Dokumentenmanagement für Hausverwaltungen.
Handwerkerrechnungen, Post von Versorgern, Verträge und Protokolle für viele Objekte und Gemeinschaften: Etra Atlas liest jeden Beleg aus, erkennt, wohin er gehört, und legt ihn mit den richtigen Rechten ab. Für Buchhaltung und Abrechnung nutzen Sie weiter Ihre Verwaltungssoftware; Atlas ist das Dokumentenmanagement daneben.
Nur lokale KI
Jede Gemeinschaft getrennt, alles in einem Portal
In Atlas legen Sie beliebig viele Firmen an, etwa je Eigentümergemeinschaft oder je Eigentümer, für den Sie verwalten. Rechte vergeben Sie je Firma und Ordner: lesen, schreiben, bearbeiten, löschen. Geschützte Ordner, etwa für Personal, sieht nur, wer darf.
Beim Auslesen erkennt Atlas am Empfänger, zu welcher Firma ein Beleg gehört, und schlägt sie mit Begründung vor. Was Atlas nicht eindeutig zuordnen kann, liegt unter „Unbekannt“ und wird einsortiert, sobald das Dokument die Firma eindeutig nennt.
- Keine Begrenzung bei der Zahl der Firmen; der Preis richtet sich nach Benutzern und Speicher
- Rollen als Vorlagen: Neue Mitarbeiter bekommen mit ihrer Rolle gleich die passenden Rechte
- Jede Änderung und jede Anmeldung steht im Audit-Protokoll
Objekte als Projekte: die Rechnung landet beim richtigen Haus
Objekte legen Sie in Atlas als Projekte an, mit Adresse und Kürzel. Taucht eines davon in einem Dokument auf, schlägt Atlas das Projekt bei der Prüfung vor. Die Rechnung für die Heizungswartung in der Gartenstraße landet so direkt beim richtigen Objekt.
Später fragen Sie: „Wann war die letzte Wartung der Heizung in der Gartenstraße?“ Die KI-Suche antwortet im ganzen Satz und zeigt die Rechnung mit der Fundstelle.
- Suche nach Firma, Ordner und Zeitraum
- Die Stichwortsuche findet auch Müller, Mueller und Muller
- Text markieren und kopieren, auch auf Scans
Rechnungen prüfen, freigeben und im Blick behalten
Rechnungen leiten Sie an den zuständigen Objektbetreuer weiter oder fordern eine Freigabe an; wer ablehnt, nennt einen Grund, und alles bleibt am Dokument. Mit dem App-Zusatzpaket werden abgelegte Rechnungen in Finanzen zu Zahlungen: offen, überfällig oder bezahlt, für eine Gemeinschaft oder alle.
Wiederkehrende Zahlungen wie Versicherungen oder Wartungsverträge erwartet Atlas zu jedem Termin und zeigt, wenn ein Beleg fehlt.
- Freigaben auch in der iPhone-App
- Finanzen je Woche, Monat oder Jahr, mit Export als CSV
- E-Rechnungen von Handwerkern und Versorgern ohne KI aus der XML gelesen
Verträge aus eigenen Vorlagen
Mit Paragraf aus dem App-Zusatzpaket machen Sie aus Ihren Word-Verträgen Vorlagen, etwa für Mietverträge, Hausmeister- oder Wartungsverträge. Wer einen Vertrag erstellt, beantwortet nur noch Fragen, und der Vertrag schreibt sich daneben mit, mit Ihrem Briefkopf je Firma.
- Ja/Nein-Klauseln, berechnete Fristen und fortlaufende Nummerierung
- Export als Word, PDF über die Druckansicht
Was Atlas nicht ersetzt
Atlas ist kein Programm für Nebenkostenabrechnung, Mietenbuchhaltung oder Eigentümerversammlungen. Diese Aufgaben bleiben in Ihrer Verwaltungssoftware. Atlas übernimmt das, was dort meist zu kurz kommt: Belege annehmen, auslesen, prüfen, ablegen und wiederfinden.
Fragen von Hausverwaltungen.
Eignet sich Etra Atlas für WEG- und Mietverwaltung?
Für die Dokumente: ja. Sie führen jede Gemeinschaft oder jeden Eigentümer als eigene Firma, Objekte als Projekte, und vergeben Rechte je Firma und Ordner. Eine Nebenkostenabrechnung oder Mietenbuchhaltung bringt Atlas nicht mit; dafür nutzen Sie weiter Ihre Verwaltungssoftware.
Wie viele Gemeinschaften und Objekte kann ich anlegen?
So viele Sie brauchen: Die Zahl der Firmen und Projekte ist nicht begrenzt. Der Preis richtet sich nach den Benutzern und dem Speicher; das Grundpaket mit 3 Benutzern und 300 GB kostet 299,99 € im Monat.
Können Beiräte oder Eigentümer Belege einsehen?
Ja, als eigene Benutzer mit Leserechten nur für ihre Firma und die freigegebenen Ordner. Jeder weitere Benutzer kostet 19,99 € im Monat.
Wie lange werden Rechnungen aufbewahrt?
E-Rechnungen sperrt Atlas acht Jahre gegen das Löschen. Alle anderen Dokumente bleiben im Archiv, bis jemand mit dem Recht zum Löschen sie entfernt; jede Löschung steht im Audit-Protokoll.
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