der App für Mac und Windows. Konten der Kontoart Handwerker nutzen Atlas nur in der App.

Apps für Mac und WindowsDer ganze Atlas in einem eigenen Fenster, mit Mitteilungen und TrackLiv im selben Fenster.

Auf Mac und Windows läuft der ganze Atlas in einem eigenen Fenster. Die Mac-App ist von Apple notarisiert und aktualisiert sich selbst; sie läuft ab macOS 13 auf Macs mit Apple-Chip oder Intel-Prozessor. Die Windows-App läuft auf Windows 10 und 11.

So geht’s

  1. Laden Sie die App auf der Seite Etra Atlas im Abschnitt „Apps“ herunter.
  2. Installieren Sie sie. Unter Windows geht das für einzelne Benutzer, oder Ihre IT verteilt die App, etwa über Intune.
  3. Öffnen Sie die App und geben Sie den Firmencode ein.
  4. Melden Sie sich mit E-Mail-Adresse und Passwort oder Passkey und dem Code an.

TrackLiv öffnet sich im selben Fenster. Neues meldet die App als Mitteilung; am Mac steht die Zahl offener Einträge im Dock. Anders als die Apps für iPhone und Android eignen sich die Apps für Mac und Windows auch für die Verwaltung und für Administratorkonten.

Häufige Fragen

Schnelle Antworten.

Wie melde ich mich mit dem Firmencode an?

Öffnen Sie etrabase.com, wählen Sie „Anmelden“ und geben Sie den Firmencode Ihrer Firma ein: sechs Buchstaben und Ziffern, Groß- und Kleinschreibung egal. Danach melden Sie sich mit E-Mail-Adresse und Passwort oder Passkey an und bestätigen mit einem Code. In den Apps geben Sie den Firmencode beim ersten Start ein.

Den Firmencode bekommen Sie von der Atlas-Verwaltung Ihrer Firma. Meldet Atlas „Diesen Firmencode kennen wir nicht“, prüfen Sie die Schreibweise und fragen Sie im Zweifel dort nach. Ein Konto legt immer Ihre Firma an; selbst registrieren können Sie sich nicht.

Ich habe mein Passwort vergessen. Was nun?

Wählen Sie auf der Anmeldeseite „Passwort vergessen?“, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und wählen Sie „Link anfordern“. Gibt es ein Konto zu dieser Adresse, schickt Atlas Ihnen einen Link, mit dem Sie im Browser ein neues Passwort mit mindestens zehn Zeichen festlegen. Kommt keine E-Mail, sehen Sie bitte im Spam-Ordner nach.

Alternativ setzt ein Administrator Ihrer Firma unter Verwaltung, Benutzer ein neues Passwort für Sie. Haben Sie einen Passkey eingerichtet, melden Sie sich auch ohne Passwort an.

Warum fragt Atlas bei jeder Anmeldung nach einem Code?

Atlas verlangt immer einen zweiten Faktor, auch nach einem Passkey. So reicht ein gestohlenes Passwort allein nicht aus. Den 6-stelligen Code bekommen Sie per E-Mail oder aus einer Authenticator-App, oder Sie bestätigen die Anmeldung in der App auf Ihrem iPhone.

Eine Authenticator-App richten Sie unter „Ihr Konto“, Karte „Authenticator-App“, mit einem QR-Code ein. Danach müssen Sie nicht mehr auf die E-Mail warten. Kommt ein Code nicht an, wählen Sie „Neuen Code senden“; der vorige gilt dann nicht mehr.

Was ist ein Passkey, und brauche ich einen?

Mit einem Passkey melden Sie sich per Face ID, Fingerabdruck oder Geräte-PIN an statt mit dem Passwort. Einen Passkey kann niemand erraten oder auf einer gefälschten Seite abfangen. Sie legen ihn unter „Ihr Konto“, Karte „Passkeys“, an.

Für Administratoren ist der Passkey Pflicht: Die Verwaltung öffnet sich nur nach einer Anmeldung mit Passkey, und jede Änderung an Benutzern, Rechten und Einstellungen bestätigen sie einzeln damit. Für alle anderen ist er freiwillig, aber empfohlen. Meldet Ihr Browser, dass er keine Passkeys anlegen kann, nutzen Sie bitte einen aktuellen Browser.

Wie bestätige ich Anmeldungen mit dem iPhone?

Öffnen Sie im Browser „Ihr Konto“ und wählen Sie in der Karte „Mobile App“ „iPhone verbinden“. Nach der Bestätigung mit Passwort und Code erscheint ein QR-Code. Scannen Sie ihn in der App Etra Atlas unter Mehr, „Codes und Bestätigungen“, und bestätigen Sie mit Face ID.

Melden Sie sich danach am Computer an, zeigt Atlas eine große Zahl und einen QR-Code. Tippen Sie die Zahl in der App ein oder scannen Sie den Code und bestätigen Sie mit Face ID oder Touch ID. Bestätigen Sie nur Anmeldungen, die Sie selbst gerade begonnen haben. Ohne Netz zeigt die App einen 6-stelligen Code.

Ich habe ein neues Telefon oder meins verloren. Wie komme ich wieder hinein?

Haben Sie noch Ihr altes Telefon, verbinden Sie das neue unter „Ihr Konto“ (beim iPhone mit „Weiteres iPhone verbinden“, sonst richten Sie die Authenticator-App neu ein) und entfernen danach das alte. Ist das Telefon verloren, bitten Sie einen Administrator Ihrer Firma, unter Verwaltung, Benutzer, in der Karte „Zugang“ die Telefon-Anmeldung zurückzusetzen. Danach kommt der Code wieder per E-Mail, und Sie richten das neue Telefon ein.

Melden Sie das verlorene Gerät außerdem unter „Ihr Konto“, „Angemeldete Geräte“, ab und entfernen Sie seinen Passkey. Auf einem neuen Computer melden Sie sich ganz normal mit Firmencode, Passwort oder Passkey und Code an.

Wie lege ich weitere Benutzer an?

Administratoren öffnen Verwaltung, Benutzer, und wählen „Benutzer anlegen“. Im ersten Schritt tragen Sie Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Kontoart ein; Atlas schlägt ein Startpasswort vor. Im zweiten Schritt setzen Sie die Ordner-Freigaben je Firma. Bestätigt wird mit dem Passkey. Geben Sie dem neuen Benutzer Firmencode, E-Mail-Adresse und Startpasswort auf sicherem Weg weiter.

Jeder Benutzer braucht einen bezahlten Platz. Sind alle belegt, erscheint „Sie haben keine verfügbare Lizenz“. Dann bucht ein Superadmin unter „System“ weitere Plätze dazu, oder Sie deaktivieren ein Konto, das nicht mehr gebraucht wird. Administratoren legt nur ein Superadmin an.

Ein Kollege sieht einen Ordner oder Bereich nicht. Woran liegt das?

Atlas zeigt jedem nur, wofür er eine Freigabe hat. Dokumente sieht man nur in Firmen und Ordnern mit Lese-Freigabe, geschützte Ordner nur mit ausdrücklicher Freigabe. Bereiche wie Finanzen, Kunden, Legal, Atlas AI, Paragraf, Zeiten, Personal oder TrackLiv brauchen ein eigenes Recht. Ein Administrator prüft das unter Verwaltung, Benutzer, auf der Detailseite und in der Karte „Ordner-Freigaben“.

Bereiche des App-Zusatzpakets erscheinen nur, wenn Ihre Firma es gebucht hat. Konten der Kontoart Handwerker sehen nur Workon und ihren Einsatz. Hat jemand einen Eintrag nur ausgeblendet, holt er ihn unter „Ihr Konto“, „Menü anpassen“, zurück.

Welchen Browser brauche ich?

Etra Atlas läuft im Browser, ohne Installation, am Rechner und am Telefon. Nutzen Sie eine aktuelle Version eines gängigen Browsers wie Chrome, Edge, Firefox oder Safari. Für Passkeys braucht es einen aktuellen Browser; ältere Browser melden, dass sie keine Passkeys anlegen können.

Wer Atlas AI etwas diktieren möchte, nutzt die Spracherkennung des Browsers; das klappt am besten in Chrome oder Edge. Lieber ein eigenes Fenster? Dann nutzen Sie die Apps für Mac und Windows.

Gibt es Apps für iPhone, Android, Mac und Windows?

Ja. Etra Atlas gibt es für iPhone und iPad im App Store, für Android bei Google Play sowie für Mac und Windows zum Herunterladen auf der Seite Etra Atlas. Überall melden Sie sich mit dem Firmencode Ihrer Firma an.

Die Apps für iPhone, iPad und Android bringen Posteingang, Poststelle mit Dokumentenscanner, Archiv und Workflow mit, mit dem App-Zusatzpaket auch Workon und Atlas AI. Für die Verwaltung und mit Administratorkonten nutzen Sie Atlas im Browser oder in der App für Mac und Windows; dort läuft der ganze Atlas in einem eigenen Fenster.

Wie kommen Dokumente in Atlas?

Auf drei Wegen:

  • Hochladen: Ziehen Sie Dateien in die Poststelle oder wählen Sie sie aus: PDF, Word, JPG, PNG und E-Rechnungen als XML, bis zu acht auf einmal und bis zu 30 MB je Datei.
  • App: Scannen Sie Belege mit der Kamera der App oder geben Sie Dateien aus Mail, Dateien und Fotos über „Teilen“ an die Poststelle.
  • Scanner: Scannen Sie Papierpost mit einem beliebigen Scanner als PDF und laden Sie die Dateien hoch. Atlas liest auch Scans ohne Textebene.

Einen automatischen E-Mail-Eingang haben die Kundenportale derzeit nicht. Anhänge speichern Sie und laden sie hoch, oder Sie teilen sie mit der App direkt aus Ihrem Mailprogramm.

Kann Atlas E-Rechnungen empfangen und schreiben?

Ja. XRechnung und ZUGFeRD laden Sie in der Poststelle hoch. Atlas liest die Angaben ohne KI direkt aus der XML, prüft sie gegen die Regeln von XRechnung und EN 16931, zeigt eine Lesefassung und legt das unveränderte Original mit Prüfsumme und achtjähriger Löschsperre ab. Das ist im Grundpaket enthalten.

Eigene Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung schreiben Sie mit dem App-Zusatzpaket im Bereich „Rechnungen“ und versenden sie per E-Mail aus Atlas oder laden sie herunter. Einen Versand über Peppol bietet Atlas derzeit nicht an.

Die Suche findet ein Dokument nicht. Was kann ich tun?
  • Prüfen Sie die Filter: „Firma“, „Ordner“, „Von“ und „Bis“ grenzen ein. „Filter zurücksetzen“ leert alles.
  • Alle Suchwörter müssen vorkommen. Lassen Sie Wörter weg oder suchen Sie nach einer Nummer, etwa der Rechnungsnummer.
  • Versuchen Sie die KI-Suche und beschreiben Sie das Dokument in eigenen Worten.
  • Liegt das Dokument noch in der Poststelle? Erst abgelegte Dokumente stehen im Archiv.
  • Sie finden nur Dokumente, die Sie lesen dürfen. Fehlt Ihnen eine Freigabe, hilft Ihr Administrator.

Lässt sich in einem bestimmten Dokument kein Text markieren oder finden, öffnen Sie es und wählen Sie in der Dokumentansicht „Textebene neu aufbauen“. Hilft das nicht, schreiben Sie uns über das Kontaktformular.

Wo bleiben meine Daten, wenn ich Atlas AI nutze?

Atlas AI, die KI-Suche und das Auslesen der Belege laufen ausschließlich auf den eigenen Servern von Etra in Deutschland oder auf Ihrem eigenen Server, nicht bei einem Cloud-KI-Anbieter. Dokumente, Fragen und Antworten gehen an keinen KI-Anbieter, und mit Ihren Dokumenten wird keine KI trainiert. Atlas AI arbeitet nur mit den Rechten dessen, der fragt.

Sucht Atlas AI im Internet, geht nur die Suchanfrage über unseren eigenen Suchdienst hinaus. Wer diktiert, nutzt die Spracherkennung seines Browsers, je nach Browser auf dem Gerät oder über einen Dienst des Browserherstellers. Gespräche und gemerkte Notizen sehen nur Sie. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung.

Der Speicher ist voll. Was nun?

Erreicht Ihr Portal die Speichergrenze Ihres Pakets, nimmt Atlas keine neuen Dateien mehr an und meldet „Der Speicher Ihres Pakets ist voll“. Lesen, Suchen und alles andere gehen weiter. Gezählt werden die Dateien, etwa Dokumente und Dateien aus Chat und Workflow, und die Datenbank.

Mehr Speicher bucht ein Superadmin Ihrer Firma unter „System“, „Paket und Plätze ändern“; eine Erweiterung gilt sofort. Dort steht auch, wie viel Speicher Ihr Paket hat. Fragen dazu beantworten wir über das Kontaktformular.

Wo finde ich meine Rechnungen von Etra und ändere mein Paket?

Auf der Seite „System“ unter Verwaltung. Sie ist nur für Superadmins sichtbar und zeigt Paket, Benutzerplätze, Speicher, App-Zusatzpaket, die nächste Abrechnung und Ihre Rechnungen. Unter „Paket und Plätze ändern“ buchen Sie weitere Benutzer, Speicher oder das App-Zusatzpaket. Eine teurere Auswahl gilt sofort und wird anteilig berechnet, eine günstigere merken Sie zum Ende des bezahlten Monats vor.

Zahlungsart, Rechnungsadresse und USt-IdNr. ändern Sie mit „Zahlungsdaten ändern“ beim Zahlungsdienst Stripe. Wird Ihr Vertrag nicht online abgerechnet, klären wir Rechnungen und Zahlungsdaten direkt mit Ihnen. Fragen zu einer Rechnung schicken Sie mit „Anfrage an Etra“ oder über das Kontaktformular.

Wie kündige ich Etra Atlas?

Ein Superadmin kündigt unter „System“ mit „Vertrag kündigen“. Atlas nennt den Termin: beim Grundpaket das Ende des bezahlten Monats, bei Paketen mit Mindestlaufzeit frühestens deren Ende, beim Jahrespaket das Ende des bezahlten Jahres. Bis dahin arbeiten Sie wie gewohnt und können die Kündigung zurücknehmen. Eine Kündigung per E-Mail an info@etrabase.com ist ebenfalls möglich.

Nach dem Vertragsende ist Atlas für alle Benutzer gesperrt. Einen Export Ihrer Dokumente und Daten können Sie bis 30 Tage nach dem Vertragsende anfordern; danach löschen wir die Daten, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht. In der Testphase endet der Zugang mit der Kündigung sofort, berechnet wird nichts.

Wie bekomme ich meine Daten aus Atlas heraus?

Im laufenden Betrieb laden Sie jedes Dokument im Archiv herunter, als PDF mit Ihren Anmerkungen oder als unverändertes Original. Finanzen und Zeiten exportieren Sie als CSV-Datei, die sich in Excel öffnet. Unter „Abschlüsse“ erzeugen Sie einen Buchungsstapel im DATEV-Format mit den Belegen als ZIP.

Einen Export aller Dokumente und Daten fordert ein Superadmin unter „System“ mit „Anfrage an Etra“ an, oder Sie schreiben uns über das Kontaktformular. Nach einer Kündigung geht das bis 30 Tage nach dem Vertragsende.

Arbeitet Atlas mit DATEV zusammen?

Ja. Unter „Abschlüsse“ erzeugen Sie einen Buchungsstapel im DATEV-Format: Ausgangsrechnungen und Eingangsbelege mit Steuerschlüssel, dazu die Belege als ZIP. Atlas merkt sich, was schon exportiert ist; Ihre Steuerberatung liest die Datei in DATEV ein.

Die direkte Verbindung zu DATEV Unternehmen online, über die Belege und Buchungsdaten von selbst an Ihre Steuerberatung gehen, ist gebaut und wird gerade von DATEV abgenommen. Danach schalten wir sie für alle Kunden frei; dasselbe gilt für ELSTER. Die amtliche Lohnabrechnung, die Meldungen zur Sozialversicherung und die Lohnsteueranmeldung macht weiter Ihr Steuerbüro in DATEV.

Warum kann ich ein Dokument nicht löschen?

Dafür gibt es drei mögliche Gründe:

  • Recht: Löschen darf nur, wer im Ordner die Lösch-Freigabe hat.
  • Löschsperre: E-Rechnungen sperrt Atlas acht Jahre gegen das Löschen, bis zum 31. Dezember des maßgeblichen Jahres (§ 14b UStG, § 147 AO). Ein Schloss im Archiv zeigt die Sperre. Aufheben kann sie nur ein Administrator mit seinem Passkey.
  • Papierkorb: Gelöschte Dokumente liegen zunächst im Papierkorb und lassen sich zurückholen. Endgültig löschen nur Administratoren mit Passkey, und nie, solange eine Aufbewahrungsfrist läuft.

Jede Löschung steht im Audit-Log. Atlas unterstützt Sie bei den Anforderungen der GoBD; ob Ihr Verfahren insgesamt den GoBD entspricht, hängt auch von Ihren Abläufen ab. Ein Zertifikat stellen wir nicht aus.

Was passiert, wenn eine Rechnung von Etra offen bleibt?

Ist eine Zahlung überfällig, erinnern wir Sie. Ist sie sieben Tage nach der ersten Erinnerung nicht eingegangen, ist Ihr Portal nur noch lesbar: Poststelle, Archiv und „Ihr Konto“ lassen sich ansehen, Hochladen, Ablegen und Ändern sind gesperrt. Ein Banner oben zeigt das an. Nach 14 Tagen sperren wir den Zugang zum Portal und zu den Apps für alle Benutzer.

Ihre Daten bleiben in jedem Fall erhalten. Sobald die Sperre aufgehoben ist, geht es ohne weiteres Zutun weiter. Zahlungsart und Rechnungen prüft ein Superadmin unter „System“; bei Fragen schreiben Sie uns über das Kontaktformular.

Atlas hat mein Konto angehalten. Was bedeutet das?

Fällt Atlas eine ungewöhnliche Aktion auf, etwa mehrere Löschungen kurz nach einer Passwortänderung, führt es sie nicht aus und hält das Konto vorsorglich an. Sie bekommen eine Warnmail mit einem Code. Waren Sie es selbst, geben Sie den Code aus der Mail oder aus Ihrer Authenticator-App ein und arbeiten weiter.

Waren Sie es nicht, geben Sie keinen Code ein und informieren Sie sofort Ihre Atlas-Verwaltung. Ein Administrator kann das Konto sperren, überall abmelden oder nach einer Prüfung wieder freigeben.

Gibt es Hilfe direkt in Atlas?

Ja. Mit dem App-Zusatzpaket öffnet ein kleiner Knopf unten rechts Atlas AI auf jeder Seite. Fragen Sie ihn etwa „Wo lege ich einen neuen Benutzer an?“: Er erklärt Seiten und Knöpfe, zeigt die Stelle auf dem Bildschirm und erledigt erlaubte Aufgaben erst, nachdem Sie den Plan mit „Annehmen“ bestätigt haben.

Außerdem erklärt diese Anleitung jeden Bereich Schritt für Schritt. Fragen zu Ihrem Konto und Ihren Rechten beantwortet die Atlas-Verwaltung Ihrer Firma.

Wie erreiche ich den Support?

Schreiben Sie uns über das Kontaktformular auf dieser Seite oder per E-Mail an info@etrabase.com. Beschreiben Sie kurz, was Sie tun wollten, was passiert ist und auf welcher Seite. Nennen Sie Ihren Firmencode, aber nie ein Passwort oder einen Anmeldecode.

Fragen zu Ihrem Konto, Ihren Rechten oder dem Firmencode beantwortet am schnellsten die Atlas-Verwaltung Ihrer Firma. Superadmins erreichen uns außerdem in Atlas unter „System“ mit „Anfrage an Etra“.

Support

Schreiben Sie uns.

Wir antworten per E-Mail. Mit Ihrem Firmencode finden wir Ihr Atlas schneller.

Mehr dazu in der Datenschutzerklärung, Abschnitt 8.